Сложный выбор финансовой системы

Выбор системы для автоматизации финансов, экономики и логистики осуществлялся среди систем "среднего" ("Галактика", "Парус", Axapta) и "тяжелого" класса (R/3, Baan, One World). Провели заочный тендер с референс-визитами и презентациями, на основании которых была составлена рейтинговая таблица по трем показателям: цена, функциональность, технологичность. Поскольку вес ценового показателя был достаточно велик, в конкурсе победила АС "Парус", стоимость лицензий которой составляет до 1 тыс. долл.

Одним из важных факторов в пользу принятия решения стала открытая структура БД. "Мы можем подключаться к базе данных, минуя саму систему, доступ на чтение можно обеспечить уже сейчас. Если надо посмотреть что-то простое, мы дадим это сделать напрямую или через Lotus Notes. Если более сложное - будем использовать OLAP-куб, - говорит Алексей Головин. – у системы понятная архитектура. Поскольку у нас несколько систем, нам важно знать, как все интегрируется". Еще одним фактором выбора стала возможность взять систему на пробную эксплуатацию (не все поставщики идут на это, боясь дискредитации системы "неопытными тестерами"). Это тоже принцип Toyota - "генти генбуцу" - "иди и смотри", т.е. чтобы принять правильное решение нужно все увидеть своими глазами.

С начала 2004 г. на "Промтракторе" начали описывать соответствующие бизнес-процессы, в ноябре 2004 г. стартовал процесс внедрения финансовой системы.. Предпроектное обследование заняло 3 месяца, за это время было произведено обследование объекта, описаны бизнес-процессы "как есть", выбрана система, создана команда проекта. В 2005 г. купили лицензии системы и в течение 4 месяцев производили техническое проектирование: обучение системе команды проекта, макетирование бизнес-процесссов "как будет" и демонстрацию их пользователям, принятие согласованного решения (реализация принципа "немаваси" - совместного обсуждения проблем и потенциальных решений). Ввод системы в действие произвели за 3 месяца. Конечно, это не означает, что работы по системе прекратились, они продолжаются и сейчас (принцип "найдзен" - непрерывное совершенствование как бизнес-процессов, так и системы).

В настоящее время на "Промтракторе" введены в промышленную эксплуатацию 3 модуля системы, автоматизирующие учет договоров, закупки, маркетинг и реализацию, складской учет, бухгалтерский и налоговый учет, управление финансами. Динамическое подключение пользователей позволяет при наличии 145 лицензий работать 600 пользователям. Также имеется 20 лицензий по сведению отчетности. Реализована отказоустойчивая технология работы на базе Linux–кластера и терминального доступа. В 2006 г. планируется внедрить 50% функционала системы. В настоящее время переписано или дописано около 20% ее кода.

Финансовые затраты на проект составили 9 млн руб., с соотношением цены лицензий и услуг 1,3; трудозатраты достигли 128 человеко-месяцев. "Я не могу назвать заявки на ИТ-инвестиции в "Промтракторе" полноценными бизнес-планами, но затраты и окупаемость мы считаем. Поскольку определить окупаемость в ИТ-проектах напрямую бывает сложно, часто применяются ключевые показатели эффективности, которые выражаются, например, в сокращении численности персонала, запасов на складах. Полноценный эффект от автоматизации возникает тогда, когда автоматизирован не один участок - тогда возникает синергия. Это тот действительный эффект от автоматизации, который не равен сумме эффектов. Но синергию трудно посчитать", - говорит Алексей Головин.

Планируется дальнейшее внедрение модулей системы - по учету персонала, расчету заработной платы, учету затрат, бюджетированию, техническому обслуживанию и ремонту оборудования. Начинается внедрение модулей планирования и оперативного управления производством. Что касается TechnologiCS, то сейчас внедрение этой системы завершается (осталось автоматизировать учет инструмента).