4.Сучасні вимоги до професії

Існуючі державні критерії неповно і надмірно загально описують вимоги до професії. Крім того, в сучасних комерційних структурах немає чіткого поділу референтів по кваліфікації, як це передбачено Кваліфікаційного довідника, а термін референт використовується для найменування секретарів різного рівня. Референт в залежності від сфери діяльності організації, її корпоративної культури, організаційної структури, кількості співробітників, стилю управління має різні функціональні обов'язки, ефективне виконання яких вимагає різного рівня професійних знань, навичок, здібностей і особистісних якостей.

Багато фахівців намагаються сформулювати перелік кваліфікаційних вимог до сучасного секретарю. Найбільш комплексно та систематизовано кваліфікаційні вимоги до секретарів з урахуванням сучасних умов, вимог роботодавців, можливості кар'єрного росту сформульовані фахівцями Методичного Центру бізнесу, торгівлі, зовнішньоекономічної діяльності.

Кваліфікаційні характеристики можуть застосовуватися в якості нормативних документів прямої дії або служити основою для розробки внутрішніх організаційно-розпорядчих документів - посадових інструкцій, що містять конкретний перелік посадових обов'язків працівників з урахуванням особливостей організації виробництва, праці та управління, а також їх прав і відповідальності.

Внутріфірмові професійні стандарти:

Для визначення вимог до службовців конкретного підприємства необхідно адаптувати стандарти до конкретних умов виробництва. В останні роки поряд з посадовими інструкціями набули поширення внутріфірмові професійні стандарти. На відміну від посадової інструкції, яка регламентує процес розподілу праці, внутрішньофірмовий професійний стандарт регламентує вимоги до якості персоналу. Таким чином, внутрішньофірмовий професійний стандарт спеціаліста - це вимоги до професійних якостей, запропоновані організацією до своїх співробітників.

Цілями внутрішньофірмового професійного стандарту є:

• формулювання вимог до персоналу відповідно до використовуваних на підприємстві технологіями і рівнем організаційної культури;

• створення системи критеріїв внутрішньофірмової оцінки персоналу;

• підтвердження кваліфікації персоналу;

• стимулювання індивідуального професійного зростання працівників;

• визначення напрямів внутрішньофірмової професійної підготовки.

Вимоги до документознавця-референта: спеціальна освіта або досвід роботи від одного року

· Організація діловодства: технологія створення, обробки, передачі та зберігання документів

· Навики роботи з Word, Excel

· Навички роботи з оргтехнікою: телефон, факс, ксерокс, сканер, міні-АТС

· Українська мова

· Ведення телефонних і ділових переговорів, техніка спілкування

· Вміння підтримувати професійний імідж: професійна етика, діловий імідж, діловий етикет, психологічні особливості

· Рівень навченості

· Правила техніки безпеки, прийоми надання першої медичної допомоги

За результатами тестування видається "Sertifikate-V" українською та англійською мовами.

Документознавець – референт – професія сьогодення і завтрашнього дня. Причому у майбутньому її значення в суспільстві лише зростатиме, а кваліфіковані спеціалісти вже нині мають підфищений попит на ринку праці.