1.5. Информационный анализ системы управления

Важнейшая особенность процесса управления заключается в его информационной природе. Организация реализации принятых решений проводится через систему методов воздействия на работников с использованием информации о ходе выполнения принятых решений (обратная информация). Чем точнее и объективнее информация, находящаяся в распоряжении системы управления, чем полнее она отражает действительное состояние и взаимосвязи в объекте управления, тем обоснованнее поставленные цели и реальные меры, направленные на их достижение.

В результате обработки материалов обследования было выявлено, что в подразделениях ООО «СтройСити» для бизнес-процесса циркулирует около 270 форм документов.

Создаваемые и циркулирующие внутри предприятия формы документов, могут быть подвергнуты изменениям по виду, содержанию и маршрутам движения.

Для данного бизнес-процесса наиболее загруженными являются следующие функциональные подразделения:

• бухгалтерия – входит – 35 форм, выходи - 34 формы документов, что составляет 13 % на входе и 12,7 % на выходе;

• финансово -экономический отдел – входит – 32 формы, выходи – 32 формы, что составляет 12 % на входе и 12 % на выходе;

• отдел маркетинга - входит – 44 формы, выходи – 41 форма, что составляет 16 % на входе и 15 % на выходе;

• юридический отдел – входит – 31 форма, выходит – 22, что составляет – 12 % на входе и 8 % на выходе.

Система документооборота на предприятии является отображением его производственно-хозяйственной деятельности. По мере совершенствования производства меняется документооборот. Это изменение выражается в появлении новых (или ликвидации существующих) форм документов и изменение маршрутов их движения.

Хотя между подразделениями и существуют тесные взаимосвязи, которые усложняют (запутывают) процесс движения документации при решении задач, все же основной поток данных поступает из ФЭО в финансовый отдел. Важно отметить, что необходимо наличие не только связей между функциональными подразделениями, но и так называемых обратных связей. Это объясняется следующими факторами:

• обособленностью подразделений в решении планово-экономических задач;

• децентрализованным использованием нормативов для решения задач различных уровней планирования.

Это приводит к тому, что в процессе функционирования каждому подразделению приходится решать плановые задачи. Однако основные задачи деятельности предприятия определяются планом производства на год и планом производства на месяц.

Для разработки и утверждения производственного плана в ФЭО представляют информацию:

• отдел маркетинга – проект номенклатурного плана производства,

• технические управления – проекты планов по реконструкции и техническому перевооружению, подготовке производства и освоению новых и модернизируемых видов изделий; техническому перевооружению и приобретению оборудования; охране окружающей среды; смете по расходу на энергоносители, водоотведению, услуги связи и ремонт оборудования,

• лаборатория – сметы расходов по лицензированию и сертификации продукции и СК,

• служба персонала – сметы расходов на техническое обучение,

• служба безопасности – смета расходов по содержанию ВОХР

Годовой и месячный план производства предоставляется:

• Исполнительной дирекции (ИД),

• Техническому управлению (ТУ),

• Производственному управлению (ПУ),

• Управлению маркетинга и сбыта (УМиС),

• Финансово-экономическому управлению (ФЭУ).

В процессе разработки и утверждения производственного плана используется 13 форм документов, которые поставляют функциональные подразделения и службы, названные выше.

Документы, используемые при разработке плана производства:

• проект плана производства,

• план освоения новых и модернизированных изделий,

• план реконструкции, технического перевооружения и приобретения оборудования,

- смета расходов на энергоносители, водоотведение, услуги связи, ремонт оборудования подрядными органами,

• план предполагаемых затрат на проведение сертификации работ,

• смета расходов по профессионально-техническому обучению кадров головного завода ООО «СтройСити»,

• смета расходов на содержание ВОХР,

• проект плана капитального строительства и ремонта зданий и сооружений,

• план по основным технико-экономическим показателям,

• проект плана (месячный),

• цена на изделие заводов конкурентов.

В ходе исследования информационно-технического обеспечения системы управления на предприятии ООО «СтройСити» были выявлены следующие компоненты, непосредственно входящие в состав структуры автоматизированной информационной системы:

1. Наличие автоматизированных рабочих мест оснащенных вычислительной техникой.

Именно ПЭВМ являются технической базой автоматизированных рабочих мест (АРМ) широко используемых в службах управления персоналом организаций. АРМ специалиста по кадровой работе представляет собой совокупность методических, языковых и программных средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в предметной области "Управление предприятием", позволяющих оперативно удовлетворять его информационные и вычислительные запросы. В исследуемом отделе АРМ специалиста службы управления персоналом организации представляет собой программно-технический комплекс коллективного пользования, предназначенный для автоматизации работ по подготовке, преобразованию, редактированию цифровой и текстовой информации, выполнения необходимых вычислений и организации взаимодействия специалиста по кадрам с ЭВМ в диалоговом режиме при решении поставленных перед ним задач. Техническое оснащение АРМ отдела постоянно обновляется с ростом обрабатываемой информации и потребностями отдела и находится на высоком уровне, что позволяет сделать вывод о высокой эффективности и производительности отдела. Также предусмотрены программы повышения квалификации и аттестации сотрудников отдела, что позволяет сделать вывод о высокой квалификации сотрудников.

2. Наличие корпоративной вычислительной сети.

Корпоративная вычислительная сеть - это интегрированная, многомашинная, распределенная система одного предприятия, имеющего территориальную рассредоточенность, состоящая из взаимодействующих локальных вычислительных сетей структурных подразделений и подсистемы связи для передачи информации. Построение корпоративной вычислительной сети обеспечивает:

-реализацию унифицированного доступа специалистов отдела к коммуникационным ресурсам;

-единое реализованное управление, администрирование и техническое обслуживание информационно-коммуникационных ресурсов;

-организацию доступа к структурированной информации в режимах on - line и off - line;

-организацию единой системы электронной почты и электронного документооборота;

-защиту электронной почты на основе международных стандартов с созданием защищенных шлюзов в существующие сети передачи данных, работающих по протоколам РОРЗ, SMTP, UUCP;

-организацию глобальной службы каталогов в интересах абонентов корпоративной вычислительной сети на базе протокола Х.500;

-реализацию единого пользовательского интерфейса, предоставляющего пользователям средства работы с коммуникационными ресурсами корпоративной вычислительной сети;

-взаимодействие корпоративной сети организации с бизнес системами других организаций, вычислительными сетями государственных учреждений, финансово-кредитных органов, участвующих в информационном обмене на правах абонентов коммуникационной корпоративной системы;

-функциональную наращиваемость, обеспечивающую построение корпоративной вычислительной сети, как постоянно развивающейся и совершенствующейся, открытой для внедрения новых аппаратно-программных ресурсов, позволяющих развивать и совершенствовать состав и качество информационно-коммуникационных услуг без нарушения нормального функционирования сети.