Создание содержания
Содержание – это список заголовков документа всех уровней с соответствующими номерами страниц. Самый простой способ создания содержания – использование стандартных стилей заголовков. После этого остается только выбрать место для автоматического создания содержания и выполнить соответствующие команды из меню редактора.
Чтобы вставить содержание в существующий документ, необходимо:
выбрать команду меню Вставка/Оглавление и указатели;
выбрать вкладку Оглавление, установить при необходимости переключатели Показать номера страниц и Номера страниц по правому краю в месте расположения номеров страниц, выбрать количество уровней, которые будут использованы в содержании (например, два из трех возможных по тексту), и выбрать заполнитель строки между названием заголовка и номером страницы;
нажать клавишу <Enter>.
После автоматического создания содержания документ можно редактировать.
Для адекватной замены содержания не нужно снова создавать его. Достаточно выделить этот объект и обновить его, нажав клавишу <F9>.
Очень удобно перемещаться по документу при помощи содержания. Необходимо лишь дважды щелкнуть кнопкой мыши на соответствующем номере страницы.
Создание предметного указателя
Предметный указатель используют при обработке большого по объему документа для поиска в нем необходимого материала. Во время поиска необходимого понятия целесообразнее вместо содержания использовать предметный указатель. Поскольку предметный указатель большой, то создавать его вручную и редактировать после изменений в документе очень тяжело.
Автоматическое создание предметного указателя начинается с выбора (пометки) его элементов (слов, фраз или символов) в документе. Далее необходимо выбрать вид указателя и составить его. Редактор Word автоматически найдет все помеченные элементы, установит их по алфавиту, добавит соответствующие номера страниц, удалит элементы, которые повторяются, и отобразит указатель в документе.
Таким образом, процесс создания предметного указателя состоит из двух этапов:
пометки элементов указателя;
вставки предметного указателя.
Для пометки элементов указателя в имеющемся документе необходимо выполнить такие действия:
выделить элемент текста;
выполнить команду меню Вставка/Оглавление и указатели. После этого на экране появится диалоговое окно Оглавление и указатели, в котором следует выбрать вкладку Указатель;
нажать кнопку Пометить. На экране появится диалоговое окно Определение элементов указателя, в котором нужно нажать на кнопу Пометить для одного выделенного элемента или кнопку Пометить все для всех элементов текста, которые совпадают с выделенным;
окно Определение элементов указателя останется на экране, поэтому в документе можно выделить следующий элемент текста для указателя и повторить действия 3) и 4) нужное количество раз.
После пометки слова для указателя редактор Word вставит в документ поле типа ″XE″ (поле указателя) с выделенным словом как аргументом, который имеет вид {XE ″Слово″}. Это поле имеет атрибут ″скрытый″, т.е. его не видно в документе в обычном режиме, но он появляется в режиме отображения непечатаемых символов.
Для автоматического обозначения элементов указателя можно использовать так называемый конкорданс. Преимущество его использования состоит в том, что достаточно пересчитать элементы указателя в каком либо файле (словаре) и редактор Word найдет все элементы в документе по образцу.
Для использования словаря нужно выполнить команду Вставка/Оглавление и указатели. На экране появится диалоговое окно Оглавление и указатели, в котором нужно выбрать вкладку Указатель и нажать кнопку Автопометка. Потом в окне открытия файла нужно указать текстовый файл со словарем и нажать кнопку ОК.
Чтобы вставить предметный указатель в существующий документ, необходимо выполнить такие действия:
выбрать место для предметного указателя и установить в нем текстовый курсор;
выполнить команду меню Вставка/Оглавление и указатели и в окне Оглавление и указатели выбрать вкладку Указатель;
выбрать из списка форматов Вид соответствующий способ оформления указателя, например Классический, и изменить при необходимости другие опции. Для оформления указателя нестандартным стилем можно использовать кнопку Изменить;
нажать кнопку ОК.
Очень удобно перемещаться по документу, используя предметный указатель. Для этого необходимо лишь дважды щелкнуть кнопкой мыши на соответствующем номере страницы в указателе.