Лабораторная работа №4. Работа в текстовом процессоре ms word

Цель работы: Ознакомление с основными технологическими операциями в среде текстового процессора WORD для создания и редактирования разнообразных текстов: копирования, перемещения и удаления фрагментов текста, поиска и замены, автоматической замены словосочетаний, проверки орфографии и т.д.

Краткая теория

На рисунке 5 представлено окно текстового процессора WORD.

Рисунок 5. Окно текстового процессора WORD.

Документы создаются с помощью команды Файл, Создать.

Параметры сохранения файла можно задать командой Сервис, Параметры, вкладка Сохранение, на которой выбираются необходимые параметры. Существует два режима сохранения файла:

• всегда создавать резервную копию – сохраняется только дубль исходного файла с расширением .bak;

• разрешить быстрое сохранение – весь документ при сохранении не перезаписывается, лишь в конце исходного файла дописываются изменения.

Первоначальное сохранение нового или сохранение существующего документа под другим именем, на другом диске, в другом каталоге выполняется командой Файл, Сохранить как. Обязательно выбирается формат сохраняемого документа указанием в списке типа файла.

Если подготовлен стандартный по форме документ, содержащий типовые элементы текста или графику, форматы (стили оформления), элементы автотекста и прочее, то его можно сохранить как шаблон документов и использовать в дальнейшем для создания новых документов.

Повторное сохранение файла, имеющего имя, рекомендуется выполнить командой Файл, Сохранить или с помощью кнопки <Сохранить> панели инструментов Стандартная.

Ранее сохраненный документ открывается с помощью команды Файл, Открыть.

Для выбора файла документа указывается Имя папки, Тип файла.

Кнопка <Найти> организует поиск файла. Находящиеся в верхней части окна кнопки <Мелкие значки>, <Таблица>, <Свойства>, <Просмотр> служат для получения разной информации о выбранном файле.

Для печати документов необходимо настроить параметры печати с помощью команды Сервис, Параметры, выбрать вкладку Печать:

- Черновой – печать документа с минимальным форматированием;

- В обратном порядке – печать страниц в порядке убывания номеров;

- Обновлять поля – перед печатью все поля документа перевычисляются;

-Обновлять связи – перед печатью просматриваются ссылки на связанные объекты, и обновляется содержимое объектов, вставленных в документ;

- Фоновая печать – возможность продолжения работы в Word во время печати документа.

Можно задать объект печати:

- Сведения;

- Коды полей;

- ХML-теги;

- Скрытый текст;

- Графические объекты;

- Фоновые цвета и рисунки.

Формат и ориентация печатной страницы задаются командой Файл, Параметры страницы, вкладка Размер бумаги.

Перед выводом документа на печать документ можно просмотреть с помощью команды Файл, Предварительный просмотр.

Команда Файл, Печать вызывает диалоговое окно <<Печать>>, в котором делаются установки для печати документа:

- Имя принтера – список установленных принтеров;

- Свойства – настройка параметров принтера;

- Найти принтер;

- Напечатать – выбор объекта печати: Документ, Сведения о документе, Документ с исправлениями, Список исправлений, Стили, Элементы автотекста, Сочетания клавиш;

- Число копий – указывается число печатных копий;

- Страницы: Все, Текущая (где находится курсор), Выделенный фрагмент, Номера (указываются через запятую или дефис);

- Включить – Все страницы диапазона, Нечетные страницы, Четные страницы;

- Печать в файл – формирование файла печати;

- Двусторонняя печать;

- Число страниц на листе: 1,2,4,6,8,16;

- По размеру страницы: Текущий, Таблоид, Японская открытка;

- Параметры – аналог команды Сервис, Параметры, Печать;

- ОК – для начала печати документа или Отмена – для выхода из режима печати.

С помощью кнопки <Печать> панели инструментов Файл осуществляется непосредственный запуск печати документа с ранее установленными параметрами диалогового окна <<Печать>>.

Перед печатью документа осуществляется проверка орфографии, просмотр образа печатного документа с помощью команды Файл, Предварительный просмотр.

Ввод текста в Word осуществляется построчно, переход на следующую строку в пределах одного абзаца выполняется автоматически. После нажатия клавиши <Enter> завершается предыдущий абзац и начинается новый.

Существуют различные способы выделения фрагментов текста – с помощью клавиш или манипулятора мышь.

Выделение фрагмента текста с помощью клавиш:

- установка курсора в начало выделения;

- одновременное нажатие клавиши <Shift> и клавиши курсора для закрашивания фрагмента.

Выделение фрагмента с помощью мыши на уровне:

- символов, слов, строк текста – установка указателя мыши в начало выделения и протаскивание мыши при нажатой левой кнопке до конца выделяемого фрагмента;

- слова – установка указателя мыши на слово и двойной щелчок левой кнопки мыши;

- абзаца – установка курсора в произвольное место абзаца и тройной щелчок левой кнопки мыши;

- одной строки – одинарный щелчок левой кнопки мыши на поле слева от строки текста;

- группы строк текста – одинарный щелчок левой кнопки мыши на поле слева от начала текста и вертикальное протаскивание мыши до конца фрагмента;

- объекта (рисунка, формулы, диаграммы) – установка курсора на объекте и одинарный щелчок левой клавиши мыши.

Выделение текста всего документа выполняется с помощью команды Правка, Выделить все.

Копирование, перемещение и удаление фрагментов текста выполняют только по отношению к выделенному фрагменту текста. При этом можно использовать два механизма – через буфер обмена и без использования буфера обмена методом drag-and-drop (перетаскивание мышью).

Копирование осуществляется командой Правка, Копировать, копия помещается в буфер и может многократно использоваться для вставки с помощью команды Правка, Вставить. Для перемещения фрагмента выполняются команды: Правка, Вырезать, а затем – Правка, Вставить. Удаление фрагмента текста выполняется по команде Правка, Очистить или при нажатии клавиши <Del>. Эти операции можно также выполнить с помощью контекстного меню, где выбираются команды Вырезать, Копировать, Вставить.

В документах Word можно осуществлять поиск и замену текста, форматов (шрифта, абзаца, языка, стиля), различных специальных символов (маркера абзаца, сноски или примечания, конца раздела, колонки и т.п.). Для этого используют команды Правка, Найти (только поиск) или Правка, Заменить (поиск и замена).

В окне <<Найти>> указывается образец поиска, в окне <<Заменить на>> - образец замены. Объектом поиска и замены является группа символов с учетом или без учета формата – шрифт, абзац, язык, стиль. Далее приводятся данные для использования расширенного набора критериев поиска.

Направление поиска по отношению к текущей установке курсора в тексте документа указывается в окне <<Направление>> (Везде, Вперед, Назад).

Кнопка <Найти далее> «ищет» следующее вхождение образца, указанного в поле <<Найти>>.

Кнопка <Заменить> «заменяет» найденный образец на образец, помещенный в поле <<Заменить на>>, и «ищет» следующее вхождение.

Кнопка <Заменить все> «ищет» все вхождения образца из поля <<Найти>> и «заменяет» его на образец из поля <<Заменить на>> без предварительных запросов.

Автотекст – фрагмент документа, включающий текст или графику, который может использоваться для вставки в документ под управлением пользователя. Примерами элементов автотекста являются:

- подписи должностных лиц с указанием названия занимаемой должности, звания и т.п.;

- полные названия организаций;

- «шапки» стандартных форм документов;

- типовые бланки документов и др.

Хранение элементов автотекста осуществляется в шаблоне документа, поэтому они доступны всем документам, которые связанны с этим шаблоном. Работа с элементами автотекста происходит по команде Сервис, Автозамена и установкой значений параметров в диалоговом окне <<Автотекст»>>. Элементы автотекста можно добавлять и удалять, но не редактировать.

Кнопка <Добавить> добавляет выделенный фрагмент как новый элемент автотекста с заданным именем. Кнопка <Вставить> вставляет выбранный элемент в текст документа. Для удаления элемента автотекста следует выделить его имя и нажать кнопку <Удалить>.

Автозамена работает в динамическом режиме (в отличие от автотекста, который вставляется под управлением пользователя). Элементы автозамены создаются и удаляются с помощью команды Сервис, Автозамена. Элементы автозамены можно добавлять, заменять и удалять.

Указываются переключатели режима автокоррекции:

- исправление двойных начальных заглавных букв;

- первая буква предложения – прописная;

- устранение последствий случайного нажатия клавиши <Caps Lock>;

-замена текста в процессе набора. В первом поле указывается исходный текст. Во втором поле указывается новый текст с учетом или без учета форматирования.

Команда Сервис, Правописание, вкладка Правописание позволяет задать параметры проверки текста.

Проверка орфографии выполняется по основному словарю выбранного языка и по дополнительным словарям пользователя, которые могут содержать произвольные слова. Можно создать новый словарь пользователи либо отредактировать существующий словарь.

Проверка орфографии охватывает основной текст, текст колонтитулов, сносок, концевых сносок и примечаний.

Ход работы

1. Загрузить Word (Пуск – Программы – Word).С помощью меню Вид вывести на экран панели инструментов.

2. С помощью команды Файл, Параметры страницы установить следующие параметры страницы: верхнее и нижнее поля – 2 см, правое – 1,5 см, левое – 3 см, и размер бумаги – 20*27 см.

3. Установить формат абзацев: абзацный отступ – 1,25 см, межстрочный интервал 1,5, выравнивание текста – По ширине. Набрать текст шрифтом Times New Roman, размер – 14. Эти основные параметры можно задать с помощью меню Формат или на панели форматирования.

Упрямство и воля

Какое толкование имеет слово «упрямство» в словаре? Упрямый – это человек, не принимающий ни советов, ни приказаний, а делающий все по-своему. Он сам видит, что ошибся, но из-за упрямства не уступает. В разных семьях упрямство понимается по-разному. Некоторые находят в нем нечто положительное, смешивая его с настойчивостью и самостоятельностью. Настойчивость характеризуется упорным преодолением внешних и внутренних препятствий, стоящих на пути к поставленной цели, - это проявление силы воли и целеустремленности. Упрямство выражается в упорном и бесплодном сопротивлении воле других людей.

Самостоятельного человека, если он не прав, легко убедить разумными доводами и фактами. Находясь во власти чувств, упрямый отклоняет все чужие мнения без обсуждения. Упрямство – это ложная, неразумная самостоятельность. Упрямство препятствует выполнению полезной деятельности. Упрямый обычно стремится уклониться от волевых усилий, от всего трудного и неприятного.

Одни родители жалуются: «Капризен, упрям наш ребенок». Другие считают это естественным проявлением и надеются: «Вырастет – пройдут капризы». А третьи уверены, что упрямство – особенность характера и тут «ничего не поделаешь». Это совершенно не правильно. Дети не рождаются упрямыми – это вовсе не возрастная особенность. Решающее значение имеет воспитание. Без твердых требований невозможно сформировать у ребенка умение управлять своими желаниями и поведением. Взрослые члены семьи должны преодолевать неразумное упрямство детей и вместе с тем вникать в мотивы их поведения.

4. Сохраните набранный текст, воспользовавшись командой Файл, Сохранить как… .

Задание

1. Ознакомиться с краткой теорией.

2. Выполнить работу по предложенной технологии.

3. Ответить на контрольные вопросы.

4. Оформить отчет.

Контрольные вопросы

1. Каким образом можно создавать, сохранять и открывать документы?

2. Что необходимо сделать для вывода документа на печать?

3. Каким образом осуществляется ввод текста?

4. Назовите способы выделения фрагментов текста.

5. Назовите механизмы копирования, перемещения и удаления фрагментов текста.

6. Каким образом в документах Word можно осуществить поиск и замену текста, форматов, специальных символов?

7. Что такое автотекст?

8. Что такое автозамена?

9. Каким образом выполняется проверка орфографии?

10. Каким образом можно установить параметры страницы?