3.7 Документальное оформление материалов аудита операций по движению товаров

В конце аудита руководитель аудиторской организации еще раз просмотрел все рабочие документы, чтобы проверить качество исполнения той части про­цедур, которая выполнялась его ассистентами, а также удостоверить­ся, что аудит соответствует установленным стандартам.

После проведения всех необходимых процедур аудитор оценил полноту и качество исполнения всех пунктов программы аудиторской проверки. Важной частью этого этапа проверки является оценка фактической величины уровня существенности. В ходе проведения аудиторской проверки не было выявлено существенных нарушений и отклонений.

Далее аудиторской организацией была подготовлена и представлена письменная информация (отчет) руководству ГП “Беларусьторг” по результатам проведения аудита.

Цель письменной информации — довести до руководства про­веряемого субъекта сведения о недостатках в учетных записях, бухгалтерском учете и систему внутреннего контроля, которые могут привести к существен­ным ошибкам в бухгалтерской отчетности, и в порядке внесения конструктивных предложений по совершенствованию систем бух­галтерского учета отгрузки и реализации готовой продукции и внутреннего контроля экономического субъекта.

В ходе аудита все действия аудиторов направлены на достижение главной цели аудиторской проверки – формирование объективного мнения о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта. Это мнение и составляет содержание аудиторского заключения.

Аудиторское заключение – это документ с юридическим статусом для всех юридических и физических лиц, органов государственной власти и управления, органов местного самоуправления и судебных органов. Заключение аудиторской организации (аудитора) по результатам проверки, проведенной по решению органов дознания, приравнивается к заключению экспертизы, назначенной в соответствии с процессуальным законодательством РБ.

Аудиторское заключение по результатам аудиторской проверки ГП “Беларусьторг” (приложение С) было составлено на русском языке, стоимостные показатели в нем выражены в валюте Республики Беларусь (белорусских рублях). Аудиторское заключение было составлено в двух экземплярах и состоит из двух частей – аналитической и вводной.

Аналитическая часть представляет собой отчет аудиторской организации ГП “Беларусьторг” об общих результатах проверки состояния внутреннего контроля, бухгалтерского учета и отчетности, а также соблюдения организацией законодательства при совершении финансово-хозяйственных операций. Также указано, что ходе аудита были выполнены аудиторские процедуры для получения аудиторских доказательств, подтверждающих значения и раскрытия информации в бухгалтерской (финансовой) отчетности. Отбор аудиторских процедур осуществлялся на основании профессионального суждения с учетом оценки риска существенного искажения бухгалтерской (финансовой) отчетности в результате ошибок или недобросовестных действий. При оценке риска существенного искажения бухгалтерской (финансовой) отчетности рассматривалась система внутреннего контроля ГП “Беларусьторг” с целью планирования дальнейших аудиторских процедур в зависимости от оцененных рисков, а не для выражения мнения относительно эффективности функционирования этой системы. Аудит также включал оценку правомерности применяемой учетной политики, обоснованности оценочных значений и общего представления бухгалтерской (финансовой) отчетности. В ходе аудита нами были получены достаточные и надлежащие аудиторские доказательства, которые могут являться основанием для выражения аудиторского мнения.

Итоговая часть представляет собой мнение аудиторской организации (аудитора) о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта. По мнению аудиторской организации, бухгалтерская (финансовая) отчетность ГП “Беларусьторг”, сформированная в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь по бухгалтерскому учету и отчетности, достоверно во всех существенных аспектах отражает финансовое положение ГП “Беларусьторг” на 1 января 2012 г. и результаты ее финансово-хозяйственной деятельности за 2011 г., при этом совершенные ГП “Беларусьторг” финансовые (хозяйственные) операции соответствуют законодательству.

К аудиторскому заключению приложена установленная законодательством бухгалтерская отчетность ГП “Беларусьторг”, в отношении которой проводился аудит.

Аудиторское заключения подписано руководителем аудиторской организации, проводившей проверку, и заверено печатями.

В ходе аудиторской проверки учета товарных операций существенных нарушений в установленном порядке ведения бухгалтерского выявлено не было, что нашло отражение в аудиторском заключении.

После проведения аудиторской проверки аудиторская организация составила безусловно положительное заключение так как были выполнены следующие условия:

1) аудитор получил необходимую информацию и объяснения, и они являются реальным отображением состояния дел в организации;

2) данные достоверны по всем существенным вопросам;

3) финансовая отчетность отвечает принятой в организации системе бухгалтерского учета, которая, в свою очередь, отвечает требованиям действующего законодательства Республики Беларусь;

4) финансовая отчетность составлена на основании правильных учетных данных и лишена существенных отклонений от нормативных положений;

5) финансовая отчетность составлена согласно Закону Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности" и Положений бухгалтерского учета.

Оценив состояние внутреннего контроля в ГП “Беларусьторг” можно предложить следующие направления совершенствования его организации и проведения:

1) разработать и приложить к Положению об учетной политике организации график документооборота;

2) детализировать программу внутрихозяйственного контроля по группам и подгруппам ценностей;

3) сформировать службу внутреннего аудита и постоянно действующую инвентаризационную комиссию;

4) разработать и утвердить должностные инструкции службы внутреннего контроля;

5) проводить не только плановую, но и внезапную инвентаризацию товарно-материальных ценностей.

В результате система внутреннего контроля в ГП “Беларусьторг” станет полностью надежной, что поспособствует недопущению возникновения ошибок и несоответствий при ведении бухгалтерского учета и одновременно сократит время и трудоемкость проведения аудита в организации, что снизит ее затраты на проведение аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Повышенное внимание собственников экономических субъектов к формированию системы внутреннего контроля объясняется ростом в настоящее время конкуренции на рынке сбыта товаров, успешно противостоять которой экономический субъект может, лишь имея достаточно совершенную систему управления, неотъемлемой частью которой является внутренний аудит и контроль.

Создание эффективной системы внутреннего контроля позволит экономическому субъекту:

1. на выгодных условиях привлекать инвестиции путем повышения качества бухгалтерской (финансовой) отчетности;

2. качественно управлять использованием материальных и трудовых ресурсов и проводить рациональную ценовую политику;

3. со стороны собственников осуществлять контроль за деятельностью экономистов на соответствие его действий целям бизнеса, а экономисту иметь системную, относительно независимую информацию о работе экономического субъекта.

Что касается инвестиций, то невозможно, как показывает международная практика, получить на льготных основаниях кредиты в международных и транснациональных банках и фондах без наличия системы внутреннего контроля, соответствующей международным требованиям.

Если говорить о совершенствовании системы управления, система внутреннего контроля, путем выявления резервов повышения эффективности использования материальных и трудовых ресурсов и выработки рекомендаций по их реализации, стимулирует разработку и внедрение мероприятий по снижению себестоимости реализуемых товаров, то есть повышает финансовую устойчивость экономического субъекта и его конкурентоспособность.

Усиление внутренних контрольных функций позволяет собственникам экономического субъекта своевременно принимать меры по дальнейшему развитию бизнеса в направлении достижения намеченных целей, а экономистам своевременно выявлять зоны повышенного экономического риска и квалифицированно управлять ими.

В качестве мероприятий по совершенствованию организации и проведения внутреннего контроля в ГП “Беларусьторг” можно предложить следующие:

1. в должностных инструкциях необходимо предусмотреть следующее условие: выполнение контрольных функций каждого субъекта должно быть подконтрольно на предмет качества другому субъекту внутреннего контроля без какого бы то ни было дублирования. Их деятельность должна контролироваться собственниками организации посредством услуг независимых экспертов различного профиля, в том числе внешних аудиторов;

2. сосредоточение первичного контроля в одних руках может привести к недостоверному учету в интересах данного лица, поэтому права первичного контроля не должно быть сконцентрировано в руках только главного бухгалтера ГП “Беларусьторг”:

3. со временем даже самые прогрессивные методы управления устаревают. Система внутреннего контроля должна быть построена таким образом, чтобы можно было гибко ее «настраивать» на решение новых задач, возникающих в результате изменения внутренних и внешних условий функционирования организации, и обеспечить возможность ее расширения и модернизации:

4. каждая отдельная контрольная функция должна быть закреплена только за одним центром ответственности. Например, контроль за отгрузкой и реализацией товаров должен быть возложен только на кладовщика, а контроль за правильностью и своевременность предоставления материального и товарного отчетов кладовщика должен быть возложен только на бухгалтера;

5. необходимо разработать положения о финансовой, инновационной, снабженческой, сбытовой, инвестиционной и кадровой политике, что позволит осуществлять предварительный, текущий и последующий контроль всех аспектов функционирования организации;

6. необходимо разработать положение об организационной структуре организации, в котором должны быть описаны все организационные звенья с указанием административной, функциональной, методической подчиненности, направления их деятельности, функции, которые они выполняют, установлен регламент их взаимоотношений, права и ответственность, показано распределение ресурсов, продуктов, функций управления по этим звеньям

7. необходимо разработать план документации и документооборота и приложить его к Положению об учетной политике ГП “Беларусьторг”;

8. детализировать программу внутрихозяйственного контроля по группам и подгруппам ценностей;

9. сформировать службу внутреннего аудита и постоянно действующую инвентаризационную комиссию;

10. разработать и утвердить должностные инструкции службы внутреннего контроля;

11. проводить не только плановую, но и внезапную инвентаризацию в целях обеспечения гарантий, что запасы не смогут быть использованы или перемещены без должного отражения в учете;

12. в организации возможны хищения, так как склад оснащен сигнализацией, но не охраняется. Поэтому рекомендуется ввести в штат охрану;

13. в ГП “Беларусьторг” всего один кладовщик, что затрудняет быстрый отпуск товаров, так как кладовщик занимается еще и приемкой товаров. В бухгалтерии используется оперативно-бухгалтерский метод учета товаров, а у кладовщика нет компьютера, что создает большие затруднения, так как кладовщик составляет и товарный, и материальный отчет, а, следовательно, на него возложено много обязанностей, что в свою очередь замедляет процесс подачи информации в бухгалтерию. Таким образом, в организацию целесообразно ввести еще одного кладовщика, что ускорит процесс приемки и отгрузки товаров и сократит время предоставления отчетности в бухгалтерию;

14. в связи с увеличением дебиторской задолженности покупателей товаров, необходимо осуществить следующие процедуры:

1. осуществление проверки платежеспособности и надежности покупателей перед отгрузкой товаров;

2. обсуждение и принятие решения аппаратом управления организацией об установлении лимита отпуска реализуемых товаров новым покупателям;

3. осуществление отгрузки постоянным покупателям после оплаты или осуществления взаиморасчетов за полученные товары, или осуществление последующих поставок в пределах лимита, установленного аппаратом управления организации.

Подводя итоги, следует сказать, что реализуя все вышепредложенные рекомендации и организовав эффективную систему внутрихозяйственного контроля позволят ГП “Беларусьторг”:

1. обеспечить эффективное функционирование, устойчивость и максимальное развитие в условиях конкуренции;

2. сохранить и эффективно использовать ресурсы и возможности;

3. своевременно выявлять и минимизировать коммерческие, финансовые и внутрифирменные риски в управлении организацией;

4. сформировать адекватную современным перманентно меняющимся условиям хозяйствования систему информационного обеспечения всех уровней управления, позволяющую своевременно адаптировать функционирование организации к изменениям во внутренней и внешней среде.