5. Реєстрація

На отриманому документі у правому нижньому розі першої сторінки проставляється реєстраційний штамп, до складу якого дату, номер і кількість аркушів документа. Зареєстровані документи передають у пошту секретарю ректора чи проректора.

Телеграми, що поступили реєструються у журналі і вирішив негайно передаються адресата. Право підписи телеграм, складених у власність ТОВ «Агроюніком», мають директор і заступник. директора.

Передача інформації з допомогою телефонограм здійснюється усно каналами телефонного зв'язку й записується (друкується) одержувачем. Прийняті телефонограми друкуються в2-х примірниках, один передається адресата, а другий, зазвичай, підшивається до справи.

Тексти службових документів, щоб їх на каналі факсимільного зв'язку, оформляються на бланках. Обсяг переданого документа, ні перевищувати 5 аркушів. Відповідальність за зміст документа доручається керівника, який підписав документ. Оригінали документів після передачі повертаються виконавцям

У ТОВ «Агроюніком» реєстрації підлягають всі документи, потребують обліку, виконання й використання їх у довідкових цілях. Реєструються документи, які з інших організацій та від фізичних осіб, і навіть створювані – внутрішні і відправлені.

Документи Управління реєструються незалежно від способу їх доставки, передачі або створення.

Не підлягають реєстрації такі документи: поздоровчі листи і запрошення; рекламні сповіщення, плакати; програми нарад, конференцій; друкарські видання (книжки, журнали, бюлетені); бухгалтерські документи, місячні, квартальні і піврічні звіти (підлягають спеціальному обліку в бухгалтерії).

Документи реєструються одного разу: вступники – щодня надходження, створювані – щодня підписання чи затвердження.

Реєстрація документів виробляється у межах груп, залежно від назви виду документа, автори і змісту. Окремо реєструються вхідні документи, вихідні документи та внутрішні документи: розпорядження, накази ректора по основний діяльності, із питань фінансової діяльності, накази з особового складу, накази і розпорядження директора ТОВ «Агроюніком» тощо.

Реєстрація вхідних, вихідних й міністром внутрішніх документів виробляється централізовано управлінні справами у журналах реєстрацію ЗМІ й картках обліку.

Вхідна і вихідна кореспонденція реєструється на реєстраційних картках. Внутрішні документи реєструються у книгах обліку.

6. Контроль виконання

Контроль виконання ТОВ «Агроюніком» включає у собі постановку для контролювання, регулювання ходу виконання, зняття з контролю, напрям виконаного документа до справи, облік, узагальнення і аналіз ходу і результатів виконання документів, інформування керівників з метою своєчасного і більш якісного виконання доручень, що у документах.

При постановці документа для контролювання проставляється штамп «КОНТРОЛЬ» у лівому верхньому розі документа, у правому, зазвичай, пишеться резолюція.

Управління справами веде механічну і автоматизовану контрольну картотеку. Контрольна картка складається в2-х примірниках: один – передається виконавцю разом із документом, інший залишається у контрольній картотеці до виконання документа.

Документи ТОВ «Агроюніком» підлягають виконання у наступні терміни:

– з конкретною датою виконання – у визначений термін;

– без вказівки конкретної дати виконання, які мають у тексті позначку «терміново» – виконуються в3-дневний термін; мають позначку «оперативно» – в 10-денний термін, інші – вчасно з місяць.

За необхідності зміни терміну виконання документа відповідальний виконавець представляє з ім'ям керівника, дав доручення, вмотивовану прохання його продовженні пізніше 3-х днів до закінчення цього часу.

Про першій-ліпшій нагоді зміни терміну виконання документів відповідальний виконавець ТОВ «Агроюніком» зобов'язаний інформувати керівництво.

Зняття документу з контролю здійснюється Управлінням справами по виконанні документу з фіксацією на контрольної картці: позначки про виконання документа, коротких відомостей про виконання. На контроль ставляться всі документи ректора, потребують виконання.