2.4.А Поточне діловодство й архіви

Архіви губернських правлінь, казенних і судових палат зростали швидкими темпами не лише за рахунок документів ліквідованих установ, а й в результаті організації власного діловодства. Ро­сійські бюрократичні порядки, регламентація канцелярської служби сприяли зростанню документообігу. В XIX ст. поточне діловодство канцелярій було відокремлене від архівів. Канце­лярії впорядковували документи, формували справи, надавали їм заголовки, наприклад: "Дело, состоящее из регистров бумагам, отправленньїм в Санкт-Петербург для доклада Г. генерал-губер­ натору. Начато 18 марта 1843 г."8 В кінці кожного року на закін­чені справи складали описи, в яких зазначали порядкові номери, дати початку і закінчення справи, зміст та кількість аркушів у кожній справі. "Решенньїе дела", непотрібні для поточних справ, канцелярії передавали до архівів за описом. В архіві справи збе­рігали у в'язках, у шафах, на полицях. На обкладинці справи проставляли номери шафи, полиці, в'язки. Наприклад, "Дело обучреждении в Києве Временной комиссии для разбора Архива разньїх присутственньїх мест й монастьірей тут й о мерах к открьітию действий ея. Начато ЗО апреля 1843 г. - кончилось 12 октября 1844 г. По судной части на 547 листах" зберігалося в архіві у в'язці 16, на 4 полиці, в 113 шафі9.

В архівах, переповнених старими справами, документи збе­рігалися без належного порядку. "Сбитьіе в кучу дела,... истлев-шие й подгнившие от сьірости, ни в какую опись не занесен-ньіе", - з таким порядкуванням зіткнувся дослідник О. Андрі-євський в архіві Київського губернського правління 1881 р.¹⁰ Обсяг матеріалів колишньої Малоросійської колегії, які збері­галися при Чернігівському губернському правлінні, був невідомий. Чернігівський губернатор у листі до ректора Харків­ського університету повідомляв лише приблизну вагу згаданих документів - 150 пудів¹¹.

Установи, яким належали архіви, нерідко позбавлялися непо­трібних для довідок документів шляхом передання їх до інших установ або прямого знищення.

Для знищення старих архівних справ створювали спеціальні комісії, які узгоджували питання з вищими установами. 1861 р. Проскурівський повітовий суд звертався до Подільського гу­бернського правління з проханням розглянути питання про старі справи (з 1803 р.), які зберігалися "без всякой надобности... й уве-/Іичивали только архив"¹². Подільське губернське правління порушувало перед київським, подільським і волинським гене­рал-губернатором питання про запровадження в Подільській губернії "особьіх" комісій для розбирання старих непотрібних ;Ірхівних справ у повітових судах цієї губернії і визначення, які :І них підлягають знищенню. У лютому 1861 р. комісія, створена для розбирання архіву Балтського земського суду, склала опис старих справ з 1795 до 1834 р., які підлягали знищенню. Відомі факти стихійного знищування документів. Так, у кінці XIX ст. у м. Черкасах Київської губернії на базарах продавався весь архів Кременчуцького нижнього земського суду зі справами останньої чперті XVIII - першої чверті XIX ст.

Архівне законодавствоі відомчі архіви

На розвиток архівів в Україні у XIX ст. суттєво впливала загальна постановка архівної справи в Російській імперії. Укази, розпоряд­ження, накази і постанови різних відомств стосувалися усіх сторін архівної справи: концентрації архівного матеріалу, розбиранню і впорядкуванню архівних фондів, правил знищення старих архівних справ, зберігання архівних документів.

За указом 1798 р. всі закінчені в різних місцевих інстанціях судові справи в кожній губернії здавалися до архіву губернської а/дової палати. Указ 1800 р. вимагав "решенньїе дела" адміні­стративного характеру передавати до архіву губернського прав-піння, а фінансово-економічні справи зосереджувати у казенній палаті.

Циркуляри та інструкції Міністерства внутрішніх справ пе­редбачали впорядкування архівів судових місць, канцелярій прокурорів і стряпчих (1850 ), щорічний перегляд справ, яки минуло десять років, та перевірку архівів раз на рік (1852). Пере­гляд справ мала проводити комісія, утворена з дозволу вищої вла­ди. З 1867 р. такі комісії встановлювалися губернською владою.

Циркуляром від 9 грудня 1852 р. Міністерство внутрішніх справ запровадило "Росписание тех родов архивньїх дел, кото-рьіе не должньї подлежать уничтожению по губернским прав­ленням й уездньїм присутственньїм местам", яке передбачало 23 категорії таких справ. Встановлювалися відповідні категорії для міських дум та квартирних комісій.

Не залишилися поза увагою уряду архіви ліквідованих уста­нов. Так, після ліквідації управління новоросійського і бесса­рабського генерал-губернатора (січень 1874 р.) вирішувалося питання про влаштування архіву цієї канцелярії і було асигно­вано суму понад 3 тис. карбованців на утримання цього архіву, виплату коштів службовцям архіву.

Військове міністерство розробило Правила передавання за­кінчених справ до архівів військових канцелярій. Всі справи і книги поточного діловодства було розділено на три категорії ("разрядьі"), відповідно до яких після закінчення справи доку­менти призначалися для знищення або для зберігання в ар­хівах¹³ . Справи, призначені для зберігання в архівах, поділилися на дві групи: справи, які зберігалися певний строк (1,3,5,10,35, 40 років) та справи, які необхідно "хранить всегда", "хранить вечно". До категорії "хранить всегда" належали "описи делам й книгам, хранящимся в архиве".

Упорядкуванням архівів духовного відомства з середини XVIII ст. опікувався Святійший Синод. 1865 р. було створено комісію для розбирання справ Синодального архіву. Крім справ власне цього архіву, комісія приділяла увагу архівам консис­торським. У грудні 1868 р. комісія дійшла висновку, що архівні справи не можуть розглядатися як потрібні чи не потрібні, вка­завши на їх цінність як писемних пам'яток, що дають багатий матеріал для статистики, історії, юридичної науки. Указом 1869 р. Святійший Синод заборонив єпархіальній владі знищувати ста­рі архівні справи і передбачив заходи щодо упорядкування ар­хівів духовного відомства.

У відповідності з указом Святійшого Синоду, Церковно-іс­торичне і археологічне товариство при Київській духовній ака­демії 1898 р. створило комісію для розбору і опису справ Київської духовної консисторії. Протягом року комісія ретельно пе­реглянула архів, виділила всі справи XVIII ст. і перших трьох років XIX ст. (адміністративні й судові), а також книги указів, описи монастирів і церков, прибутково-видаткові книги, клірові, сповідні і метричні книги 1731-1803рр. Комісія відзначила від­сутність у консисторському архіві загальних описів справ і книг ;Іа XVIII ст. Для успішного розбирання та впорядкування ар­хівних документів комісія рекомендувала передати справи і кни­га старого консисторського архіву до 1803 р. включно "без отчу-ждения их от консистории"¹⁴.

1873 р. при Міністерстві народної освіти було створено "особ­ливу" комісію з представників різних відомств під головуван­ням сенатора М. Калачова для обговорення питання про влаш­тування архівів і зберігання в них документів. З цією метою зби­ралися дані про стан архівів усіх відомств. Департамент загальних справ Міністерства внутрішніх справ розіслав "вопросньїе нунктьі", для з'ясування питання приміщень архівів, співробіт­ників, кількості справ і хронології, способів зберігання, систе­матизації документів, наявності опису справ, існування фактів :Інищення і передання архівних матеріалів¹⁵.

Наприкінці XIX - на початку XX ст. на пропозиції істориків та архівістів уряд визнав за необхідне провести реорганізацію архівної справи.