4. Текстовый процессор ms Word.

Текстовый процессор MS Word является лидером программных средств данного класса. Это объясняется, прежде всего, универсальностью использования (диапазон областей применения — от подготовки простейших текстов и исходных кодов про грамм до создания веб-сайтов или типографских макетов печатной продукции), локализацией пользовательского интерфейса.

Базовой концепцией текстовых процессоров семейства MS Word является использование шаблонов для создания документов. Таким образом, любой документ MS Word создан на основе какого-то определенного шаблона. Сам шаблон следует рассматривать как «библиотеку» средств, доступных всем документам, создаваемым на его основе. К этим средствам относятся:

• стили (именованные форматы), используемые для форматирования текстового документа;

• макросы для автоматизации выполнения операций обработки данных;

• элементы автотекста/автозамены, используемые для вставки фрагментов текстового документа;

• компоненты пользовательского интерфейса (панели инструментов и «горячие» клавиши, используемые для ускоренного выполнения операций обработки текстовых документов).

В составе программного продукта MS Word содержатся некоторые файлы шаблонов, имеющие расширение .dot: новый документ (Normal. dot) — обеспечивает создание нового текстового документа; XML-документ; веб-документ и др.

При работе с текстовым документом можно подключать дру- I иг шаблоны, расширяя набор доступных для работы с докумен- I им средств, а также вносить изменения в шаблон, сохранить как шаблон созданные пользователем документы.

И зависимости от назначения нового документа выбирается соответствующий этому шаблон. Если выбран шаблон Новый документ, то текстовый документ сохраняется как файл с расширением doc.

Сохранение файла в MS Word производится по команде Файл, Сохранить как. Открывается окно Сохранение документа, указывается имя файла, место сохранения, тип файла.

Режимы работы с документами. MS Word поддерживает несколько режимов работы с текстовыми документами. С помо­щью команды Вид происходит выбор режима:

• Обычный — режим чернового набора текста, без возмож­ностей форматирования большинства компонентов тексто­вого документа;

• Веб-документ — работа с электронным документом и его форматирование;

• Разметка страницы — форматирование всех компонентой текстового документа, окончательная подготовка к печати документа;

• Структура — структурное представление документа для работы с масштабными документами и их структурными час тями, планирование структуры документа, построение оглав лений и указателей и др.;

• Чтение — режим для просмотра и редактирования тексто вого документа в его приближении к печатному виду;

• Схема документа — выводит стилевые заголовки структур ных частей текстового документа в отдельном окне, это оглав ление используется для быстрой навигации в документе (режим гиперссылок).

Тема 8. Электронные таблицы (электронная таблица, рабочая книга, рабочий лист, именованный блок, адресация ячеек, форматирование, стили, формулы, функции, диагностика ошибок, итоговые таблицы, объединение и связывание нескольких электронных таблиц, виды диаграмм, элементы диаграмм, ряды данных, вспомогательные оси в диаграммах, списки).

1. Электронная таблица – это электронная матрица, разделенная на строки и столбцы, на пересечении которых образуются ячейки с уникальными именами. Ячейки являются основным элементом электронной таблицы, в которые могут вводиться данные и на которые можно ссылаться по именам ячеек. К данным относятся: числа, даты, время суток, текст или символьные данные и формулы.

К обработке данных относится:

 проведение различных вычислений с помощью формул и функций, встроенных в редактор;

 построение диаграмм;

 обработка данных в списках (Сортировка, Автофильтр, Расширенный фильтр, Форма, Итоги, Сводная таблица);

 решение задач оптимизации (Подбор параметра, Поиск решения, Сценарии "что - если" и другие задачи);

 статистическая обработка данных, анализ и прогнозирование (инструменты анализа из надстройки "Пакет анализа").

2. Рабочие книги - это файлы MS Excel, которые могут содержать один или несколько рабочих листов (в версии 7’0 по умолчанию в новой рабочей книге создается 16 рабочих листов). Такие файлы имеют расширение - xls. Рабочие книги представляют собой электронный эквивалент папки-скоросшивателя, «складывающей» документы. Количество рабочих листов в книге может регулировать пользователь. В рабочие книги можно дополнительно «подшивать» диаграммы, сводные таблицы, различные отчеты и т.п.

3. Рабочий лист - это собственно электронная таблица, основной тип документа, используемый в Excel для хранения и манипулирования данными. Он состоит из ячеек, организованных в столбцы и строки, и всегда является частью рабочей книги. Рабочий лист электронной книги состоит из ячеек, каждая из которых имеет свой адрес: сочетание имени столбца и строки. Столбцы идентифицируются буквами латинского алфавита (А, B, C, D…), а строки – арабскими цифрами (1,2,3…). Ячейка, в которой находится курсор, считается активной, то есть предназначенной для ввода данных. Например, адрес F10 говорит о том, что вводимая информация при активной ячейке F10 попадет именно в эту ячейку, а содержимое этой ячейки отразится в строке формул. Рабочие листы могут быть переименованы, чтобы лучше отражать смысловое содержание решаемой задачи.

4. Именованный блок. Ячейка – область, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы, имеющая свой уникальный адрес. В электронных таблицах можно работать как с отдельными ячейками, так и с группами ячеек, которые образуют блок. Блок ячеек – группа смежных ячеек, определяемая с помощью адреса. Адрес блока ячеек задается указанием ссылок первой и последней его ячеек, между которыми ставится разделительный символ – двоеточие. Если блок имеет вид прямоугольника, то его адрес задается адресами левой верхней и правой нижней ячеек, входящих в блок. Блок используемых ячеек может быть указан двумя путями: либо заданием с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек блока, либо выделением соответствующей части таблицы при помощи левой клавиши мыши. Пример задания адресов ячейки и блоков в электронной таблице:

 адрес ячейки, находящейся на пересечении столбца F и строки 9, выражается ссылкой F9;

 адрес блока, образованного в виде части строки 1 - B1:E1;

 адрес блока, образованного в виде столбца C - C1:C21;

 адрес блока, образованного в виде прямоугольника - A3:G10.

5. Адресация ячеек. Адрес ячейки определяется именем (номером) столбца и именем (номером) строки, на пересечении которых находится ячейка, например А10. Ссылка – указание адреса ячейки. Для того, чтобы дать имя ячейке самому, наведите на неё курсор. Выберите меню Вставка -> Имя -> Присвоить. Появится диалоговое окно, куда надо ввести имя и нажать кнопочку OK.

6. Форматирование. Данные в Excel выводятся на экран в определенном формате. По умолчанию информация выводиться в формате Общий. Можно изменить формат представления информации в выделенных ячейках. Для этого выполните команду Формат | Ячейки. Появится окно диалога “Формат ячеек”, в котором нужно выбрать вкладку “Число “

В левой части окна диалога “Формат ячеек” в списке Числовые форматы приведены названия всех используемых в Excel форматов (см. рис.). Для формата каждой категории приводится список его кодов. На рис. из списка Числовые форматы выбрана строка (все форматы). В правом окне Тип вы можете просмотреть все форматные коды, которые используются для представления на экране информации.

Для представления данных вы можете использовать встроенные форматные коды Excel или ввести свой (пользовательский) код формата. Для ввода форматного кода выберите строку (все форматы) и введите символы форматного кода в поле ввода Тип.

Любая последовательность введенных в ячейку символов, которая не может быть интерпретирована Excel как число, формула, дата, время дня, логическое значение или значение ошибки, интерпретируется как текст. Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю.

Чтобы ввести текст, выделите ячейку и наберите текст с клавиатуры. Ячейка может вмещать до 255 символов. Вы можете форматировать отдельные символы или фрагменты текста в ячейке. Вы можете вводить текст в формулах, диаграммах, текстовых окнах.

Для форматирование расположения текста в ячейке используется закладка Выравнивание в диалоговом окне Формат ячеек.

Здесь Вы можете расположить текст для чтения снизу-вверх, сверху-вниз, выровнять по правому, левому, нижнему или верхнему краю ячейки, можно переносить слова текста в пределах ячейки.

С помощью остальных закладок Вы можете отформатировать шрифт, параметры рамки вокруг ячейки, способы заливки ячейки различным цветом, включить или снять защиту с ячейки.

Форматирование в Excel включает в себя решение следующих вопросов: изменение шрифта, размеров, начертания и цвета символов; выравнивание и изменение ориентации текста и чисел в ячейках; форматирование чисел, дат и времени; форматирование строк и столбцов; создание и использование пользовательских форматов; условное форматирование; защита ячеек, листов и рабочих книг; использование стилей при форматировании; применение автоформатов.

7. Стили. Одним из способов упорядочения данных является введение стиля. Вы вводите телефонные номера — один стиль, заполняете таблицу продаж — другой стиль, вводите данные в телефонно-адресную книгу — третий стиль. После этого для изменения представления данных достаточно только изменить нужный стиль и данные, отображаемые этим стилем, изменятся автоматически.

В понятие стиля входят формат представления чисел, тип и размер шрифта, тип выравнивания, вид рамки, наличие узора и защиты. Можно применить определенный стиль как к выделенной области ячеек, так и к любому рабочему листу рабочей книги.

Для создания стиля используется команда Формат | Стиль. Выполнение этой команды открывает окно диалога “Стиль”

Стили можно создавать по образцу, по определению, копированием из другой рабочей книги. Вы можете определить стиль ячейки, выбрав нужную комбинацию форматов и приписав ей имя. Стиль можно переопределить, изменяя в нем характеристики форматирования ячейки.

В поле ввода Имя стиля выводится имя стиля, который применяется к выделенным ячейкам. В этом окне можно просмотреть существующие стили.

Нажатие кнопки Изменить выводит окно диалога “Формат Ячеек”, в котором можно выбрать стили для применения к ячейкам. После определения стиля в окне диалога “Формат Ячеек”, нажмите кнопку Добавить для добавления выбранного стиля.

Для копирования стилей из одной рабочей книги в другую нажмите кнопку Объединить и в окне диалога “Объединить стили из” выберите рабочую книгу, стили из которой вы собираетесь копировать.

Кнопка Удалить удаляет стиль, выделенный в поле Имя стиля.

8. Функции. Функции в Excel используются для выполнения стандартных вычислений в рабочих книгах. Значения, которые используются для вычисления функций, называются аргументами. Значения, возвращаемые функциями в качестве ответа, называются результатами. Помимо встроенных функций вы можете использовать в вычислениях пользовательские функции, которые создаются при помощи средств Excel.

Чтобы использовать функцию, нужно ввести ее как часть формулы в ячейку рабочего листа. Последовательность, в которой должны располагаться используемые в формуле символы, называется синтаксисом функции. Все функции используют одинаковые основные правила синтаксиса. Если вы нарушите правила синтаксиса, Excel выдаст сообщение о том, что в формуле имеется ошибка.

Если функция появляется в самом начале формулы, ей должен предшествовать знак равенства, как и во всякой другой формуле.

Аргументы функции записываются в круглых скобках сразу за названием функции и отделяются друг от друга символом точка с запятой “;”. Скобки позволяют Excel определить где начинается и где заканчивается список аргументов. Внутри скобок должны располагаться аргументы. Помните о том, что при записи функции должны присутствовать открывающая и закрывающая скобки, при этом не следует вставлять пробелы между названием функции и скобками.

В качестве аргументов можно использовать числа, текст, логические значения, массивы, значения ошибок или ссылки. Аргументы могут быть как константами, так и формулами. В свою очередь эти формулы могут содержать другие функции. Функции, являющиеся аргументом другой функции, называются вложенными. В формулах Excel можно использовать до семи уровней вложенности функций.

Задаваемые входные параметры должны иметь допустимые для данного аргумента значения. Некоторые функции могут иметь необязательные аргументы, которые могут отсутствовать при вычислении значения функции. Excel содержит более 400 встроенных функций. В Excel есть специальное средство для работы с функциями — Мастер функций.

9. Формулы. Формулой в Excel называется последовательность символов, начинающаяся со знака равенства “=“. В эту последовательность символов могут входить постоянные значения, ссылки на ячейки, имена, функции или операторы. Результатом работы формулы является новое значение, которое выводится как результат вычисления формулы по уже имеющимся данным. Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, меняются, то результат изменится автоматически.

В качестве примера приведем формулы, вычисляющие корни квадратного трехчлена: ax2+bx+c=0. Они введены в ячейки A2 и A3 и имеют следующий вид:

=(-B1+КОРЕНЬ(B1*B1-4*A1*C1))/2/A1

=(-B1-КОРЕНЬ(B1*B1-4*A1*C1))/2/A1

В ячейках A1, B1 и C1 находятся значения коэффициентов a, b и с, соответственно. Если вы ввели значения коэффициентов a=1, b=-5 и с=6 (это означает, что в ячейках A1, B1 и C1 записаны числа 1, 5 и -6), то в ячейках A2 и A3, где записаны формулы, вы получите числа 2 и -3. Если вы измените число в ячейке A1 на -1, то в ячейках с формулами вы получите числа -6 и 1.

10. Диагностика ошибок. Если Excel не может выполнить обработку формулы в ячейке и вы-вести результат, то он генерирует сообщение об ошибке и выводит его в данной ячейке (вместо самой формулы или ее результата). Сообщение об ошибке всегда начинается со знака «#».

Сообщения об ошибках в Excel могут принадлежать к одному из 8 типов: ######; #ЗНАЧ!; #ДЕЛ/0!; #ИМЯ?; #Н/Д; #ССЫЛКА!; #ЧИСЛО!; #ПУСТО!.

Как правило, ошибка ###### возникает, когда полученный резуль-тат не умещается в ячейке. В этом случае необходимо увеличить ширину столбца. Ошибка #ЗНАЧ! возникает, когда используется недопустимый тип аргумента, например, пользователь пытается сложить текстовое и число-вое значение. Ошибка #ДЕЛ/0 появляется, когда в формуле делается попытка де-ления на ноль. Сообщение об ошибке типа #ИМЯ? появляется, когда Excel не мо-жет найти имя, используемое в формуле. Например, такая ситуация воз-никнет, если: при наборе имени произошла опечатка; текст ошибочно не был заключен в двойные кавычки; в ссылке на диапазон ячеек пропущен знак двоеточия (:).

Ошибка #Н/Д является сокращением термина «Неопределенные Данные». Ошибка #ССЫЛКА! появляется, когда при ссылке на ячейку ука-зывается недопустимый адрес. Сообщение об ошибке вида #ЧИСЛО! возникает в том случае, ко-гда в формуле задан неприемлемый аргумент для функции. Сообщение об ошибке типа #ПУСТО! появляется, когда использу-ется ошибочная ссылка на ячейку или диапазон, например, задано пере-сечение двух областей, которые не имеют общих ячеек.

11. Итоговые таблицы. В решаемой задаче требуется создать итоговую таблицу, со сводной информацией о количестве товаров, сумме продаж и НДС, полученных магазинами за месяц.

Для создания итоговой таблицы требуется выполнить следующие действия:

• Перейти на лист «Итог».

• В ячейку А1 ввести заголовок таблицы в соответствии с рисун-ком 8.

• Скопировать с листа «Техносила» во вторую строку текущей таблицы шапку таблицы.

• Удалить столбцы В, С, D, H. Для этого сначала нужно выделить столбец В, щелкнув левой кнопкой мыши на его идентификато-ре, а затем нажать клавишу Ctrl и, удерживая ее нажатой, щелк-нуть указателем мыши идентификаторы остальных столбцов – С, D и H (так выделяются несмежные блоки ячеек). Нажать пра-вую кнопку мыши и в контекстном меню выбрать команду Уда-лить.

• Скопировать в первую графу создаваемой итоговой таблицы блок ячеек А3:А11 с листа «Техносила».

Итоговые таблицы: без использования связей с исходными данными; полученные методом суммирования; с использованием связей с исходными данными.

12. Объединение и связывание нескольких электронных таблиц. EXCEL дает возможность создания итоговых или сводных таблиц различными способами. Можно просто суммировать данные рабочих ли-стов и помещать результаты на итоговый лист, можно использовать ко-манду Консолидация из меню Данные, которая может объединить ин-формацию из исходных листов (до 255 листов) в одном итоговом листе.

Команду Консолидация можно использовать несколькими спосо-бами. Можно связать консолидированные данные с исходными данными, чтобы последующие изменения в исходных листах отражались в итоговом листе. Или можно просто консолидировать исходные данные без создания связей.

Объединять данные можно, используя некоторые функции, напри-мер, Сумма, Среднее значение, Максимум, Минимум, Произведение и т.д., которые приведены в окне с раскрывающимся списком Функция в диалоговом окне Консолидация. По умолчанию используется функция Сумма, которая суммирует данные из каждого исходного листа и поме-щает результат в итоговый лист.

Консолидировать данные можно по расположению или по катего-рии. При консолидации по расположению Excel применяет итоговую функцию к ячейкам с одинаковыми адресами в каждом исходном листе. Это простейший способ консолидации, при котором консолидируемые данные во всех исходных листах должны иметь совершенно одинаковое расположение. Консолидация по категории в качестве основы для объеди-нения использует заголовки строк или столбцов.

13. Виды диаграмм. Microsoft Office Excel 2007 поддерживает различные типы диаграмм, помогая отображать данные понятным для конкретной аудитории способом. При создании или изменении существующей диаграммы можно выбрать один из множества доступных типов диаграмм.

- Гистограммы. Данные, которые расположены в столбцах или строках, можно изобразить в виде гистограммы. Гистограммы используются для демонстрации изменений данных за определенный период времени или для иллюстрирования сравнения объектов. В гистограммах категории обычно формируются по горизонтальной оси, а значения — по вертикальной.

- Графики. Данные, которые расположены в столбцах или строках, можно изобразить в виде графика. Графики позволяют изображать непрерывное изменение данных с течением времени в едином масштабе; таким образом, они идеально подходят для изображения трендов изменения данных с равными интервалами. На графиках категории данных равномерно распределены вдоль горизонтальной оси, а значения равномерно распределены вдоль вертикальной оси. Графики можно использовать при наличии текстовых меток категорий и для отображения разделенных равными интервалами значений, например месяцев, кварталов или финансовых лет. Это особенно важно при наличии нескольких рядов. Также графики можно использовать при наличии нескольких разделенных равными интервалами числовых меток, главным образом лет.

- Круговые диаграммы. Данные, которые расположены в одном столбце или строке, можно изобразить в виде круговой диаграммы. Круговая диаграмма демонстрирует размер элементов одного ряда данных пропорционально сумме элементов. Точки данных на круговой диаграмме выводятся в виде процентов от всего круга.

- Линейчатые диаграммы. Данные, которые расположены в столбцах или строках, можно изобразить в виде линейчатой диаграммы. Линейчатые диаграммы иллюстрируют сравнение отдельных элементов. Линейчатые диаграммы рекомендуется использовать, если: метки осей имеют большую длину; выводимые значения представляют собой длительности.

- Диаграммы с областями. Данные, которые расположены в столбцах или строках, можно изобразить в виде диаграммы с областями. Диаграммы с областями иллюстрируют величину изменений в зависимости от времени и могут использоваться для привлечения внимания к суммарному значению в соответствии с трендом. Например, данные, отражающие прибыль в зависимости от времени, можно отобразить в диаграмме с областями, чтобы обратить внимание на общую прибыль. Отображая сумму значений рядов, такая диаграмма наглядно показывает вклад каждого ряда.

- Точечные диаграммы. Данные, которые расположены в столбцах и строках, можно изобразить в виде точечной диаграммы. Точечная диаграмма показывает отношения между численными значениями в нескольких рядах данных или отображает две группы чисел как один ряд координат x и y. Точечные диаграммы рекомендуется использовать, если: требуется изменять масштаб горизонтальной оси; требуется использовать для горизонтальной оси логарифмическую шкалу; значения расположены на горизонтальной оси неравномерно; на горизонтальной оси имеется множество точек данных; требуется эффективно отображать данные электронной таблицы, которые содержат пары сгруппированных полей со значениями, и вводить независимые шкалы точечной диаграммы для показа дополнительных сведений о сгруппированных значениях; требуется демонстрировать не различия между точками данных, а аналогии в больших наборах данных; требуется сравнить множество точек данных без учета времени. Чем больше данных будет использовано для построения точечной диаграммы, тем точнее будет сравнение.

- Биржевые диаграммы. Данные, которые расположены в столбцах или строках в определенном порядке, можно изобразить в виде биржевой диаграммы. Как следует из названия, биржевая диаграмма наиболее часто используется для иллюстрации изменений цен на акции. Однако эта диаграмма может использоваться также для вывода научных данных. Например, можно использовать биржевые диаграммы для демонстрации колебаний дневных или годовых температур. Для создания биржевой диаграммы необходимо правильно упорядочить выводимые данные.

- Поверхностные диаграммы. Данные, которые расположены в столбцах или строках, можно изобразить в виде поверхностной диаграммы. Поверхностная диаграмма используется, когда требуется найти оптимальные комбинации в двух наборах данных. Как на топографической карте, цвета и штриховки выделяют зоны одинаковых диапазонов значений. Поверхностные диаграммы можно использовать для иллюстрации категорий и наборов данных, представляющих собой числовые значения.

14. Элементы диаграмм. Диаграмма Excel обычно состоит из следующих элементов:

1. Ось категорий - один из основных элементов, формирующих координатное пространство диаграммы, - это ось категорий, на которой показаны категории диаграммы. Это ось X, горизонтальная ось диаграммы, метками которой являются названия категорий.

2. Название категории - это, собственно, и есть метка оси категорий. Названия категорий - очень важный элемент диаграммы, от которого фактически зависит все представление данных на диаграмме.

3. Область диаграммы - содержит все остальные элементы диаграммы и составляет тот фон, на котором, собственно, и строится диаграмма. Для внедренной диаграммы область диаграммы совпадает с границами объекта. Для диаграммы, размещенной на отдельном листе, область диаграммы занимает весь лист.

4. Заголовок диаграммы - это тот текст, который отображается в верхней или нижней части области диаграммы и вводится в окно «Параметры диаграммы» на третьем шаге «Мастера диаграмм» в поле «Название диаграммы» на вкладке «Заголовки». Заголовок не обязателен.

5. Название и названия данных - образуют название ячейки, т.е. элемента диаграммы, образованного пересечением строки и столбца. Поэтому в названиях ячеек указываются названия образующих ее рядов данных (строки и столбца). Точка - это метка на оси категорий, соответствующая ячейке таблицы, а ряд - набор данных, в котором эта ячейка находится. Название данных относится к точке, названия данных - к ряду, т.е. набору.

6. Таблица данных. Таблица представляет копию выделенного диапазона, помещаемую на диаграмму и расположенную там под областью построения. Размер таблицы не должен подавлять диаграмму, так как для помещения таблицы значений программа уменьшает область построения и, значит, размер самой диаграммы.

7. Сетки и основные линии сетки оси значений. Сетка данных покрывает всю область построения диаграммы, но она невидима, если пользователь специально не указывает необходимость отображения того или иного элемента сетки или даже всей сетки. Это делается в окне параметров диаграммы на вкладке «Линии сетки». Линии сетки разделяются на основные и промежуточные, а также линии сетки оси значений и оси категорий. Основные линии - это линии, проходящее через метки оси. Промежуточные - линии, проходящие между метками осей.

8. Углы - как правило, элемент объемных диаграмм. Все объемные диаграммы, кроме круговых, имеют углы. Углы бывают внутренними и внешними, верхними и нижними, правыми и левыми. Они используются для вращения объемной диаграммы вокруг оси, проходящей вдоль линии, образуемой обоими углами вращаемой стороны.

9. Основание - еще один элемент объемной диаграммы. Это ее дно. Основание образуется четырьмя нижними углами, но, для того чтобы повернуть его, вполне достаточно двух.

10. Стены - это последний элемент объемной диаграммы. Стены образуют координатное пространство объемной диаграммы и составляются либо линиями сетки, либо цветом фона.

11. Элемент легенды - это фрагмент текста легенды (слово). Элемент легенды является значимым элементом диаграммы и имеет собственное окно форматирования, отличное от окна «Формат легенды». В окне «Формат элемента легенды» устанавливаются текстовые параметры - шрифт, начертание, высота шрифта.

12. Ключ легенды - другой, нетекстовый элемент легенды. Он представляет собой маленький цветной квадратик перед текстовым элементом. Цвет квадратика совпадает с цветом столбца диаграммы, соответствующего текстовому элементу.

13. Легенда - это, по сути дела, легенда диаграммы, т.е. список условных обозначений, производимых в диаграммах. Легенда представляет собой свободно перемещаемый по области диаграммы объект, состоящий из текста и цветных маркеров.

14. Ряд - это условная линия, соединяющая наборы данных. Форматирование и настройка ряда довольно сложная процедура, описываемая отдельно.

15. Название оси значений. Ось значений - это ось Y, и потому название оси значений - это название оси Y.

16. Область построения диаграммы - второй из абсолютно постоянных элементов диаграммы, образующих тот фон, на котором строится сама диаграмма. Область построения - это, по сути дела, и есть сама диаграмма, но без легенды.

15. Ряды данных. В Excel разработан механизм ввода рядов данных. Под рядами данных подразумеваются данные, отличающиеся друг от друга на фиксированный шаг. При этом данные не обязательно должны быть числовыми. Для создания рядов данных выполните следующие действия:

-Введите в ячейку первый член ряда.

-Выделите область, где будет расположен ряд. Для этого нужно подвести указатель мыши к черной точке в правом нижнем углу выделенной ячейки (в этот момент белый крестик переходит в черный) и нажать левую кнопку мыши. Далее, удерживая нажатой кнопку мыши, выделите нужную часть строки или столбца. После того как вы отпустите кнопку мыши, выделенная область заполнится данными.

16. Вспомогательные оси в диаграммах. Если значения разных рядов данных, представленные на диаграмме, значительно отличаются по величине или если на диаграмме представлены данные различных типов (например, цена и объем), по вспомогательной вертикальной оси (значений) можно нанести один или несколько рядов данных. Масштаб вспомогательной вертикальной оси соответствует значениям связанного с ней ряда данных. После добавления вспомогательной вертикальной оси в диаграмму можно также добавить вспомогательную горизонтальную ось (категорий), которая может быть полезна в точечной или пузырьковой диаграммах. Изменение типа диаграммы хотя бы для одного ряда данных помогает распознать данные, отображенные на вспомогательной оси. Например, можно отобразить один из рядов данных графиком. Действия: добавление вспомогательной вертикальной оси; добавление вспомогательной горизонтальной оси; изменение типа диаграммы для ряда данных; удаление вспомогательной оси.

17. Списки. Списки Microsoft Excel предоставляют средства, упрощающие управление и анализ групп связанных данных на листе Excel. Если объявить некоторый диапазон ячеек списком, то данными этого списка можно управлять и анализировать независимо от данных, не вошедших в список. Например, используя только данные из списка, можно фильтровать столбцы, добавлять строки итоговых значений и создавать отчет сводной таблицы. На листе можно задать несколько списков, что позволяет гибко делить данные на отдельные хорошо управляемые наборы. Списки Excel упрощают совместное использование данных несколькими пользователями за счет интеграции с Microsoft Windows SharePoint Services. Если пользователь обладает веб-адресом и разрешениями разработчика на узле SharePoint, он может задать общий доступ к своему списку и разрешить другим лицам просматривать, редактировать и обновлять список. Потом список Excel можно соединить со списком на узле SharePoint за счет синхронизации вносимых изменений с узлом SharePoint. Это позволит другим лицам видеть обновленные данные. Преимущества:

-Сортировка и фильтрация списков. Списки можно сортировать по возрастанию, по убыванию или в в заданном пользователем порядке. Можно также фильтровать списки, чтобы отображать только данные, соответствующие указанному критерию.

-Обеспечение целостности данных. Для списков, не соединенных со списками SharePoint, можно использовать встроенные в Excel средства проверки данных. Например, в определенном столбце списка можно разрешить использовать только числа или даты. Ко спискам, соединенным со списками SharePoint, автоматически применяются средства проверки списков служб Windows SharePoint Services. Например, при публикации или соединении списка с сервером, на котором запущены службы Windows SharePoint Services, или при редактировании в программе Excel существующего списка SharePoint правила типов данных применяются для каждого столбца списка, чтобы проверить, что каждый столбец содержит только один тип данных.

-Форматирование объектов списка. Ячейки списка можно форматировать точно так же, как и ячейки листа.

-Совместимость со списками Windows SharePoint Services. При публикации списка на узле SharePoint происходит создание пользовательского списка SharePoint. Если соединить список во время публикации или во время экспорта существующего списка SharePoint, можно редактировать список в автономном режиме и синхронизировать внесенные изменения со списком SharePoint позднее.

18. Сортировка и фильтрация данных. ЭТ позволяют осуществлять сортировку данных, т. е. их упорядочение. Поле, по которому производится сортировка, называется ключом сортировки. Порядок сортировки данных (чисел, текстов, дат) в ЭТ может быть возрастающим или убывающим. При сортировке по возрастанию данные выстраиваются в следующем порядке:

1) для числовых значений: от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа;

2) для текстовых значений: пробел(ы), символы, буквы латинского алфавита (от A до Z), буквы русского алфавита (от А до Я);

3) строки с пустыми ячейками в ключе сортировки располагаются в конце сортируемого списка. Скрытые строки не перемещаются.

4) Если сортировка ведется по одному ключу, то строки с одинаковыми значениями в этом поле сохраняют прежний порядок.

Для сортировки записей необходимо установить табличный курсор в любое место таблицы и выполнить команду Данные - Сортировка. В появившемся окне диалога установить параметры сортировки и нажать кнопку ОК.

После сортировки изменится порядок следования строк, но сохранится их целостность.

Можно проводить вложенные сортировки, т. е. сортировать данные последовательно по нескольким ключам. При вложенной сортировке строки, имеющие одинаковые значения в ячейках первого ключа, будут упорядочены по значениям в ячейках второго ключа, а строки, имеющие одинаковые значения в ячейках второго ключа, будут упорядочены по значениям ячеек третьего ключа.

В окне Сортировка диапазона можно установить до трех ключей сортировки и для каждого из них указать порядок сортировки.

Если требуется сортировать по четырем и более ключам, то следует выполнить несколько сортировок, начиная с наименее значимых ключей.

Если в группе. Идентифицировать поля по выбрать переключатель обозначениями столбцов листа, то при отсутствии в таблице строк с заголовками полей можно пользоваться заголовками столбцов таблицы, которые будут появляться в свернутых списках.

Если в окне Сортировка диапазона нажать кнопку Параметры, то появится окно диалога, в котором можно:

• для первого ключа установить порядок сортировки, отличный от возрастания и убывания, а именно, по порядку, установленному одной из имеющихся последовательностей автозаполнения;

• установить учет регистра при сортировке;

• изменить направление сортировки, т. е. выбрать сортировку строк или сортировку столбцов.

Для сортировки по одному ключу удобно использовать инструменты Сортировка по возрастанию и Сортировка по убыванию панели инструментов Стандартная. Перед их использованием необходимо установить табличный курсор в столбец, соответствующий ключу сортировки.

При просмотре таблицы можно выполнить фильтрацию ее записей, чтобы на экране остались только те из них, которые отвечают некоторому правилу (фильтру). Для этого нужно установить табличный курсор в одну из ячеек таблицы и включить команду Данные - Фильтр - Автофильтр. В результате этих действий в ячейках с заголовками полей появятся кнопки свернутых списков (кнопки фильтров). В списке фильтров поля содержатся все значения этого поля без учета повторений. Они нужны для установки фильтра по значениям поля. Также можно задать фильтр пользователя. Для этого необходимо в раскрывающемся списке фильтров выбрать значение Условие. В появившемся окне диалога установить одно или два условия сравнения, которые соединяются переключателем И или ИЛИ. Условие сравнения состоит из знака сравнения и значения, относительно которого производится сравнение. При наборе значения сравнения можно использовать символы "*" и "?", а также раскрывающийся список.

Если поле, по которому выполняется фильтрация, содержит числовые значения (числа, дату, время), то в списке фильтров можно использовать значение (Первые 10). После его выбора появляется окно диалога, в котором можно установить, какое количество записей, имеющих наибольшее или наименьшее значения в данном поле, следует отразить. Можно задать не конкретное количество записей, а долю в процентах от общего количества записей.

Значение Все в списке фильтров отменяет фильтр по выбранному полю. Для отмены всех фильтров сразу необходимо выполнить команду Данные -Фильтр -Отобразить все. Все фильтры, а также кнопки фильтров, убираются с экрана после выключения команды Данные -Фильтр -Автофильтр.

5) Практическая работа (раздаточный материал)

6) Подведение итогов урока

7) Домашнее задание: выяснить дополнительные возможности фильтрации данных (назначение команды - Расширенный фильтр).

19. Промежуточные итоги и сводные таблицы. При работе со списками команда Данные|Итоги быстро создает промежуточные итоги по выбранным категориям. Эта команда выполняет две достаточно сложные задачи:

 Вставляет строку и создает функцию Промежуточные итоги для всех изменяемых данных в указанном столбце. Эта функция автоматически ссылается на корректное количество ячеек, расположенных над ней

 Создает структуру, которая с помощью щелка на кнопке отобра-жает данные с большей или меньшей степенью детализации

Прежде чем воспользоваться командой Данные|Итоги следует отсортировать список по столбцу, для которого будет вычислен промежуточный итог.

Команда Итоги создает на листе структуру, где каждый уровень содержит одну из групп, для которых подсчитывается промежуточный итог. Можно закрыть любой из уровней и тем самым опустить ненужные детали.

Пример использования команды Итоги приведен на рис.3 (самый низший, наиболее подчиненный уровень, который состоит из детальных строк в каждой группе) и рис. 4 (уровень промежуточных итогов, замыкающих каждую группу детальных значений). На рис.5 представлен самый главный уровень, который содержит результат окончательных вычислений.

С редство Сводная таблица представляет собой еще один инстру-мент организации и подведения итогов данных. Этот инструмент комби-нирует возможности работы со списками.

Сводная таблица является специальным типом таблицы, которая подытоживает информацию из конкретных полей списка или базы дан-ных. При создании сводной таблицы можно задать нужные поля, органи-зацию таблицы (ее макет) и тип выполняемых вычислений.

Сводные таблицы обеспечивают удобный интерфейс для анализа данных различной сложности и разного объема, а также возможность быстрой перестройки макета сводной таблицы фактически только с по-мощью мыши без применения сложного программирования.

Сводная таблица – это средство для упорядочивания информации. При создании сводной таблицы пользователь распределяет информацию, указывая, какие элементы и в каких полях будут содержаться.

Для создания сводных таблиц используются различные источники данных. Это могут быть списки и таблицы, расположенные на рабочих листах Excel, либо внешние источники данных (таблицы, созданные с по-мощью других программ).

Сводная таблица является многомерной и всегда связана с источни-ком данных. Она предназначена только для чтения, а изменения можно вносить в исходные таблицы. При этом можно изменять форматирование сводных таблиц, выбирать различные параметры вычислений. Для боль-шей наглядности на основе сводной таблицы можно создать диаграмму, которая будет перестраиваться при изменении сводной таблицы.