Лабораторная работа 6. Создание и использование запросов (продолжение).

Цели работы:

• закрепить навыки по созданию таблиц;

• продолжить знакомство с основными видами запросов;

• научиться создавать запросы: на обновление, на добавление, на удаление, на создание таблицы;

• научиться создавать перекрестные запросы;

Задание 1. Откройте свою учебную базу данных «Компьютерная школа».

Самостоятельное задание: Создайте новую таблицу с именем Новая группа и текстовыми полями Фамилия, Имя, Отчество и числовым полем Учебная группа с подстановкой из таблицы Группы. Для этого:

• Задайте ключевое поле Код (тип - числовой)

• Заполните значениями: Сидорова Анна Ивановна, Петрова Инна Сергеевна, Сергеева Ирина Петровна, Куликова Ольга Дмитриевна. Номер группы 104.

• Закройте таблицу, предварительно сохранив ее.

Задание 2..Постройте запрос на обновление.

Ш кола №3 стала лицеем, а школа №5 – гимназией. Нужно исправить значения полей в таблице Список: заменить номер школы 3 на слово Лицей, а номер школы 5 – на слово Гимназия.

Замечание: Это невозможно будет сделать при существующей структуре данных, так как школа – это числовое поле, а мы пытаемся заменить его на слово. Необходимо предварительно открыть таблицу Список в режиме Конструктора и исправить тип поля Школа на текстовый. Закройте таблицу, предварительно сохранив ее.

• Выберите вкладку Запросы, если находитесь в другом окне.

• Щелкните мышкой по кнопке Создание запроса в режиме конструктора.

• Добавьте таблицу Список. Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.

• Щелкните по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выберите команду Обновление (рис.1.)

• В ведите условие замены: в поле Школа заменить все цифры 3 на слово Лицей. Условие отбора представлено на рис.2.

• Щелкните по кнопке для выполнения запроса.

• Подтвердите обновление записей.

• Закройте запрос, сохранив его с именем Лицей.

• Выберите вкладку Таблицы, откройте таблицу Список и просмотрите выполнение запроса (в записях, где была цифра 3 в поле школа, появилось слово Лицей).

Самостоятельное задание: Создайте запрос Гимназия, меняющий значения поля школа 5 на слово Гимназия (по аналогии с запросом Лицей).

Задание 3. Постройте запрос на добавление.

Примечание: Записи из таблицы Новая группа нужно добавить в таблицу Список.

• Выберите объект Запросы, если находитесь в другом окне.

• Щелкните мышкой по кнопке Создание запроса в режиме конструктора.

• Добавьте таблицу Новая группа, выбрав ее и щелкнув по кнопке добавить. Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.

• Выберите поля Фамилия, Имя, Отчество, Учебная группа (Если у какого-либо поля поставить условие отбора, то добавятся только записи, удовлетворяющие этому условию)

• Щ елкните по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выберите команду Добавление.

• В появившемся диалоговом окне выберите имя таблицы Список, в которую будут добавляться данные. Оставьте предложенный вариант (в текущей базе данных) и щелкните по кнопке ОК. (рис.3.)

• Выполните запрос (щелкните по кнопке ). Подтвердите выполнение запроса.

• Закройте запрос, сохранив его с именем Добавление.

• П ерейдите на закладку Таблицы. Откройте таблицу Список и убедитесь, что данные записи были добавлены.

Задание 4. Постройте запрос на удаление.

Пояснение: Нужно удалить записи тех учеников, которые окончили школу (в данном случае тех, у которых был 11 класс).

• Выберите объект Запросы, если находитесь в другом окне.

• Щелкните мышкой по кнопке Создание запроса в режиме конструктора.

• Добавьте таблицу Список, выбрав ее и щелкнув по кнопке Добавить. Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.

• Щелкните по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выберите команду Удаление.

• Выберите поле Класс из таблицы Список и введите условие отбора 11 (рис. 4.)

• Выполните запрос (щелкните по кнопке ). Появится сообщение, что процесс удаления будет необратим. Подтвердите удаление записей.

• Закройте запрос, сохранив его с именем Удаление.

• Перейдите на закладку Таблицы. Откройте таблицу Список и убедитесь, что данные записи были удалены.

Самостоятельное задание: Создайте запросы на обновление с именами 10_класс, 9_класс, которые меняют класс на единицу больше (10 на 11, 9 на 10). Заполните недостающие данные для добавленных записей, указав для них класс 9.

Задание 5. Выполните запрос на создание таблицы.

Бывают ситуации, когда из старых таблиц нужно составить новые с другим набором полей. Предположим, что мы хотим создать таблицы успеваемости для учеников разных групп, поместив поля Фамилия, Имя, Отчество из таблицы Список и поля Word, Excel и Access – из таблицы Личные данные.

• Выберите объект Запросы, если находитесь в другом окне.

• Щелкните мышкой по кнопке Создание запроса в режиме конструктора.

• Добавьте таблицы Список и Личные данные, выбрав их и щелкнув по кнопке Добавить. Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.

• Щелкните по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выберите команду Создание таблицы … .

• Напечатайте имя таблицы Успеваемость и щелкните по кнопке ОК.

• Выберите поля Фамилия, Имя, Отчество и Учебная группа из таблицы Список и поля Word, Excel и Access – из таблицы Личные данные.

• Выполните запрос (щелкните по кнопке ). Подтвердите выполнение запроса.

• Закройте запрос, сохранив его с именем Новая_группа.

• Перейдите на закладку Таблицы. Откройте таблицу Успеваемость и убедитесь, что записи были добавлены.

Задание 6. Создайте перекрестный запрос.

Допустим, вам нужно подсчитать для стипендиальной ведомости, сколько в группе, занимающейся изучением программы Word, получено «троек», «четверок» и «пятерок». Для подобных целей используется перекрестный запрос.

• Выберите объект Запрос, если находитесь в другом окне.

• Щелкните мышкой по кнопке Создать.

• В появившемся диалоговом окне выберите Перекрестный запрос, щелкнув по кнопке ОК.

• В окне Создание перекрестных запросов выделите таблицу Успеваемость и щелкните по кнопке Далее.

• Выберите поле, значение которого будут использоваться в качестве заголовков столбцов, например Word. Щелкните по кнопке Далее.

• Выберите функцию Число, по которой будут вычисляться значения ячеек на пересечении столбцов и строк. Здесь вы можете добавить итоговое значение для каждой строки (в данном случае это поле покажет общее количество оценок по каждой группе). Щелкните по кнопке Далее.

• Задайте имя запроса Word. Щелкните по кнопке Готово.

Самостоятельное задание. Составьте аналогичные запросы для оценок, полученных группой по изучению Excel и Access.

Предъявите преподавателю: запросы Лицей, Гимназия, Добавление, 10_класс, 9_класс, Удаление, Новая_таблица и Word.

Задание 7. Завершите работу с программой Access.