Режимы доступа к базе данных

Microsoft Office Access 2010 - однопользовательская реляционная СУБД, которая имеет широкий спектр функций, позволяющий использовать общий доступ к БД. С помощью приложения Access 2010 и служб Access, нового компонента SharePoint, можно создавать приложения веб-баз данных. Эта возможность позволяет:

• организовать доступ к данным и обеспечить его безопасность;

• предоставлять общий доступ к корпоративным данным через интрасеть или Интернет;

При открытии приложения Access в представлении Backstage отображается вкладка Создание. На вкладке Создание доступны следующие команды создания базы данных:

1. Новая база данных - создание базы данных с нуля. Это хороший вариант, если к структуре базы данных предъявляются очень специфичные требования или имеются данные, которые необходимо поместить или встроить в базу данных.

2. Шаблон, устанавливаемый вместе с Access – для быстрого создания БД. В Access по умолчанию установлено несколько шаблонов.

• Шаблон с сайта Office.com – это дополнение к шаблонам, поставляемым с Access. Для их использования даже не нужно открывать браузер, потому что эти шаблоны доступны на вкладке Создание. Создавать приложения для работы с базами данных, не требующие использования Access.

Понятие о синхронизации и репликациях базы данных

Файлы форматов Access 2010 и Access 2007 не поддерживают репликацию. Однако Access 2010 или Access 2007 можно использовать для репликации базы данных, которая имеет формат, более ранний, чем Access 2007.

Репликация - это средство организации работы одного или нескольких пользователей с одним и тем же документом, базой данных или другими-файлами на разных компьютерах независимо, без одновременного доступа к файлам, но когда требуется поддерживать некоторую общую версию изменяемых файлов, содержащую в себе все последние исправления, сделанные независимо. Более конкретно, репликация - процесс создания копий файлов, между которыми может осуществляться обмен обновляемыми данными или объектами. Такие копии называются репликами, а такой обмен - синхронизацией.

Синхронизация - процесс приведения данных электронных таблиц двух БД в идентичное состояние

Синхронизация данных может проводиться между списком SharePoint 2010 и приложением Access 2010, а также позволяет поддерживать оба набора данных в актуальном состоянии. Например, можно хранить в списке SharePoint данные отслеживания продаж кампании, чтобы упростить сотрудничество с участниками своей группы, а также периодически создавать отчеты, запросы и вносить массовые изменения с помощью Access 2010.

Администрирование базы данных

Администрирование базы данных – это функция управления базой данных (БД). Лицо ответственное за администрирование БД называется администратор базы данных.

Основные задачи администрирования базы данных – обеспечение надежного и эффективного функционирования системы БД, адекватности содержания БД информационным потребностям пользователей, отображения в БД актуального состояния ПО.

Администратор базы данных – это лицо, отвечающее за выработку требований к базе данных, ее проектирование, реализацию, эффективное использование и сопровождение, включая управление учётными записями пользователей БД и защиту от несанкционированного доступа. Не менее важной функцией администратора БД является поддержка целостности базы данных. Задачи администратора могут незначительно отличаться в зависимости от вида применяемой СУБД, но в основные задачи входит:

1. Проектирование базы данных.

2. Оптимизация производительности базы данных.

3. Обеспечение и контроль доступа к базе данных.

4. Обеспечение безопасности в базе данных.

5. Резервирование и восстановление базы данных.

6. Обеспечение целостности баз данных.

7. Обеспечение перехода на новую версию СУБД.

Импорт и экспорт данных

Одной из наиболее полезных функций Access является возможность подключения к данным, предоставляемыми другими программами.

Для импорта и экспорта данных в различные форматы используются команды, доступные в Access на вкладке Внешние данные.

Вопросы по теме

1. Назовите основные объекты СУБД Access?

2. Назовите режимы доступа к БД?

3. В суть репликации и синхронизации?

4. В чем заключается администрирование базы данных?

5. Назовите функции администратора БД?

ТЕМА 8. Работа с таблицами Access

Основы конструирования таблиц

Таблицы составляют основу базы данных Access и служит для хранения данных. В Access 2010 на таблицы распространяются указанные ниже ограничения, приведенные в табл.2.

Таблица 2

Атрибут	Максимальное значение
Число знаков в имени таблицы	64
Число знаков в имени поля	64
Число полей в таблице	255
Число открытых таблиц	2 048, включая таблицы, открытые Access для внутренних потребностей
Размер таблицы	2 ГБ за вычетом места, необходимого системным объектам
Число знаков в текстовом поле	255
Число знаков в поле MEMO	65 535 при вводе данных через пользовательский интерфейс 2 ГБ при программном вводе данных
Размер поля объекта OLE	1 ГБ
Число индексов в таблице	32
Число полей в индексе	10
Число знаков в сообщении о проверке	255
Число знаков в условии на значение	2 048
Число знаков в описании таблицы или поля	255
Число знаков в записи (кроме полей MEMO и полей объектов OLE), если свойству "Сжатие Юникод" полей присвоено значение "Да"	4 000
Число знаков в значении свойства поля	255

Таблица состоит из записей и полей. Каждая запись содержит данные об одном элементе таблицы, например о конкретном студенты. Запись также часто называют строкой или экземпляром. Каждое поле содержит данные об одном аспекте элемента таблицы, например номер зачетной книжки или дата рождения студента. Поле также часто называют столбцом или атрибутом.

Создать таблицу можно с помощью создания базы данных, вставки таблицы в существующую базу данных, создания связи с таблицей или ее импорта из другого источника данных, такого как книга Microsoft Office Excel, документ Microsoft Office Word, текстовый файл, веб-служба и другая база данных. При создании новой базы данных в нее автоматически вставляется пустая таблица, в которую можно ввести данные для начала определения полей.

Существует следующие способы создания новой таблицы:

1. В режиме таблицы: данные вводятся в табличном режиме по строкам и столбцам. Имена полей определены по умолчанию ПОЛЕ1, ПОЛЕ2 и т.д. Тип поля и длину поля Access определяет на основании введенных значений. Структура таблицы формируется в соответствии с введенными значениями и потом может быть модифицирована.

2. В режиме конструктора: здесь вначале создается структура таблицы, а затем таблица заполняется данными.

3. В режиме мастера таблиц: создание таблицы на основе имеющихся шаблонов из мастера баз данных.

4. В режиме мастера импортирования таблиц: создание таблицы на основе данных, импортируемых из внешнего источника.

5. В режиме мастера связи с таблицами. Этот мастер позволяет создать новую таблицу не импортированием данных из внешнего источника, а установкой связи с внешними данными из новой таблицы.

В Access 2010 появилось несколько новых возможностей, связанных с таблицами:

1. Макросы данных. Макросы можно присоединять к событиям в таблице для выполнения определенных действий при изменении, вставке или удалении записи. Например, для проверки данных или выполнения вычислений.

2. Тип вычисляемых данных. С помощью этого нового типа данных можно создавать поля на основе вычислений, производимых над другими полями в той же таблице. Например, можно создать поле "Итог по строке", содержащее произведение значений полей "Количество" и "Цена за единицу". Оно будет автоматически обновляться при изменении значений полей "Количество" и "Цена за единицу".

3. Взаимодействие с веб-службами. Кроме связи с внешними источниками данных, такими как книги Excel и списки SharePoint, можно подключаться к данным на веб-сайтах с интерфейсом веб-служб. Например, можно подключиться к данным на веб-сайте интернет-магазина и создать собственное приложение для просмотра товаров или оформления заказов.

4. Модели вместо шаблонов таблиц и полей. Для добавления заранее созданных компонентов в базу данных используются модели. Модели могут содержать таблицы и объекты базы данных других типов, такие как запросы и формы.

У таблиц и полей есть свойства, с помощью которых можно управлять их характеристиками и поведением, рис. 8.

В базе данных Access свойства таблицы представляют собой атрибуты, определяющие ее вид или общие характеристики. Значения свойств таблицы задаются в окне свойств в режиме конструктора таблицы. Например, для таблицы можно задать свойство Режим по умолчанию, определяющее режим отображения таблицы по умолчанию.

Рис. 8. Таблица, открытая в режиме конструктора

Свойство поля относится к отдельному полю таблицы и определяет одну из его характеристик или аспектов поведения. Некоторые свойства полей можно задать в режиме таблицы. Свойства полей можно настроить так же в режиме конструктора с помощью области Свойства поля.