15. Государственные нотариальные архивы.

В соответствии со статьей 23 Закона, государственные нотариальные архивы создаются в областных центрах, городах Киеве, Симферополе и Севастополе для временного (до 75 лет) централизованного хранения и использования сведений содержащихся в них, передачи документов до соответствующего государственного архива, оказание методической и практической помощи государственным нотариальным конторам, частным нотариусам, органам местного самоуправления, должностные лица которые совершают нотариальные действия и действия, приравниваемые к нотариально удостоверенным (далее - фондосоставители), по вопросам организации работы с документами. Архив в своей деятельности руководствуется Конституцией, законами Украины, актами Президента Украины, Кабинета Министров Украины, нормативно-правовыми актами Министерства юстиции Украины и Государственного комитета архивов Украины, а также положением "О государственном нотариальном архиве". Архив создается и ликвидируется Министерством юстиции Украины. Штат архива утверждается управлением юстиции в пределах установленной для архива штатной численности и фонда заработной платы. Руководство архивом, материально-техническое, кадровое обеспечение, а также обеспечения архива необходимым помещением, охраной и оборудованием осуществляет управление юстиции. Архив является юридическим лицом и имеет печать с изображением Государственного Герба Украины и своим наименованием. Архив вправе создавать свои филиалы, которые являются его обособленными подразделениями, расположенными вне местонахождения архива. Филиал осуществляет все или часть функций архива. Филиалы не являются юридическими лицами и действуют на основании положения, которое утверждается управлением юстиции по согласованию с архивом. Управление юстиции назначает на должности и освобождает с должностей, заведующих и других работников государственных нотариальных архивов;

Основными задачами архива являются:

-комплектование документами, состав которых предусмотрен положением.

обеспечение хранения и использования сведений, содержащихся в документах, которые находятся на хранении.

-создание и совершенствование справочного аппарата к документам.

осуществление контроля за хранением документов и научно-справочного аппарата к документам, которые хранятся у фондосоставителей.

-подготовка и своевременная передача документов в Национальный архивный фонд на хранение с соблюдением требований, предусмотренных нормативно-правовыми актами Госкомархива Украины.

Архив в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие основные функции:

-принимает от фондосоставителей на хранение документы нотариального делопроизводства, сформированные в соответствии с требованиями, установленными Законом, принимает на хранение завещания, поступившие от должностных лиц, указанных в статье 40 Закона.

-согласовывает описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, акты об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, которые подаются на рассмотрение экспертной комиссии соответствующего управления юстиции.

-организует и осуществляет хранение документов, создает систему учетных документов архива.

-проверяет наличие и состояние дел постоянного хранения, хранящихся в архиве.

проводит мероприятия по обеспечению режима секретности.

-создает и совершенствует справочный аппарат к архивным документам, хранящимся в архиве. создает и организует хранения страхового фонда;

-проводит экспертизу ценности документов, находящихся в архиве, и оказывает методическую помощь экспертной комиссии, созданной при соответствующем управлении юстиции, фондосоставителям в проведении экспертизы ценности документов.

-оказывает методическую помощь фондосоставителям при составления нотариальных документов и передачи их на хранение в архив.

-составляет списки фондосоставителей, которые передают документы в архив, принимает эти документы на хранение после окончания сроков их временного хранения у фондосоставителей.

-составляет графики приема от фондосоставителей документы на хранение.

-информирует управление юстиции о состоянии работы с документами и вносит предложения по ее улучшению.

-осуществляет подготовку документов НАФ и в установленном порядке своевременно передает документы, находящиеся в архиве и справочный аппарат к ним на постоянное хранение в соответствующий архив с соблюдением требований нормативно-правовых актов Госкомархива Украины.

-на договорных началах выполняет работы, связанные с составлением документов, и по другим вопросам, связанным с архивным делом и делопроизводством.

-ведет прием граждан по вопросам, входящим в компетенцию архива.

-ведет установленную статистическую и бухгалтерскую отчетность.

-участвует в проведении проверок организации нотариальной деятельности нотариусов и исполнение ими правил ведения нотариального делопроизводства.

- вносит сведения в Наследственный реестр о нотариально удостоверенных завещаниях, приравненных к нотариально удостоверенным поступивших на хранение в архив, ведет алфавитные книги учета завещаний.

-выдает дубликаты документов, хранящихся в архиве, по письменному заявлению физических и юридических лиц, по поручению которых или в отношении которых совершалось нотариальное действие.

-в случаях, предусмотренных законодательством, вносит соответствующие сведения в Единый Государственный реестр.

-свидетельствует верность копий (фотокопий) и выписок из документов, которые находятся на хранении в архиве, делает служебные отметки об отмене завещаний, доверенностей, снятие запретов отчуждения недвижимого имущества, расторжения (прекращения действия) договоров пожизненного содержания, ренты, наследственных и других договоров и т.д.

-выдает архивные справки о наличии в документах архива сведений, касающихся предмета запроса, с указанием поисковых данных документов на запросы юридических и физических лиц, по поручению которых или в отношении которых совершались нотариальные действия.

-выдает справки о совершенных нотариальных действиях и копии документов, находящихся на хранении в архиве, физическим и юридическим лицам, по поручению которых или в отношении которых совершались нотариальные действия.

выдает справки о совершенных нотариальных действий и другие документы по обоснованному письменному требованию суда, прокуратуры, органов дознания и досудебного следствия в связи с гражданскими, хозяйственными, административными или уголовными делами, делами об административных правонарушениях, которые находятся в производстве этих органов, с соблюдением требований статей 8, 81 Закона.

В состав документов, передаваемых на хранение в архив государственными нотариальными конторами и частными нотариусами, в случаях, предусмотренных статьями 30, 30-1 Закона, входят:

а) экземпляры номенклатуры дел.

б) справочный аппарат (описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, номенклатуры дел, по которым учитываются дела временного хранения, исторические справки архивных фондов).

в) все документы, сформированные в дела и законченные делопроизводством с соблюдением требований, установленных правилами, реестры, наследственные дела, журналы, книги и т.п., ведение которых предусмотрено номенклатурой дел.

г) экземпляр актов об изъятии для уничтожения документов и дел, не внесенных в НАФ.