Лекция №8
Тема: Программный комплекс Access. Создание форм и отчетов.
Цель: Ознакомиться с основными задачами БД Access. Научиться создавать формы и отчеты.
Вопросы, которые будут рассмотрены на лекции.
Организация запросов на основе нескольких таблиц БД.
Создание форм.
Создание отчетов на основе таблиц БД.
Есть два основных способа представления данных из БД для визуального просмотра:
1) в виде таблицы,
2) в виде формы.
В то время как таблицы и запросы позволяют отобразить на экране длинные списки записей, формы дают возможность сосредоточиться на конкретной записи. Они облегчают ввод, редактирование и восприятие информации, могут содержать вспомогательные подписи и элементы оформления.
Форма подобна бланка или карточки. Примерами формы является любой бланк, страницы паспорта, карточка с досье или библиографическая карточка на книгу в библиотеке.
В программе Access принято создавать базу данных сначала в виде таблицы, а позже отражать ее в виде форм.
Переход к формам, кроме лучшей визуализации данных, дает ряд дополнительных возможностей.
Оказывается, что на форме можно удобно расположить:
поля типа OLE с картинками, фотографиями и т.д.;
элементы управления: кнопки, переключатели и т.д.
надписи, заголовки формы, рубрик (а также разрисовать форму или задать фоновый рисунок-заставку: сумерки, глобус, облака и т.п.);
вычислительные поля (это также элементы управления) для отображения результатов вычислений, выполненных на базе имеющихся полей;
закладки (много страничные формы, где поля группируют по содержанию на разных закладках);
подчинены формы и т.д.
Есть несколько способов создания форм, а именно:
автоматически с помощью команды Автоформа;
с помощью мастера форм;
вручную с помощью конструктора форм;
комбинированным способом.
Например, выполнив команду Автоформа/В столбец, получим форму, в которой все поля из таблицы будут расположены в столбец и выровнены по левому краю.
Использование мастера форм позволяет быстро отобрать нужные поля из таблицы для размещения на форме или расположить на одной форме поля из разных таблиц. Для создания стандартных баз данных: адресных книг, телефонных справочников и т.д. - также есть мастера. Достаточно выполнить указания мастера и структура базы данных готова (часто их недостатком является избыточное количество полей).
Начинающим создавать форму вручную не рекомендуется. Сначала следует создать форму командой Автоформа или Мастер форм, а позже сделать изменения в форме с помощью конструктора форм. Такой способ называется комбинированным.
Создание формы с помощью Мастера форм
Мастер форм позволяет сэкономить время и быстро сконструировать достаточно оригинальную форму для записей любой таблицы.
С помощью команды Файл/Открыть откройте базу данных «Ведомость группы», созданную на предыдущем занятии.
В окне базы данных щелкните на кнопке Формы.
В списке форм дважды щелкните на значке Создание формы с помощью мастера.
В списке Таблицы/запросы первого окна мастера, показанного на рис. 8.1., выберите пункт Таблица: Оценки.
Рис. 8.1. Мастер форм
Щелкните на кнопке >>, чтобы добавить в список Выбранные поля все поля таблицы.
Щелкните на кнопке Далее.
В следующем окне диалога выберите для формы стиль Выровненный и щелкните на кнопке Далее.
В списке третьего окна выберите вариант оформления Камень или любой другой понравившийся вам стиль и снова щелкните на кнопке Далее.
В последнем окне мастера щелкните на кнопке Готово, не изменяя никаких параметров. Мастер сгенерирует форму и откроет ее в режиме просмотра данных.
Окно формы содержит названия и области отображения для всех полей таблицы, выбранных в первом окне мастера. В нижней части формы расположены кнопки перемещения по записям, аналогичные кнопкам окна таблицы.
Щелкните несколько раз на кнопке Следующая запись, чтобы добраться до информации о Карпенко Виталии.
Рис. 8.2. Форма для таблицы Оценки
Создание формы с помощью Конструктора форм
Недостатком форм, создаваемых мастером, является то, что они однообразны и не содержат пояснительных надписей. Чтобы приукрасить форму и расположить поля более удобным образом, следует воспользоваться конструктором форм, который позволяет передвигать и масштабировать элементы формы, связывать их с источником данных и настраивать любые другие параметры формы. Давайте создадим с помощью конструктора форму для таблицы Оценки.
В окне базы данных дважды щелкните на значке Создать форму в режиме конструктора. В окне конструктора присутствуют пустая форма с разметочной сеткой, вертикальная и горизонтальная линейки, помогающие позиционировать объекты (рис.10). Неотъемлемым атрибутом конструктора форм является Панель элементов, помогающая добавлять элементы формы. Новую форму необходимо связать с источником данных — таблицей Оценки.
Щелкните в пустой области конструктора и выберите в контекстном меню команду Свойства.
На вкладке Данные окна диалога свойств формы (рис. 8.4.) щелкните на стрелке поля Источник записей.
Любой элемент формы имеет контекстное меню, в котором есть команда Свойства. Выбор такой команды открывает окно свойств, подобное окну свойств формы. Вкладка Макет содержит параметры форматирования объекта. Вкладка Данные — описание источника данных, различные ограничения и условия, накладываемые на данные поля. Вкладка События позволяет писать функции отклика на различные события (например, перемещение мыши на объект). Параметры, не вошедшие в первые три группы, размещаются на вкладке Другие. Вкладка Все обеспечивает одновременный доступ ко всем параметрам.
Рис. 8.3. Конструктор форм
Выберите в раскрывшемся списке пункт Оценки.
Закройте окно свойств. В конструкторе форм появится небольшое окно со списком полей источника записей (таблицы Оценки). Это окно помогает добавлять элементы управления формы. Его можно скрывать или выводить на экран с помощью кнопки Список полей. Сейчас нужно добавить в форму три области ввода для трех полей таблицы.
Поместите указатель на пункт Фамилия окна Оценки, нажмите кнопку мыши и перетащите этот пункт в область формы. Access создаст элемент управления типа поле, а также подпись.
Рис. 8.4.. Окно свойств формы
Проделайте аналогичную операцию для пунктов Высшая математика и Информатика, расположив поля примерно так, как показано на рис.8.5. Любой объект формы можно выделить щелчком мыши, при этом вокруг него появляется габаритная рамка с боковыми и угловыми маркерами масштабирования объекта. В левом верхнем углу объекта появляется большой квадрат, за который можно перетаскивать объект в пределах формы.
Захватите правый боковой маркер поля Фамилия мышью и растяните рамку поля до правого края формы.
Рис. 8.5. Добавление полей
Рис. 8.6. Готовая форма
При необходимости, ухватившись за маркер перемещения мышью, подвигайте поле Фамилия.
Повторите процедуры шагов 8-9 для всех трех полей. Разместите их и настройте подписи в соответствии с рис. 8.6.
Чтобы привести оформление новой формы в соответствие с форматом формы, созданной в предыдущих пунктах, щелкните на кнопке Автоформат панели инструментов.
Выберите в списке открывшегося окна диалога пункт Камень и щелкните на кнопке ОК. Access приведет фон формы, оформление, цвет и шрифт полей в соответствие с выбранным шаблоном.
Щелчком на кнопке Вид перейдите в режим редактирования данных.
Закройте окно формы.
В появившемся окне диалога введите в качестве имени новой формы слово Оценки и щелкните на кнопке ОК.
Элементы управления
При открытии конструктора форм на экране появляется панель элементов (см. рис. 10). Если ее нет, щелкните на кнопке Панель элементов панели инструментов. С помощью кнопок панели элементов в форму можно добавлять различные объекты, типы которых перечислены в табл. 1. Элементы управления форм и отчетов сходны между собой, поэтому такая же панель элементов имеется и в конструкторе отчетов, а все операции, одинаково применимы как к формам, так и к отчетам.
ТАБЛИЦА 1. Элементы управления форм и отчетов
Значок |
Название |
Назначение |
|
Надпись |
Надписи создаются автоматически вместе с элементами типа текстовое поле, поле со списком и т. п. Они разъясняют смысл поля ввода. Дополнительные надписи могут использоваться для заголовков и пояснений |
|
Поле |
Используется для ввода и отображения информации полей таблиц и запросов, а также для вывода результатов вычислений |
|
Группа переключателей |
Группа переключателей ссылается на некоторое поле таблицы. Каждый переключатель группы соответствует определенному целочисленному значению этого поля |
|
Выключатель |
Позволяет вводить информацию типа да/нет. Величине «да» или «истина» соответствует утопленное положение выключателя |
|
Переключатель |
Элемент группы переключателей, в которой может быть отмечен только один из них (его кружок выглядит зачерненным) |
|
Флажок |
Предназначен для представления полей типа да/нет. Отмеченный квадратик соответствует величине «да», а пустой — «нет» |
|
Поле со списком |
Разрешает как непосредственный ввод значения в поле, так и его выбор в раскрывающемся списке предопределенных значений |
|
Список |
Позволяет выбирать данные из набора пунктов и не разрешает непосредственный ввод значений |
|
Кнопка |
Щелчок на такой кнопке выполняет команду, с помощью которой можно перейти в другую форму, переместиться по записям и выполнить многие другие операции |
|
Рисунок |
Рисунок любого графического формата с рамкой |
|
Свободная рамка объекта |
Объект OLE, не связанный ни с каким источником данных |
|
Присоединённая рамка объекта |
Объект OLE, связанный с полем данных таблицы или запроса |
|
Разрыв страниц |
Линия, по которой формируется перевод страницы при выводе формы или отчета на принтер |
|
Набор вкладок |
Позволяет разместить на одном и том же пространстве экрана несколько наборов элементов управления. Удобен в тех случаях, когда элементы легко разделяются на логические группы |
|
Подчинённая форма |
Вставляет в форму (или отчет) область с другой формой (или отчетом), связанной с главной |
|
Линия |
Добавляет прямую линию |
|
Прямоугольник |
Рисует прозрачный или непрозрачный прямоугольник с цветной границей любой толщины |
|
Другие элементы |
Открывает меню с элементами управления, не вошедшими в панель элементов |
Чтобы с помощью панели элементов добавить в форму декоративные объекты, выполните следующие шаги.
Поместите указатель мыши на угол области формы.
Перетащите этот угол вправо вниз, чтобы немного увеличить форму. С помощью команды Правка/Выделить все выделите все элементы формы. Нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, нажатиями клавиш со стрелками передвиньте элементы формы так, чтобы они были отцентрированы относительно новых границ формы. Щелкните на кнопке Прямоугольник панели элементов.
Растяните мышью диагональ прямоугольника, чтобы он окружил все элементы формы. В палитре кнопки цвет линии/границы панели инструментов Форматирование выберите синий цвет.
В палитре кнопки Толщина линии/границы выберите толщину 4 пикселя.
Щелкните на кнопке Рисунок панели элементов. В левом нижнем углу формы растяните рамку рисунка.
Рис. 8.7. Параметры рисунка
В открывшемся окне выбора файла найдите папку, в которую был установлен Office XP (обычно она называется Microsoft Office), раскройте вложенную в нее папку Office10\Broadcast, выберите файл NS_logo.gif и щелкните на кнопке ОК. (Вместо этого файла можете вставить любой другой не слишком большой рисунок.)
По умолчанию рисунки вставляются в форму в режиме урезания рисунка рамкой элемента. Чтобы изменить режим размещения, выполните следующие действия.
Щелкните на рисунке правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Свойства.
В списке Установка размеров вкладки Макет открывшегося окна параметров выберите пункт Вписать в рамку. Теперь рисунок будет растягиваться и сжиматься вместе с рамкой элемента, подстраиваясь под ее размеры.
Закройте окно параметров.
Заголовок и примечание
До сих пор мы имели дело с формами, в которых одновременно отображалась только одна запись. Однако параметры формы можно настроить так, чтобы в ее окне демонстрировался длинный список одинаковых форм, содержащих данные разных записей таблицы. Чтобы включить этот режим, выполните следующие действия.
В конструкторе формы Оценки щелкните на свободном пространстве правой кнопкой мыши.
Выберите в контекстном меню команду Свойства, чтобы открыть окно свойств формы, показанное на рис. 8.8.
Рис. 8.8. Параметры форматирования формы
В списке Режим по умолчанию вкладки Макет выберите пункт Ленточная форма.
Закройте окно параметров.
В подобных ленточных формах для размещения заголовков и пояснительных надписей удобно пользоваться дополнительными разделами — заголовком и примечанием формы, которые остаются на месте при прокручивании ленточной формы. Чтобы добавить эти разделы, сделайте следующее.
Выберите команду Вид/Заголовок/примечание формы, в окне конструктора формы появятся дополнительные области, показанные на рис. 8.9.
Щелкните на кнопке Надпись панели элементов.
Растяните мышью прямоугольник в разделе Заголовок формы.
Введите текст Оценки группы.
Нажмите клавишу Esc, чтобы выйти из режима редактирования текста, но оставить надпись выделенной.
В списке Размер панели инструментов Форматирование выберите число 22.
Щелкните на кнопке По центру.
Поместите указатель на верхний край полосы Область данных и, нажав кнопку мыши, перетащите ее вверх, уменьшив область заголовка до необходимых размеров.
Рис. 8.9. Добавление заголовка и примечания
Перетащите нижний край формы вверх, уменьшив ее по высоте.
Щелкните на кнопке Вид.
Создание отчетов
В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер.
Поэтому в отчетах данные форматируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки.
Рассмотрим принципы создания отчетов. Отчеты предназначены для оформления нужных данных из БД согласно требованиям стандартов или заказчика и вывод их на бумагу.
Есть такие средства создания отчетов:
1) конструктор (не для начинающих);
2) мастер отчетов;
3) автоотчёты.
Как и в случае форм оптимальным является комбинированный способ: отчет создают с помощью мастера отчета, а позже дооформляют вручную с помощью конструктора.
Отчет состоит из нескольких частей (элементов, не все они являются обязательными), которые создает конструктор, а именно:
заголовок отчета;
заголовок (повторяется на всех страницах);
название группы (если записи группируются);
область данных;
нижний колонтитул (повторяется на всех страницах);
примечания.
С помощью элементов управления в отчет можно добавлять рисунки, диаграммы, другие объекты. В колонтитуле можно поместить любую вычислительную функцию базы данных, например, для вставки дат, номеров страниц и т.д. Данные изменять в отчете нельзя.
Мастер отчетов
Чтобы облегчить работу пользователя, в Access имеется специальный мастер, который при недостатке времени позволяет быстро создавать довольно привлекательные отчеты. Создадим с помощью мастера отчет «Контактная информация о курсантах».
В окне базы данных щелкните на кнопке Отчеты.
Дважды щелкните на значке Создание отчета с помощью мастера.
В отчет нужно добавить как информацию о курсантах, так и их оценки по различным дисциплинам. В первом окне мастера, показанном на рис. 8.10., нужно указать все поля, включаемые в отчет.
Рис. 8.10. Выбор полей для отчета
В раскрывающемся списке Таблицы и запросы первого окна мастера отчета выберите таблицу Телефоны.
В списке Доступные поля выделите поле Фамилия.
Щелчком на кнопке > переместите выбранное поле в список Выбранные поля.
Повторяя шаги 4 и 5, добавьте в список Выбранные поля Имя, Телефон и Тип телефона.
Выберите в списке Таблицы и запросы таблицу Адреса.
Переместите в список Выбранные поля Город и Улица, добавив их к полям таблицы Телефоны.
Щелкните на кнопке Далее.
Во втором окне мастера можно выбрать способ расположения данных — упорядоченные по записям таблицы Телефоны, а затем уже по записям таблицы Адреса, или наоборот. Схема группировки отображается в правой части окна диалога.
Рис. 8.11. Пятое окно мастера отчетов
Оставьте вариант Телефоны и щелкните на кнопке Далее.
В следующем окне не назначайте дополнительной группировки. Просто щелкните на кнопке Далее.
Четвертое окно мастера отчета позволяет задать порядок сортировки записей. Выберите в списке 1 пункт Фамилия и щелкните на кнопке Далее.
Следующее окно, показанное на рис. 8.11., позволяет выбрать способ расположения полей и ориентацию страницы.
Рис. 8.12. Фрагмент отчета, сгенерированного мастером
Выберите положение переключателя Структура 1.
Затем щелкните на кнопке Далее.
В следующем окне мастера выберите вариант оформления Строгий и щелкните на кнопке Далее.
Введите в качестве заголовка текст Контактная информация и щелкните на кнопке Готово.
Мастер сформирует отчет и откроет его в отдельном окне в режиме предварительного просмотра (рис. 8.12.).