4.2 Электронные таблицы

Электронная таблица – это компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которых записаны данные различных типов. Первая электронная таблица получила название Visual Calc. Затем идеи Visual Calc были многократно усовершенствованы, на рынке программных продуктов появляются программы Lotus 1-2-3 (Lotus), VP Planner, Quattro Pro, Super Calc? Microsoft Excel.

Электронные таблицы обеспечиваю:

- подготовку табличных документов, обработку сводок, составление реестров и прочих документов;

- проведение анализа с использованием механизмов поиска и сортировки данных;

- проведение однотипных расчетов над большими наборами данных;

- создание баз данных;

- автоматизацию процессов вычислений;

- построение диаграмм и графиков по изменившимся данным и другие работы.

Электронные таблицы находят широкое применение во всех сферах деятельности и особенно широко – в бухгалтерском учете, поскольку учетная информация имеет преимущественно табличную форму представления.

Основным объектом программы Microsoft Excel является рабочая книга, которая делиться на листы, листы, в свою очередь,  на ячейки, которые могут содержать данные произвольного типа. Ячейки могут содержать и формулы, задающие математические или иные операции над данными из других ячеек. Каждая ячейка таблицы имеет уникальный адрес и имя. Программа обеспечивает возможность автоматического пересчета и обновления данных при вводе новых данных или их изменении.

Возможности электронной таблицы Microsoft Excel.

Анализ и обработка данных. Программа позволяет проводить эффективный анализ и обработку данных, обеспечивая:

- быстрый и удобный анализ данных;

- проведение сложных вычислений с использованием мощного аппарата функции и формул;

- программа имеет механизм автокоррекции формул, позволяющий автоматически распознавать и исправлять ошибки при введении формул ( может распознавать 15 наиболее распространенных ошибок, которые допускаются пользователями в вводе формулы в ячейку);

- решение задач оптимизации;

- получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям;

- возможность построения диаграмм и графиков;

- статистический анализ данных (имеет мощный аппарат математической статистики позволяющий заниматься статистически моделированием).

Форматирование и отображение данных. Программа располагает средствами форматирования и отображения данных:

- средства форматирования делают более ярким и понятным оформление таблиц, обеспечивают слияние ячеек в таблице, поворот текста в ячейке на любой угол, начертание текста в ячейке с отступом и другие возможности;

- специальный инструмент – Мастер диаграмм позволяет сделать представление данных в таблице более наглядным. Обеспечивает построение, кроме стандартных, более сложные диаграммы – например, в виде цилинтров, тетраэдров и других.

Программа обеспечивает наглядную печать:

- часто трудности печати связаны с недостаточно точным определением области печати, т.е. того, какая часть электронной таблицы будет напечатана;

- программа предусматривает предварительный просмотр страниц таблицы. После включения Режима отображения границ печатаемых областей поверх таблицы появляется сетка, которая показывает, какая часть таблицы и на какой странице будет отпечатана.

Совместное использование данных. Программа обеспечивает совместное использование данных и совместную работу над документами:

- несколько разных пользователей могут одновременно работать с одной и той же таблицей и даже документировать внесенные в таблицу изменения. Аналогично режиму использования в Microsoft Word можно оставлять комментарии о том, кто и когда внес изменения в данную ячейку.

Обмен данными в Интернет. Программа обеспечивает обмен данными и работу в Интренет:

- с помощью сети Интернет можно получать нужные данные и соответственно – помещать в Интернет нужные данные;

- программа имеет встроенные функции, позволяющие легко помещать на web-сервер документы, созданные в среде Excel. К их числу относятся – мастер сохранения документов Excel для пользователей, на работающих в этом приложении;

- программа позволяет осуществлять запросы к данным, хранящимся на web-сервере. Можно создать постоянную ссылку на странице в Интернет, и данные в таблице будут обновляться автоматически.

Способы облегчения работы с электронной таблицей Microsoft Excel.

Использование Мастера.

- Мастер диаграмм – позволяет упростить построение диаграмм.

- Мастер функций – позволяет упростить написание функций.

- Мастер подсказок – предназначен для быстрого поиска информации.

- Мастер веб-страниц – предназначен для создания HTML-страниц при помощи MS Excel.

- Мастер шаблонов – позволяет создать новый шаблон или базу данных.

- Мастер сводных таблиц – позволяет не только анализировать любой срез информации, но и упорядочить столбцы, строки и заголовки страниц методом «перетащить и отпустить».

- Мастер преобразований – позволяет конвертировать документы в Excel из других форматов.

Введение режимов автозавершения, автозаполнения, автосуммирования.

Режим автозавершения является средством автоматизации ввода. Применяется при вводе в ячейки одного столбца рабочего листа текстовых строк, среди которых есть повторяющиеся. В ходе ввода текста в очередную ячейку программа проверяет соответствие введенных символов строкам, имеющимся в этом столбце выше. Если обнаружено однозначное совпадение, введенный текст автоматически дополняется. Нажатие клавиши Enter подтверждает операцию автозавершения.

Режим автозаполнения таблицами, числами и формулами также является средствовом автоматизации ввода. Если ячейка содержит число, то при перетаскивании маркера происходит либо копирование ячеек, либо их заполнение данными по закону арифметичской прогрессии. Автозаполнение формулами выполняется так же, как и автозаполение числами.

Для создания собственной последовательности автозаполения необходимости:

- выполнить команду Сервис, Параметры, Списки;

- в элементе управления Списки сделать активным пункт Новый список;

- в поле Элементы списка ввести последовательность строк нового списка;

- щелкнуть кнопку Добавить.

Режим автосуммырования используется для быстрого подсчета сумм по строкам или столбцам. Для этих целей используется копка «Автосумма» на панели инструментов Стандартная. Данный режим позволяет складывать числовые значения одним щелчком мыши, дает возможность сделать это одновременно и по строка, и по столбцам. По этой команде можно проводить общие итоги даже в таблицах, содержащих промежуточные итоги.

Возможность контроля изменений. В случае одновременной работы нескольких пользователей упрощается контроль изменений в рабочей книге (изменения, внесенные другими пользователями, выделяются цветом). Для каждой выделенной ячейки имеются сведенья о том, что было изменено, когда и кем.

Использование гиперссылок. Во все документы Excel можно вставить гиперссылки для доступа к нужным документам независимо от их местонахождения.

Просмотр документов. Пользователи могут публиковать документы Excel так, чтобы их могли просматривать и те, у кого нет программы Excel. Программа Excel Viewer позволяет просматривать, копировать, увеличивать, фильтровать, печатать и следовать гиперссылкам в документах Excel.

Работа с формулами в MS Excel.

В программе обработка информации (вычисления) производятся с помощью формул, которые используются для сравнения данных в ячейках таблицы, сложения и умножения значений данных в ячейках, объединения содержимого ячеек.

Формулы можно вводить вручную, либо использовать предлагаемые программой готовые формулы. Формула всегда начинается со знака «=» (равенства).

Для копирования информации в среде приложений Windows существует так называемый буфер обмена. Это участок памяти, в который можно скопировать любую информацию из различных программ, в том числе скопировать содержимое ячеек из Excel. Затем содержимое ячеек из буфера обмена можно вставить в любое другое место таблицы.

Использование абсолютных и относительных ссылок в таблице MS Excel. В формулах кроме конспекта можно использовать и ссылки на ячейки. В процессе вычислений используется значение из ячейки, на которую указывает ссылка. Функциональное различие типов ссылок проявляется при выполнении операций копирования.

Варианты копирования

- Копирование данного из одной ячейки в другую. Копирование данного из одной ячейки в блок других ячеек, являющийся частичной строкой или частичным столбцом.

- Копирование данных одной ячейки в прямоугольный блок других ячеек.

- Копирование данных из ячейки одного блока в ячейки другого блока.

- Копирование данных между листами книги.

Во многих формулах используются ссылки на содержимое одной или нескольких ячеек. Ссылки используют адрес ячейки или диапазона. Существуют четыре типа ссылок.

Относительные ссылки. Например, относительный адрес ячейки А2. При копировании формулы из этой ячейки в новую ячейку относитльные ссылки в этой формуле автоматически изменяются. Так, при копировании формулы «=А2+А3» из ячейки А4 в ячейку В5 (на один столбец вправо и на одну строку вниз) скопированная формула будет иметь вид «=В3+В4» (плюс один столбец вправо и плюс одна строка вниз).

Абсолютные ссылки. Например, абсолютный адрес ячейки $А$2. При копировании формулы из этой ячейки в другую ячейку абсолютная ссылка не измениться. Так, при копировании формулы «=$А$2+$А$3» из ячейки А4 в ячейку В5 формула будет выглядеть по-прежнему.

Абсолютная строка. Например, абсолютный адрес сноски 2 в столбце А записывается как А$2. При копировании формулы из этой ячейки в другую автоматически изменяется только та часть ссылки, которая определяет столбец. Часть ссылки, определяющая строку, остаются неизменной. При копировании формулы «=А$2+$А$3» из ячейки А4 в ячейку В5 формула будет иметь вид «=В$2+$А$3».

Абсолютный столбец. Например, абсолютный адрес столбца А в строке 2 записывается как $А2. При копировании формулы в другую ячейку автоматически изменяется только та часть ссылки, которая определяет строку. Часть ссылки, определяющая столбец, остаются незименной. При копировании формулы «=$А$2+$А3» из ячейки А4 в ячейку В5 формула будет иметь вид «=$А$2+$А4».

Таким образом, чтобы ссылка стала абсолютной, необходимо вручную вставить в нее знак $. Способ автоматизации этого процесса состоит в следующем: поместить указатель на ссылку в формуле и нажимайте клавишу F4 для последовательного перебора всех возможных режимов записи данной ссылки.

Работа с функциями в Excel. Формула кроме адресов ячеек и арифметических действий может включать в себя и функции.

Функции предназначены для упрощения расчетов и имеют следующую форму представления:

Y=F(x),

где Y – результат вычисления функции;

Х – аргумент;

F – функция.

Например, в ячейке таблицы может быть записана функция «= А3+Sin(B7)», где:

А3 – адрес ячейки;

Sin – имя функции;

B7 – аргумент (может быть числом, константа, арифметическое выражение или другая функция).

Функции можно вводить вручную (с клавиатуры). Кроме того, в Excel предусмотрен элемент – Мастер функции, позволяющий вводить их в полуавтоматическом режиме и практически без ошибок. Вызвать мастера функции можно двумя способами:

- выбрав команду Вставка, Функция;

- нажав кнопку «Вставка функции» (рис. 4.4) на панели инструментов.

Рис. 4.4. Кнопка «Вставка функции»

Мастер функций последовательно выводить два диалоговых окна, в первом – выбираются функции, во втором – задаются аргументы.

Технология выбора функций:

- в списке Категория выбирается группа функций, объединенных по их назначению;

- в списке Выберите функцию появляется список относящихся к данной категории функций;

- выберем категорию Математические. В их числе функции суммирования, тригонометрические функции, функции округления, вычисления степени логарифмов и другие.

Встроенная функция может быть одним из операндов формулы. Встроенная функция – это программа вычислений по заранее определенному алгоритму. Такие функции реализуют вычисления по наиболее часто встречающимся алгоритмам. Обычно они объединяются в библиотеку встроенных функций.

Электронные таблицы имеют несколько сотен встроенных функций, которые подразделяются по категориям – Математические функции, Статические, Финансовые, Логические, Дата и время и другие.

Функции математические, текстовые, логические

Математические функции

- Функция МИН (список) возвращает из списка аргументов минимальное число.

- Функция МАКС (список) возвращает из списка аргументов максимальное число.

- Функция СРЗНАЧ (список) возвращает среднее арифметическое аргументов.

- Функция СУММ (список) возвращает сумму указанного список.

Программа предлагает функции, логические, функции для работы со ссылками и другие.

Текстовые функции.

Например, функция СЦЕПИТЬ используется при объединении нескольких текстовых строк в одну. Записывается следующим образом:

СЦЕПИТЬ (текст1; текст2)

Функция ЗАМЕНИТЬ – позволяет заменить часть одной текстовой строки символами из другой текстовой строки.

Логические функции

Аргументами логических функций являются логические значения ИСТИНА и ЛОЖЬ.

Логическая функция «И» - функция умножения. Задается формулой «=И(лог.знач.1;лог.знач.2;…)». Принимает значение ИСТИНА тогда и только тогда, когда все аргументы имеют значение ИСТИНА. Например, значение функции «= И(10>5;10<5)» будет ЛОЖЬ.

Логическая функция «ИЛИ» - задаются формулой «=ИЛИ(лог.знач.1; лог.знач.2;…)». Принимает значение ИСТИНА тогда, когда хотя бы один из аргументов имеет значение ИСТИНА. Например, значение функции «=И(10>5;10<5)» будет ИСТИНА.

Логическая функция «НЕ» - имеет один аргумент, задаются формулой «=НЕ(лог.знач.)». Принимает значение ИСТИНА, если аргумент имеет значение ЛОЖЬ и наоборот.

Сортировка и поиск данных в программе MS Excel.

Простая сортировка. Электронные таблицы позволяют осуществлять сортировку данных, т.е. производить их упорядочение. Данные (числа, текст, даты) можно сортировать по возрастанию или убыванию. При сортировке по возрастанию данные выстраиваются в следующем порядке:

- числа сортируются от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа;

- текст сортируется в таком порядке – числа, знаки, латинский алфавит, русский алфавит;

- пустые ячейки всегда помещаются в коней списка.

Для сортировки строк таблицы необходимо:

- выбрать столбец, данные которого будут упорядочиваться;

- выполнить команды – Данные, Сортировка (рис.4.5);

Рис. 4.5. Команда выбора сортировки

- указать название колонок, указать вид сортировки;

- щелкнуть копку «ОК».

После сортировки изменяется порядок следования строк, но сохраняется их целостность.

Вложенная сортировка. Программа позволяет производить вложенные сортировки, т.е. сортировать данные последовательно по нескольким столбцам. При такой сортировке строки, имеющие одинаковые значения в ячейках первого столбца, будут упорядочены по значениям в ячейках второго столбца, а строки, имеющие одинаковые значения во втором столбце, будут упорядочены по значению третьего столбца.

Поиск данных. Можно осуществлять поиск данных (строк) в соответствии с заданными условиями, которые называются фильтром. В результате поиска будут найдены строки, удовлетворяющие заданному фильтру. Фильтр может содержать одно, либо несколько условий, которые должны выполняться одновременно.

Условия задаются с помощью операций сравнения. Для числовых данных – это операции равно, меньше, больше, меньше или равно, больше или равно. Для этого:

- выделяем область для поиска;

- выполняем команду Данные, Фильтр, Автофильтр. В названиях столбцов таблицы появятся раскрывающиеся списки, содержащие стандартные условия поиска;

- далее на появляющихся диалоговых панелях вводим условия поиска для каждого из столбцов таблицы.

Работа с формами данных в программе MS Excel. Программа Excel позволяет работать с отдельными записями списка с помощью простой экранной формы для работы со списком записей. Основные операции обработки записей списка – последовательный просмотр записей, поиск или фильтрация записей по критериям сравнения, создание новых или удаление существующих записей списка. При установке курсора в область списка и выполнения команды Данные, Форма на экран выводиться форма, в составе которой имена полей – названия столбцов списка. Для просмотра записей используется полоса прокрутки, либо кнопки –«Назад», «Далее» и выводиться индикатор номера записи. Для создания новой записи нажимается кнопка «Добавить» и выполняется заполнение пустых полей экранной формы. Для перехода между полями формы используется курсор мыши, либо клавиши Tab. При повторном нажатии кнопки «Добавить» сформированная запись добавляется в конец списка. Для удаления текущей записи нажимается кнопка «Удалить». Удаленные записи не могут быть восстановлены, при их удалении происходит сдвиг всех остальных записей списка.