3. Прием-передача документов в государственный архив

Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих документы.

Негосударственные организации обеспечивают отбор и передачу в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы находящихся в их владении архивных документов, отнесенных к федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности, с правом возмещения произведенных на эти цели расходов за счет средств соответственно федерального бюджета в порядке, установленном Правительством РФ, бюджета субъекта РФ в порядке, установленном органом исполнительной власти субъекта РФ, и бюджета муниципального образования в порядке, установленном органом местного самоуправления.

При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда РФ документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Комплектование государственного архива архивными документами можно представить в виде схемы (см. Схему 1). Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в организации-источнике комплектования. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов.

При первом приеме архивных документов от организации-источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре организации-источника комплектования.

Прием архивных документов на временное хранение также оформляется актом приема-передачи документов на временное хранение и производится по сдаточной описи, подготовленной в организации.

Схема 1. Комплектование государственного архива

Документы от граждан поступают в архив и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда по договору дарения. Прием документов личного происхождения оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения. Документы личного происхождения принимаются в архив по сдаточной описи.

При приеме-передаче документов Архивного фонда РФ от ликвидированных организаций, из архива в архив, или документов из-за рубежа, производится оформление акта приема-передачи документов на хранение, но на каждый случай – отдельный. От ликвидированных организаций – отдельный акт, на документы из-за рубежа – отдельный; из архива в архив – отдельный.

При приеме-передаче документов Архивного фонда РФ, помимо всех вышеперечисленных документов, государственный архив, принимающий документы на хранение, оформляет Книгу учета поступлений документов.

Подготовка документов к передаче в архив ведется, как правило, в учреждении. В государственном архиве, как правило, есть Отдел комплектования или Отдел ведомственных архивов. Работники архива составляют Списки организаций-источников комплектования, физических лиц-источников комплектования. Работники архива оказывают методическую и практическую помощь организациям, входящим в список источников комплектования архива, в том числе на договорной основе:

- в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;

- по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

- по упорядочению документов по личному составу;

- по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;

- по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;

- по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб источников комплектования;

- в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб.

Работники архива помогают разработать организации-источнику комплектования перечни документов постоянного срока хранения, подлежащие сдаче в архив. Приведем некоторые из них, составленные в обобщенном виде.