11. Настроить дополнительные действия контакта.

Помимо хранения информации о человеке, с которым поддерживается связь, папка «Контакты» позволяет реализовать эту самую связь – Outlook XP позволяет создать набор действий, команды которых вызываются из пункта главного меню «Действия».

Выберите один из контактов в списке и раскройте пункт его меню «Действие». Рассмотрим его команды:

«Новое письмо» - после вызова данной команды на экране появляется дополнительное диалоговое окно, в котором производится работа с матером писем программы Word. При этом некоторые поля данного диалогового окна уже заполнены, так как имеется информация о контакте;

«Создать сообщение о контакте» - команда, позволяющая производить отправку сообщения по электронной почте. После ее вызова на экране появляется специальная форма, в которой необходимо произвести заполнение полей. Если у контакта не указан электронный адрес, то программа выдаст сообщение об ошибке;

«Новый запрос о собрании» - используется для сбора информации и оповещения контакта о предстоящем собрании;

«Связь» - данная команда используется для связывания с контактом, файлом или элементом Outlook XP. Последнее действие равносильно нажатию кнопки «Контакты» в форме элементов и выборе их из списка;

«Переслать как VCard» - команда, позволяющая переслать контакт как визитную карточку. Данный формат сообщения используется, если Вы желаете кому-либо переслать информацию об элементе контакта;

«Позвонить контакту» - после вызова данной команды на экране отображается новое дополнительное окно, в котором производится работа с номером телефона и дозвоном. При этом из подменю «Команды» можно выбрать один из номеров телефонов, которые были указаны при создании контакта;

«Создать запись в журнале контактов» - данная команда используется при создании хронологической справки о работе с контактом. После ее вызова на экране отображается специальная форма для задания информации.

12. Изменить внешний вид контакта.

При работе с папкой «Контакты» можно производить изменение внешнего вида папки и типы отображения информации в них. Для этого необходимо открыть пункт меню «Вид» и из подменю «Текущие представления» выберите один из предложенных режимов представления информации в папке:

«Адресные карточки» - данный режим установлен по умолчанию. При его установке в папке отображается информация о каждом контакте с отображением адреса, телефона и электронного адреса - данные отображаются в виде визитной карточки. При этом режиме работы в правой части рабочей области папки имеется специальная алфавитная панель, с помощью которой более удобно перемещаться по элементам папки;

«Подробные адресные карточки» - данное представление аналогично предыдущему, за исключением того, что элементы отображаются с более полной информацией. При этом режиме представления также имеется панель для перехода по элементам папки;

«Список телефонов» - табличное представление всех контактов, - отображаются все элементы и основные поля;

«По категориям» - данный режим является стандартным для всех папок программы и позволяет производить отображение информации, сгруппированной по категориям;

«По организациям» - данный режим является стандартным для программы и позволяет производить отображение информации, сгруппированной по организациям. При этом в составе папки можно производить как сжатое отображение информации, так и развернутое. Для того, чтобы перейти от одного вида отображения к другому, необходимо произвести щелчок левой кнопки мыши на значке «+» в заголовке каждой организации. Если режим отображения переключен на «Сжатый», то выводится только название организации и количество элементов в ней;

«По месту положения» - данный режим является стандартным для программы и позволяет производить отображение информации, сгруппированной по месту положения. Группировка производится по странам, при этом если у Вас в визитной карточке не задача страна проживания, то контакт относится к отдельной группе

«По отметке к исполнению» - при данном режиме производится группировка элементов по отметке к исполнению.