7. Класифікація і систематизація документів. Формування справ

Для класифікації і систематизації документів, формування справ у ТОВ «Агроюніком» складається номенклатура справ.

Номенклатура справ варта організації угруповання виконаних документів мають у справи, систематизації і врахування справ, визначення термінів їх збереження і є підвалинами складання описів справ постійного насилля і тимчасового (понад 10 років) зберігання, і навіть для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Виконані документи мають у3-дневний термін здаватися секретарю на формування в справи. Номер справи, у якому може бути підшитий документ, визначається відповідність до номенклатурою справ.

При формуванні справ дотримуються такі загальні правила:

– до справи поміщаються лише виконані документи, відповідно до заголовками справ за номенклатурі;

– до справи групуються документи одного календарного чи учбового року, крім перехідних справ;

– роздільно групуються у справи документи постійного насилля і тимчасових термінів зберігання;

– до справи не поміщаються документи, підлягають поверненню, зайві екземпляри, чернетки;

– за обсягом справа звичайно перевищує 250 аркушів.

– за наявності у справі кількох томів (частин) індекс і заголовок справи проставляються кожному томі з додаванням «т. 1», «т. 2» тощо.

8. Експертиза цінності документів. Підготовка справ здатися у комп'ютерний архів

Експертиза цінності документів мають у ТОВ «>Автоелемент» на стадії діловодства проводиться: під час упорядкування номенклатури справ; у процесі формування справ України та перевірці правильності віднесення документів до справ; для підготовки справ до передавання у комп'ютерний архів.

У організації проведення експертизи цінності документів здійснює секретар. Секретар здійснює відбір документів постійного насилля і тимчасового (понад 10 років) зберігання передачі у комп'ютерний архів; відбір документів з тимчасовими термінами збереження і із позначкою «Доминования потреби», які підлягають подальшому зберігання в відділах компанії (у разі у власність ТОВ «>Автоелемент»); виділення до знищення справ у попередні роки, терміни зберігання яких минули.

Відбір документів для постійного зберігання проводиться виходячи з переліку документів з термінів їх збереження і номенклатури справ секретаріату, шляхомполистного перегляду справ. У справах постійного зберігання підлягають вилученню дублетні екземпляри документів, чернетки, неоформлені копії документів і майже не які стосуються питання документи з тимчасовими термінами зберігання. Остаточне рішення про за результатами експертизи цінності документів приймає секретар директора. За результатами експертизи цінності документів складаються опису справ постійного, тимчасового (понад 10 років) збереження і з особового складу, і навіть акти виділення справ до знищення.

Справи з виконаними документами постійного насилля і тимчасового (понад 10 років) зберігання передаються у комп'ютерний архів після закінчення дворічного терміну їхніх збереження та використання у відповідному відділі компанії.

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання передачу архів не підлягають. Вони в структурних підрозділах і закінчення термінів зберігання підлягають знищення у порядку.

Прийом кожного справи виробляється співробітником у присутності працівника. У цьому обох примірниках опису проти кожного справи, включеного у ній, робиться позначка про наявність справи. Наприкінці кожного примірника опису вказуються цифрами і прописом кількість фактично прийнятих справ, дата прийому – передачі справ, і навіть підписи секретаря директори та особи, що передав справи.

Підготовка документів для передачі в архів

Передача справ із структурних підрозділів в архів проводиться за

графіком, який складений архівом, погоджений з керівниками структурних

підрозділів і затверджений керівником організації Ця робота повинна проводитись щороку

Справи приймаються керівником відомчого архіву в присутності робітника структурного підрозділу.

При цьому на обох екземплярах опису навпроти кожної справи робиться

відмітка про її наявність. Після прийому всіх справ за описом в кінці

кожного екземпляру робиться заявний надпис з вказанням цифрами та

прописом фактичної кількості справ, що передані в архів. Повинна бути

проставлена дата прийому-передачі.

Справи постійного зберігання передаються із відомчого архіву в державний.