3.1. Учет кассовых операций

(К3) Поступление денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером формы КО-1. приходные кассовые ордера подписываются главным бухгалтером или уполномоченным им лицом и кассиром, заверяется печатью организации. К обязательным реквизитам приходного кассового ордера относятся:

• Наименование организации и структурного подразделения;

• Номер документа;

• Дата его составления;

• Дата внесения денежных средств в кассу организации;

• Корреспондирующие счета;

• Наименование юридического или физического лица, от которого получены средства;

• Указанная числом и прописью сумма внесенных денежных средств, с обязательным выделением НДС;

• Основание внесение денежных средств.

Приходные кассовые ордера выписываются бухгалтерией и регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных документов.

Выписанный приходный ордер передается кассиру, который в соответствии с ним получает наличные деньги, подписывает ордер и квитанцию к нему и регистрирует произведенную операцию в кассовой книге формы КО-4.

Квитанция от приходного кассового ордера выдается на руки лицу, от которого были получены денежные средства как доказательство свершившегося факта. Квитанция содержит аналогичные реквизиты, что и приходный кассовый ордер.

(К4) Наличные денежные средства из кассы организации выдаются по расходным кассовым ордерам форма КО-2, а также по платежным и расчертно-платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и другим аналогичным документам. Документы на выдачу денег из кассы предприятия должны быть заверены подписью руководителя организации и главного бухгалтера или лицами на это уполномоченными. Выдача денег производится на основании документов, удостоверяющих личность получателя, и получатель расписывается в получении выданной суммы.

Обязательными реквизитами расходного кассового ордера являются:

• номер и дата составления документа;

• наименование организации;

• корреспондирующие счета;

• сумма цифрами и прописью;

• наименование физ. или юр. лица, которым выдана сумма;

• основание выдачи денег;

• наименование и реквизиты документа удостоверяющего личность получателя и его подпись;

• подписи руководителя и главного бухгалтера.

Расходные кассовые ордера составляются бухгалтерией, а затем передаются в кассу кассиру для оплаты.

Заработную плату, стипендии, пенсии, премии и другие аналогичные платежи выдают из кассы не по расходным ордерам, а по платежным ведомостям, которые также подписываются руководителем и главным бухгалтером организации.

По истечении установленных сроков оплаты труда (3 дня) кассир обязан:

• в платежной или расчетно-платежной ведомости против лиц, которым не были произведены выплаты, проставить отметку «депонировано»;

• составить реестр депонированных сумм;

• в конце ведомости сделать надпись о сумме фактически выплаченных и подлежащих депонированию денежных суммах, сверить суммы с общим итогом по ведомости и скрепить надпись своей подписью.

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Существуют общие правила составления приходных и расходных кассовых документов. В кассовых документах не допускаются подчистки или исправления, а все реквизиты должны быть заполнены четко и ясно. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом «Получено» или «Оплачено». Выдача на руки приходных и расходных кассовых документов лицам, получающим или вносящим денежные суммы, запрещается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам производятся в день их составления. Кассовые ордера заполняются чернилами и шариковыми ручками или выписываются с применением средств автоматизации.

При получении кассовых документов кассир обязан проверить:

• наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, руководителя организации;

• правильность оформления документов;

• наличие перечисленных в документах приложений.

В обязанности кассира входит ведение кассовой книги (ф. № КО-4) в которой учитывают все поступления и выдачи наличных денег в организации.

Организация ведет одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. На ее последней странице делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано и прошнуровано страниц», — которая заверяется подписями руководителя и глав­ного бухгалтера организации.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Ошибки исправляются: непра­вильный текст или суммы зачеркиваются и над ними надписываются исправленный текст или суммы. Исправление ошибки должно быть оговорено надписью «Ис­правлено» и подтверждено подписью лиц, подписавших документ, необходимо проставить дату исправления.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве от­чета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Приход денежных средств отражается на основании приходных документов, расход – на основании расходных документов.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

(К5) Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации используется активный счет 50 «Касса», по дебету которого отражается остаток денежных средств и денежных документов в кассе, а также все суммы поступления наличных денежных средств и денежных документов в кассу, а кредиту - суммы выданных наличных денежных средств и денежных документов.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты следующие субсчета: 1 «Касса организации», 2 «Операционная касса», 3 «Денежные документы» и другие.

Для учета иностранной валюты в кассе организации открываются дополнительные субсчета с целью получения обособленных данных о движении валюты по каждому ее виду.

Выделение субсчетов объясняется необходимостью формирования информации об обороте наличных денежных средств в зависимости от специфики функционирования организации.

Субсчет 1 «Касса организации» применяется для учета движе­ния денежных средств в кассе.

Субсчет 2 «Операционная касса» этот суб­счет применяется и торговыми организациями, которые осуществ­ляют расчеты с населением за проданные товары с применением кассовых аппаратов. В этих случаях получение денежных средств фиксируется в книге кассира-операциониста, открываемой на каждую контрольно-кассовую машину.

Субсчет 3 «Денежные документы» используется для учета оп­лаченных денежных документов — авиабилетов, санаторных путе­вок, почтовых марок, вексельных марок и марок государственной пошлины.