Лабораторная работа №10. Обработка данных – сортировка, поиск, фильтрация.

1. Откройте базу данных и таблицу СЛЕДОВАТЕЛЬ.

2. Используя кнопку Найти просмотрите всех следователей, которые работают в Ленинском РУВД.

3. Упорядочьте в алфавитном порядке данные в поле ФИО, затем в поле РУВД.

4. Используя фильтр по выделенному просмотрите данные о следователях, фамилии которых начинаются на определенную букву, например на букву "М". Затем отмените фильтрацию.

5. Используя обычный фильтр, т.е.нажав на кнопку Изменить фильтр в режиме таблицы СЛЕДОВАТЕЛЬ, в поле звание из раскрывающегося списка выберите "капитан". Затем нажмите закладку ИЛИ и в поле Звание выберите "майор". Просмотрите результат. Отмените фильтр. Аналогично просмотрите всех следователей лейтенантов, которые служат в Заволжском РУВД.

6. Откройте таблицу ЛИЧНЫЕ ДАННЫЕ. Используя расширенный фильтр просмотрите всех следователей, возраст которых меньше 25 лет и, которые имеют 2 и более детей. Коды этих следователей упорядочьте в порядке убывания. Сохраните результат этого фильтра, как запрос с именем "Молодые многодетные родители".

7. Откройте форму СЛЕДОВАТЕЛЬ. Используя расширенный фильтр, выполните отбор данных о следователях капитанах Засвияжского РУВД , отсортируйте Ф.И.О. в алфавитном порядке.

Основы разработки запросов.

Одним из основных инструментов обработки данных в СУБД являются запросы. В Access имеется удобное для пользователя графическое средство формирования запроса по образцу – QBE (Query By Example), с помощью которого легко может быть построен сложный запрос.

Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисления и получить результат в виде таблицы. Через запрос можно производить обновление данных в таблицах, добавление и удаление записей.

Запрос на выборку.

Выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом его является таблица, которая существует до закрытия запроса. Этот запрос является основой всех запросов. Разработка запроса производится в режиме Конструктора запросов.

Для создания запроса нужно выполнить следующие команды: Запрос/Создать/Новый запрос/Конструктор.

В окне Добавление таблицы выбираются нужные таблицы для построения запроса, затем нужно нажать Закрыть и появляется окно конструктора запросов рис. 8

Рис 8. Окно конструктора запросов

Окно конструктора запросов разделено на две панели. Верхняя панель содержит схему данных запроса, которая включает выбранные таблицы. Нижняя панель является бланком запроса по образцу, который нужно заполнить. Каждый столбец бланка относится к одному полю, с которым нужно работать в запросе. При заполнении бланка запроса необходимо:

• в строку Поле включить имена полей, используемых в запросе,

• в строку Вывод на экран отметить поля, которые будут включены в результирующую таблицу,

• в строку Условие отбора задать условия отбора записей,

• в строку Сортировка выбрать порядок сортировки записей.

Для включения нужных полей из таблиц в соответствующие столбцы запроса можно использовать следующие приемы:

1. в первой строке бланка запроса щелчком мыши вызвать появление кнопки списка и выбрать нужное поле,

2. перетащить нужное поле из списка полей таблицы в схеме данных запроса в первую строку бланка запроса,

3. в списке полей каждой таблицы стоит символ *, который означает "все поля таблицы", этот пункт выбирается, если необходимо включить все поля таблицы.

Для удаления поля в бланке запроса, нужно выделить удаляемый столбец и нажать Del или Правка/удалить столбец.

В Условии отбора можно использовать следующие операторы: =, <, >, < > (не равно), And, Or, Not, In, Like, Between.

Если выражение в условии отбора не содержит оператора, то по умолчанию используется оператор =.

Текстовые значения в выражении вводятся в кавычках, если они содержат пробелы или знаки препинания, в противном случае кавычки можно не вводить, они добавятся автоматически.

Оператор Between позволяет задать интервал для числового значения, например для поля Выслуга выбрать Between 2 And 5.

Оператор In позволяет выполнить проверку на равенство любому значению из списка, который задается в круглых скобках, например In ( "Заволжское", "Ленинское", "Железнодорожное").

Оператор Like позволяет использовать образцы, использующие символы шаблона, при поиске в текстовых полях. Например, Like "Иванов".

В строке условие отбора можно предложить пользователю самому ввести искомое значение. Текст приглашения заключается в квадратные кавычки.

Использование групповых операций в запросах.

Групповые операции позволяют выделить группы записей с одинаковыми значениями в указанных полях и использовать для других полей этих групп определенную статистическую функцию. Некоторые из этих статистических функций:

• Sum – сумма значений некоторого поля для группы,

• Avg – среднее от всех значений в группе,

• Max, Min – максимальное, минимальное значение поля в группе,

• Count – число значений поля в группе, без учета пустых значений.

Результат запроса с использованием групповых операций содержит по одной записи для каждой группы. В запрос включаются поля, по которым производится группировка, и поля, для которых выполняются групповые функции.

Чтобы в бланк запроса добавить строку Групповая операция нужно выполнить команду Вид/Групповые операции или нажать кнопку .