- •Лабораторная работа n 1 система управления базой данных access. Начало работы
- •Введение
- •Начало работы: создание таблицы в базе данных
- •Режим таблицы
- •Типы и свойства полей
- •Мастер таблиц
- •Импорт таблиц
- •Связь с таблицами
- •Задание
- •Контрольные вопросы
- •Лабораторная работа n 2 работа с таблицами
- •Введение
- •Режим замены
- •Режим вставки
- •Операции поиска
- •Фильтрация данных в таблице
- •Поиск и замена
- •Удаление данных
- •Изменение структуры таблицы
- •Задание
- •Контрольные вопросы
- •Лабораторная работа n 3 изменение образа таблицы
- •Вводные замечания
- •Установка параметров шрифта
- •Параметры ячеек
- •Изменение расположения строк/колонок
- •Внимание!
- •Изменение типа поля
- •Отображение полей
- •Задание
- •Контрольные вопросы
- •Лабораторная работа n 4 главное меню access
- •Меню Правка
- •Задание
- •Контрольные вопросы
- •Лабораторная работа n 5 создание запросов
- •Общие сведения
- •Сортировка данных в запросе
- •Применение специальных критериев
- •Вычисления в запросе
- •Внимание!
- •Поле Продавец Объем операции Номер записи
- •Поле Продавец Объем операций Номер записи
- •Запросы к нескольким таблицам
- •Запрос на добавление
- •Запрос на удаление
- •Запрос на обновление
- •Запрос на создание таблицы
- •Индикация результатов выполнения запросов
- •Параметрические запросы
- •Задание
- •Контрольные вопросы
- •Лабораторная работа n 6 создание форм
- •Вводные замечания
- •Создание форм с помощью мастера
- •Перемещение и редактирование полей формы
- •Фильтрация данных в форме
- •Обычный фильтр
- •Фильтр по выделенному
- •Расширенный фильтр
- •Форма ленточного типа
- •Создание диаграмм
- •Составные и связанные формы
- •Применение элементов управления в формах
- •Мастер кнопок
- •Списки в формах
- •Размещение в форме графического объекта
- •Задание
- •Контрольные вопросы
- •Лабораторная работа n 7 отчеты в access
- •Вводные замечания
- •Автоотчеты
- •Конструктор отчетов
- •Мастер диаграмм
- •Мастер отчетов
- •Вычисления в отчете
- •Печать отчета
- •Предварительный просмотр
- •Опции печати
- •Задание
- •Создание меню и панелей инструментов
- •Создание панели инструментов для всех баз данных
- •Создание панели инструментов для отдельной базы данных
- •Создание специальной строки меню
- •Создание и удаление контекстного меню
- •Задание
- •Контрольные вопросы
- •Лабораторная работа n 9 макросы в access. Первое знакомство
- •Вводные замечания
- •Создание макросов
- •Кнопка, запускающая макрос
- •Макрокоманды для работы с данными
- •Макрокоманды для управления Access
- •Макрокоманды для решения задач программирования
- •Редактирование макросов
- •Задание
- •Контрольные вопросы
- •Лабораторная работа n 10
- •Отладка макросов, макрогруппы,
- •Связь с меню
- •Цель работы: Освоить процедуры отладки макросов, создания макрогрупп, создания макросов, связанных с меню.
- •Отладка макроса
- •Применение пошагового режима
- •Объединение макросов в макрогруппу
- •Связывание макросов с командами меню
- •Связывание макросов с событиями
- •События, связанные с клавиатурой и мышью
- •Связывание с событиями
- •Задание
- •Контрольные вопросы
- •Лабораторная работа n 11
- •Макросы с условием. Представление объектов. Установка имен и значений
- •Цель работы: Изучить методику создания макросов с условием, управление представлением объектов из макроса, указание имен объектов, установку значений.
- •Выполнение макроса с условием
- •Управление представлением объектов из макроса
- •Указание имен объектов
- •Установка значений
- •Задание
- •Контрольные вопросы
- •Лабораторная работа n 12 работа с приложениями и программами. Оформление меню
- •Вызов приложений и управление ими
- •Запуск прикладных программ с параметрами
- •Управление прикладными программами из access
- •Автоматизация вывода на печать
- •Оформление собственной строки меню
- •Задание
- •Контрольные вопросы
- •Цитированная литература
- •Содержание
Вычисления в отчете
Вычисления в отчетах можно производить с использованием вычисляемых элементов управления, отображающие значение, вычисленное на основе данных из одного или нескольких полей базовой таблицы или из других элементов управления.
Вычисляемым можно сделать любой элемент управления. Для этого его нужно маркировать на панели элементов в режиме Конструктор, вставить элемент в отчет и ввести подлежащее вычислению выражение. В формуле для вычисления вначале ставится знак "=", а наименования полей, участвующих в вычислениях, заключаются в квадратные скобки.
Рассмотрим пример.В отчет по таблице Зарплата необходимо вставить поле Доход.
Последовательность действий в этом случае может быть следующей:
- Маркировать ранее созданный отчет.
- Перейти в режим Конструктор.
- На панели элементов щелкнуть по кнопке Поле (кнопка аб).
- Вставить это поле в верхний колентитул отчета.
- На панели элементов щелкнуть по кнопке Надпись (кнопка Аа).
- Вставить этот элемент в Поле.
- Вписать надпись Доход.
- Анологично вставить элемент управления Поле в поле Доход в области данных.
- В случае необходимости убрать лишнее из вставленных полей и надписей.
- В последнее поле ввести формулу:=[Часы]*[Оклад]/165+[Процент премии]*[Часы]*[Оклад]/165/100+[Совмещение]+[Начисления].
Внимание!
При написании формул необходимо следить за тем, чтобы названия вводимых полей полностью соответствовали названиям в таблице.
Печать отчета
Печать таблиц, запросов, форм и отчетов в Access практически не отличается от печати документов в других приложениях Microsoft Office 97. Формат и ориентация страницы, размеры полей и колонок, а также параметры принтера устанавливаются в диалоговых окнах Параметры страницы и Печать.
Предварительный просмотр
Перед печатью рекомендуется переходить в режим предварительного просмотра для выполнения окончательной проверки документа. В этом режиме можно увидеть, как созданный документ будет выглядеть на бумаге. В случае использования TrueType-шрифтов достигается практически полное соответствие изображения на экране напечатанному документу. Для активизации режима предварительного просмотра предназначены команда Предварительный просмотр из меню Файл и одноименная кнопка панели инструментов База данных.
В режиме предварительного просмотра страница может иметь разные масштабы отображения. Масштаб отображения изменяется в результате выполнения щелчка на странице документа или с помощью кнопки Размер панели инструментов Формат (форма/отчет). В поле Размер этой же панели можно задать точное значение масштаба отображения страницы.
В режиме Предварительный просмотр возможен одновременный просмотр нескольких страниц. Для этого нужно активизировать кнопку Две страницы или Несколько страниц панели инструментов Предварительный просмотр либо выбрать в меню Вид команду Число страниц и задать в появившемся подменю отображение 1,2,4,8 или 12 страниц.
Опции печати
Чтобы напечатать документ, достаточно выполнить щелчок на кнопке Печать панели инструментов База данных. В этом случае используются установленные по умолчанию параметры печати: формат страницы, размер полосы набора и полей, ориентация листа бумаги (книжная или альбомная), принтер и т.д. Все перечисленные параметры можно изменить в диалоговом окне Параметры страницы, которое открывается в результате активизации одноименной команды из меню Файл. Рассмотрим назначение элементов этого окна.
Размеры полей страницы (по умолчанию единицей измерения являются миллиметры) определяются на вкладке Поля. По умолчанию все поля страницы равны 25,4 mm (один дюйм). Установки, выполняемые в полях вкладки Поля, распространяются только на активный документ. При этом Access сохраняет информацию о полях страницы только отчетов и форм. Параметры страниц таблиц, запросов и модулей (если они отличаются от принятых по умолчанию) необходимо задавать при каждом выводе на печать.
Примечание:
Размеры полей, установленные по умолчанию для таблиц, модулей, а также новых форм и отчетов, можно изменить на вкладке Общие диалогового окна Параметры меню Сервис.
Если при печати форм и отчетов применяются готовые бланки, то на вкладке Поля надлежит активизировать опцию Печатать только данные. В результате программа выведет на печать только данные. При печати таблиц и результатов выполнения запросов эта опция недоступна.
Теперь перейдем к элементам вкладки Страница. В области Ориентация определяется ориентация листа бумаги - Книжная или Альбомная. В области Бумага устанавливается размер бумаги Размер и источник ее подачи Подача. На этой же вкладке осуществляется выбор принтера - текущий принтер или другой принтер.
Вкладка Столбцы предназначена для выполнения установок при выводе на печать страниц, сверстанных в несколько колонок.
Иногда записи из одной группы отчета не помещаются на одной странице. Access позволяет задать принудительный переход на следующую страницу, чтобы избежать появления висячих записей. Для этого необходимо перейти в режим конструктора отчетов и нажать кнопку Сортировка и группировка или выбрать в меню Вид команду с таким же именем.
В открывшемся окне Сортировка и группировка указать группу (поле), записи которой нельзя разрывать.
В строке Не разрывать устанавливется значение Полную группу.
Если требуемые параметры принтера отличаются от используемых по умолчанию, необходимо выбрать в меню Файл команду Печать и открыть одноименное диалоговое окно.
В этом окне можно задать печать нескольких экземпляров Число копий, направить печать в файл, задать печать всего документа, нескольких страниц или выбранных данных. Номера печатаемых страниц указываются в полях Страницы с.. и по...
Примечание:Опция Выбранные записи доступна только в том случае, если в документе маркированы записи.