Функции и основные задачи администрирования по Виханскому и Наумову

Функции	Задачи
Установление целей	Определение будущего состояния предприятия
Разработка стратегии	Определение правил достижения цели
Планирование работы	Определение задач конкретным исполнителям
Проектирование работы	Определение рабочих функций исполнителей
Мотивирование к работе	Целенаправленное воздействие на работника
Координация работы	Согласование усилий исполнителей
Учет и оценка работы	Измерение результатов и их анализ
Контроль работы	Сопоставление результатов с целями
Обратная связь	Корректировка целей

Формальные функции – это закрепленные за должностью, подразделением, организацией в целом и документально зафиксированные управленческие функции. Но в силу различных причин объективного и субъективного характера некоторые формальные функции фактически могут не реализовываться, тогда появляются незафиксированные функции – неформальные функции. Неформальные функции в обязательном порядке должны периодически изучаться и документироваться в целях повышения эффективности управленческой деятельности.

Разновидности функций, или архитектура функций, представлены на рис. 5.14. Для описания каждого функционального элемента разновидностей (функция, задача, работа и процедура) могут быть использованы основные и дополнительные признаки, предложенные Б.А. Лаго­шей и др. (1988). Основные признаки определяют содержательную границу функционального элемента, дополнительные отражают специфические характеристики и особенности данного элемента (прил. 1).

Уровень агрегирования определяется ролью конкретного функционального элемента в системе управления и целью исследования. При этом чем выше уровень агрегирования, тем в большей степени функциональный элемент отражает содержание управления. Например, оценка процесса формирования функций, проверка полученного множества на полноту и непротиворечивость, затем получение оценок принадлежности функций к временному этапу и уровню управления дают возможность качественно оценить объемы работ по управлению.

Рис. 5.14. Архитектура управленческих функций

Конкретное содержание функции раскрывается совокупностью составляющих ее задач управления, которые в свою очередь являются структурообразующим элементом для состава организационных элементов СУ (табл. 5.2). Могут быть использованы следующие этапы реализации задач: постановка, сбор и анализ исходной информации, расчет, согласование, организация и принятие решения, контроль за исполнением. Этапы не зависят от специфики задач или их экономического содержания.

Таблица 5.2

Функциональная матрица подразделения (пример взаимосвязи функции и организационного звена системы)

	Функция	Задачи	Работы	Процедуры
Подразделение	+	+
Начальник		+	+	+
Заместитель		+	+	+
Специалисты			+	+

Декомпозиция задач на множество работ дает возможность более обоснованно оценить трудозатраты на их выполнение, уточнить инфор­мационные характеристики – структуру, объем, источники информации, форму и сроки получения и т.п. При этом исследователи (например Лагоша, 1988) отмечают, что не всегда удается четко разделить форма­лизуемую и неформализуемую части принятия управленческого реше­ния. Работы декомпозируются в набор процедур:

• расчетные;

• организационно-технические и др.

Процедуры могут быть представлены в формализованном и неформализованном видах, что позволяет использовать для их исследования и описания пакеты прикладных программ для ПЭВМ.

Организационно-технические процедуры, как известно, классифицируются следующим образом:

• подготовка;

• согласование;

• принятие решения;

• утверждение;

• организация выполнения.

Каждая функция, задача, работа и процедура имеет три основных параметра или параметрических характеристики: трудоемкость (в часах), сложность и стоимость (рис. 5.15).

Рис. 5.15. Основные параметрические характеристики управленческих функций