14.Сортировка данных:назначение,возможности,примеры

Сортировка данных — это средство, интегрированное в анализ данных. Может понадобиться расположить в алфавитном порядке фамилии в списке или составить перечень продуктов в порядке убывания их количества на складе. Сортировка данных помогает лучше осмысливать данные, организовывать и находить необходимые сведения и в результате принимать более эффективные решения.

 Примечание.   Для поиска верхних и нижних значений в столбце, например 10 верхних категорий или 5 нижних значений объемов продаж, используйте фильтр.

Предполагаемое действие:

• Сортировка текстовых значений

• Сортировка чисел

• Сортировка значений даты и времени

• Порядок сортировки по умолчанию

Сортировка текстовых значений

Примечание.   Чтобы отсортировать данные, автор книги сначала должен сохранить книгу Microsoft Office Excel с отсортированными данными и примененным фильтром.

Укажите столбец с буквенно-цифровыми данными.

Щелкните стрелку рядом с заголовком столбца.

Выполните одно из следующих действий:

• Для сортировки буквенно-цифровых символов по возрастанию выберите вариант Сортировка по возрастанию.

• Для сортировки буквенно-цифровых символов по убыванию выберите вариант Сортировка по убыванию.

 Примечание.   При сортировке регистр не учитывается. Сортировку с учетом регистра выполнить нельзя.

Сортировка чисел

 Примечание.   Чтобы отсортировать данные, автор книги сначала должен сохранить книгу Excel с отсортированными данными и примененным автофильтром.

1. Укажите столбец с числовыми данными.

2. Щелкните стрелку рядом с заголовком столбца.

3. Выполните одно из следующих действий:

   • Для сортировки чисел по возрастанию выберите вариант Сортировать по возрастанию.

   • Для сортировки чисел по убыванию выберите вариант Сортировать по убыванию.

Сортировка значений даты и времени

 Примечание.   Чтобы отсортировать данные, автор книги сначала должен сохранить книгу Excel с отсортированными данными и примененным автофильтром.

1. Укажите столбец с датами.

2. Щелкните стрелку рядом с заголовком столбца.

3. Выполните одно из следующих действий:

Для сортировки от самого раннего значения даты или времени к самому позднему выберите вариант Сортировать по возрастанию.

Для сортировки от самого позднего значения даты или времени к самому раннему выберите вариант Сортировать по убыванию.

15. Промежуточные итоги и консолидация данных в электронной таблице

Использование функции Итоги из меню Данные позволяет выполнять детальный анализ сводных показателей для групп данных, объединенных каким-нибудь общим признаком. Данные должны быть предварительно отсортированы.

Пусть требуется найти суммарную выручки по каждой книги Предварительно отсортируем таблицу по наименованию товара

Откройте окно Промежуточные итоги при помощи пункта меню Данные - Итоги

В поле При каждом изменении : задайте Наименование товара

В поле Операция задайте обобщающую функцию Сумма

В поле Добавить итоги по: выберите поля Количество и Стоимость

Итоги под данными помещают строки итогов под соответствующими данными

Обратите внимание на элементы структуры , появившиеся слева от таблицы

Скрыть детали (свернуть таблицу) можно при помощи кнопки с изображением знака "минус"

Кнопка со знаком "плюс " позволяет расшифровать данные более высшего уровня.

При необходимости убрать итоги снова воспользуйтесь командой Данные - Итоги и нажмите кнопку Убрать.

Инструмент Консолидация позволяет объединить таблицы, находящиеся на разных рабочих листах и даже в разных книгах. Но такие таблицы должны иметь идентичную структуру.

Пусть имеются следующие таблицы (обратите внимание, что набор продуктов в таблицах различается, но структура таблиц одинаковая )

На рабочем листе Квартал необходимо просуммировать данные за три месяца. Сделайте активной ячейку на рабочем листе

Воспользуйтесь меню Данные - Консолидация

В списке Функция выберите операцию для обработки консолидируемых данных - Сумма

Укажите диапазоны ячеек, данные которых должны подвергнуться консолидации.

Наиболее удобно отмечать диапазон ячеек при помощи мыши.

Установите курсор ввода в поле

Выполните щелчок на ярлычке листа

Выделите диапазон ячеек

Нажмите кнопку Добавить

Аналогичным образом включите остальные диапозоны

Т.к. верхняя строка и левый столбец содержат заголовки таблицы, включим их в итоговую таблицу, установив соответствующие флажки в области Использовать в качестве имен.

Если между исходными данными должна быть установлена динамическая связь , необходимо включить флажок Создавать связи с исходными данными.

Нажмите кнопку OK и через некоторое время появится итоговая таблица.

При необходимости таблицу можно отредактировать, удалив лишний столбец.