93 Матричная информационная модель отражает информационную деятельность подразделения предприятия. Сведения о перераба

тываемых в подразделении документах фиксируются в матрице из четырех квадрантов, столбцы и строки которой содержат наименования (коды) документов (или показателей) (рис. 3.11).

			Наименования подразделений-потребителей документов
		Наименования документов, разрабатываемых в изучаемом подразделении	Наименования документов, направляемых подразделениям-потребителям
	Наименования документов, разрабатываемых в изучаемом подразделении	Первый квадрант	Второй квадрант
Наименования подразделений- поставщиков документов	Наименования документов, поступающих из подразделений-поставщиков	Третий квадрант	Четвертый квадрант

Рис. 3.11. Матричная информационная модель

Первый квадрант отражает обработку документов, разрабатываемых в данном подразделении. Наименования (коды) документов одинаковы. Столбцы содержат сведения о том, какие документы используются при формировании других, а строки - сколько раз и для каких документов используются показатели из документов данного подразделения. Итоговые результаты квадранта характеризуют: по столбцу - количество разработанных в подразделении документов, используемых для формирования документов данного столбца; по строке - степень использования данного документа при формировании других.

Во втором квадранте отражается передача документов, разработанных данным подразделением, в другие подразделения или во внешние организации. В итоговом столбце указывается количество документов, передаваемых данным подразделением в другие. В итоговой строке учитывается степень использования документов данного подразделения другими.

В третьем квадранте фиксируются документы, поступающие из других подразделений. Итоговая строка содержит количество входящих документов для формирования документов первого квадранта. Итоговый столбец характеризует степень использования документов.

В четвертом квадранте отражается передача входящих документов, изучаемых в рассматриваемом подразделении и передаваемых для дальнейшей обработки в другие подразделения. Таким образом, в этом квадранте фиксируются транзитные документы. Итоговый столбец показывает степень использования поступающих документов всеми другими подразделениями.

Первый и второй квадранты суммарно характеризуют процесс формирования документов и передачи их в подразделения предприятия, в архив или во внешние организации. Первый и третий квадранты отражают процесс формирования или преобразования документов в исследуемом подразделении. Второй и четвертый квадранты фиксируют выход всех документов, создаваемых в исследуемом подразделении или поступающих в него. Третий и четвертый квадранты описывают использование, контроль или размножение документов, используемых в работе изучаемого подразделения.

94. Классификация документов на входные, выходные и внутренние позволяет построить схемы информационных связей подразделений предприятия. Возможный вариант схемы информационных связей отдела материально-технического снабжения машиностроительного предприятия приведен на рисунке 3.12. Рис. 3.12. Схема информационных связей отдела материально-технического снабжения с другими подразделениями предприятия

Внутри центрального элемента (круга), обозначающего отдел, указываются номера внутренних документов (картотек, ценников, каталогов, справочников, журналов регистрации и пр.). Входные документы указаны в верхней части схемы, выходные - в нижней. Расшифровка номеров документов приведена в таблице 3.14.

Для наглядного изображения информации составляется схема направлений движения информационных потоков. Возле стрелок, указывающих направление потоков, приводятся объемы информации. Всем подразделениям присваиваются шифры. В соответствии с ними нумеруются и потоки: первая половина шифра означает номер подразделения, из которого поток выходит, вторая половина - подразделения-адресата.

95.Представить на одном чертеже все документы, используемые в том или ином расчете (задаче) в логическом порядке их обработки, позволяет документограмма (рис. 3.14).

Рис. 3.14. Документограмма движения документов в отделе сбыта (задача "отпуск готовой продукции")

В тех случаях, когда необходимо компактно представить не только сами формы документов и порядок их прохождения, но и совершаемые операции, составляется оперограмма (табл. 3.15).

92.

Основными источниками получения сведений о сложившейся организации управления и тенденциях ее развития в настоящее время являются следующие.

Первый источник – данные отчетности и текущего года. Этот источник дает возможность выявить численность и состав работников, занятых в аппарате управления, величину издержек управления, стоимость организационной и вычислительной техники.

Второй источник – изучение директивной документации (приказы, распоряжения, протоколы совещаний, материалы по проверке исполнения, отчеты отдельных подразделений и т.п.).

Третий источник – специальные обследования. Этот источник является в настоящее время основным.

В настоящее время большое значение приобретают данные о загруженности материально-вещественных элементов системы управления. Объектом наблюдения в этом случае является отдельный объект – вычислительная машина, множительная установка, какой-либо документ.

Важным источником получения данных об организации управления является проведение специальных опросов работников аппарата управления или коллектива соответствующего подразделения управляемого объекта.

Названные источники информации не исключают друг друга. Они должны сочетаться, взаимодополняя и обогащая получаемый разными методами материал.

В настоящее время успешно используется несколько методик анализа информационного обеспечения. Они различаются принятыми характеристиками количества информации (символы, записи, графостроки, документы и т. п.), методами и инструментами анализа. Наиболее разработанными можно считать следующие методы.

1. Метод матричного моделирования процессов разработки данных, опробованный на машиностроительных предприятиях.

2. Графоаналитический метод исследования потоков информации, опробованный на металлургических заводах.

3. Описание потоков информации в виде графика типа дерева.

4. Метод схем информационных связей плановых расчетов.

5. Метод исследовательского анализа задач управления, разработанный на выявлении «коротких» потоков.

Эти методы исходят прежде всего из общей количественной характеристики информации.

Каждый из этих методов имеет свою область применения: одни удобны для описания информационных связей между подразделениями, другие – между группами задач, отдельными задачами и группами элементарных процедур.

91.

Альбом форм документов организации - это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации.

Унифицированная форма документа - это бланк с реквизитами, обязательными для разновидности документа, и унифицированным текстом.

Цель разработки Альбома форм документов - регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности организации.

Разработка Альбома форм документов предполагает унификацию документов организации. Унификация форм документов подразумевает:

- определение информации, необходимой и достаточной для решения конкретных задач управления;

- установление оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неиспользуемых показателей;

- унификацию текста документа.

При разработке унифицированных форм документов проводятся следующие виды работ:

- формирование объекта унификации - исходного массива документов по управленческим функциям и задачам (в соответствии с Табелем);

- анализ документов и обобщение результатов анализа;

- разработка эталонных образцов унифицированных форм и формирование Альбома форм документов.

Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов независимо от частоты их составления.

Для разработки унифицированных форм документов используются образцы документов, отложившиеся в архиве организации, и карты документов, полученные в процессе подготовки Табеля.

Для каждой типовой ситуации должно быть отобрано не менее 3-5 образцов документов. Увеличение количества исходных образцов документов повышает надежность разрабатываемой унифицированной формы.

Альбом форм документов содержит формы документов, включенные в Табель, и закрепляет результаты проведенной унификации состава и форм документов организации по функциям управления. Унифицированные формы документов группируются в Альбом форм, порядок их расположения должен соответствовать Табелю форм документов.

Формы документов, включенные в Альбом, проходят экспертизу в структурных подразделениях организации. После экспертизы и согласования всех замечаний и предложений Альбом форм, как и Табель форм документов, утверждается руководителем организации.

Альбом форм документов, применяемых в организации, должен быть представлен в двух вариантах: бумажном и электронном. Подлинник на бумажном носителе в качестве эталонного образца хранится в службе ДОУ организации (канцелярии), электронная копия - в подразделении, отвечающем за разработку и применение Табеля и Альбома форм документов.

В основе разработки унифицированных текстов документов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация - это информация повторяющаяся, общая для всех документов унифицируемой совокупности, переменная - индивидуальная для каждого конкретного документа информация. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация и устанавливаются границы для внесения переменной информации при составлении документа.

Формой представления унифицированного текста могут быть связный текст (трафарет), таблица, анкета. В тексте допускается сочетание различных форм представления, например, текст в форме трафарета и таблицы.

87. Диагностический анализ на предприятии - это процесс, включающий в себя выявление общих тенденций и факторов развития производства, а затем - выработку мероприятий по совершенствованию системы управления и всей производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

Опыт отечественной и зарубежной диагностики предприятия позволяет выделить в ней следующие направления: организационная структура, информационные потоки в системе управления, организация и технология производства, эффективность использования трудовых ресурсов, финансовое состояние и пр.

Диагностирование является одним из этапов системного анализа - методологического подхода к целенаправленному решению проблем предприятий. Диагностирование состояния производства и управления - ответственный этап системного анализа проблемы повышения производительности труда. Диагноз позволяет выявить характер зависимостей между параметрами организационно-производственной системы и уточнить факторы достижения целей, оценить общую величину резервов в разных сферах деятельности предприятия и, благодаря этому, достижимость целей. В ходе диагноза вскрываются "узкие места" в системе управления и производства, характеризуется ее организационно-технический уровень.

86.

Содержание этапов сводится к следующему.

1. ФОРМУЛИРОВКА ПРОБЛЕМЫ. До начала исследования форму­лируется целевая задача. Если у руководителей нет опыта решения задачи или ее не удается решить традиционными методами, задача переводится в ранг проблемы (проблемного вопроса).

2. СТРУКТУРИЗАЦИЯ ИССЛЕДОВАНИЯ (ПОСТРОЕНИЕ "ТИПОВОГО" ДЕРЕВА ЦЕЛЕЙ). Для решения сформулированной про­блемы, стоящей перед системой, необходимо комплексное исследование многих вопросов, соприкасающихся с проблемным. Но каждый вопрос, в свою очередь, имеет отношение к тому или иному элементу системы. Та­ким образом, на этом этапе в самом общем виде выявляется совокупность факторов, которые предположительно могут влиять на изучаемый про­блемный вопрос. Причем одна группа факторов будет иметь отношение к внешней среде, другая - к компетенции руководителей изучаемого пред­приятия. В итогe необходимо отчетливо определить круг вопросов, кото­рые следует включить в исследование.

При этом необходимо помнить, что факторы, влияющие на эффек­тивность работы исследуемого предприятия, в основном не меняются. Меняется со временем лишь сила их взаимного влияния друг на друга. Именно поэтому можно привлекать на этом этапе стандартную схему исследования.

3. СОСТАВЛЕНИЕ МОДЕЛИ ОБЬеКта УПРАВЛЕНИЯ. Прогностичсскую модель можно рассматривать как некоторую производную от метода, используемого в прогнозе. Для прогнозирования состояния экономических объектов на уровне предприятия достаточно надежны модели, создаваемые методами математической статистики: тренды, кусочно- линейные зависимости, конечные разности, производственные функции (в том числе регрессии), а также экспертные оценки. При их составлении' используются отчетные и статистические данные о работе предприятии результаты анкетных опросов, показатели работы родственных предприятий.

4. ПРОГНОЗИРОВАНИЕ БУДУЩЕГО СОСТОЯНИЯ ОБЪЕКТА УПРАВЛЕНИЯ; ОЦЕНКА "РИСКА". Разработанные на третьем этапе модели используются при прогнозах важнейших экономических показа­телей работы предприятия. Наиболее часто на уровне предприятий ис­пользуются прогнозные оценки, получаемые с помощью трендов, регрес­сий и производственных функций степенного вида. Желательно, чтобы интервал прогнозирования не превышал одной трети интервала, обеспечиваемого отчетными данными. При прогнозе также можно ожидать количественных изменений факторов, включаемых в модель.

Важной частью прогнозных расчетов является определение вероятности их исполнения (или "риска ошибиться").

5. ДИАГНОСТИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ И ФОРМИРОВАНИЕ АЛЬТЕРНАТИВ РАЗВИТИЯ УПРАВЛЯЕМОЙ СИСТЕМЫ (выявление направлений совершенствования производственной деятельности и путей их реализации). Диагностирование состояний управляемой системы - от­ветственный этап системного анализа проблемы. Диагноз позволяет вы­явить характер зависимостей между параметрами системы и уточнить факторы достижения целей, оценить общую величину резервов в разных сферах деятельности предприятия. В ходе диагноза вскрываются "узкие места" в системе управления и производства, характеризуется "организа­ционно-технический уровень". Для диагноза, помимо отчетных и стати­стических данных, используются результаты прямых интервью с руково­дителями разных уровней и рядовыми функционерами и рабочими, а также результаты анкетирования.

6. ОТБОР АЛЬТЕРНАТИВ. Из совокупности мероприятий, сфор­мированных в процессе диагноза, математическими или графическими методами отбираются те, которые удовлетворяют внешним и внутренним ограничениям на ресурсы и критериям отбора оптимальной альтернативы.

7. РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОГРАММЫ МЕРОПРИЯТИЙ. Для рациональной организации работ на этапе внедрения необходимо издание приказа руководства предприятия о составлении программы развития, формирование комплексных бригад для выполнения разделов программы, составление сетевого графика работ по реализации программы, организация координационной группы, привлечение для решения наиболее сложных! вопросов работников научно-исследовательских (консалтинговых) орга­низаций, включение в координационную группу одного из специалистов предприятия, наделенного большой ответственностью (этот человек бу­дет выполнять функции "организатора" и "аналитика" и обеспечивать представительность рекомендаций, вырабатываемых бригадами).

8. РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННО-ЛОГИЧЕСКОЙ СХЕМЫ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ. На этом этапе определяются информационные процедуры, с помощью которых рассчитываются значения показателей, характеризующих состояние факторов. В первую очередь АСУП включаются все задачи, в которых рассчитываются значения показателей, характеризующих факторы нижнего, уровня дерева целей. Все задачи (процедурные расчеты) увязываются (по возможности) в граф; таким об­разом, последний становится многоуровневым информационным основа­нием дерева целей.

9. ПРОЕКТИРОВАНИЕ и ВНЕДРЕНИЕ АВТОМАТИЗИРО­ВАННОЙ СИСТЕМЫ В СИСТЕМУ УПРАВЛЕНИЯ. Последовательность проектирования процедур АСУП должна быть такой, чтобы процедуры, расположенные на верхних уровнях информационно-логической схемы внедрялись более ускоренно, так как с их помощью будет формировать информация, используемая процедурами на более низких уровнях.

88. Специфические методы исследования отражают специфику объекта исследования, его предмет и задачи.

Наиболее важными из них являются методы исследования документов, проведения ограниченного эксперимента, социологических исследований. Существуют также методы тестирования, коллективного анализа, социометрических оценок, деловых и инновационных игр, методы имитационного моделирования.

Методы изучения документов

Проблемы управления можно исследовать посредством изучения доку­ментов. Всякое управление связано с движением информации, которая фик­сируется в документах. Для исследователя это богатый материал. Только не­обходимо обработать его по заранее составленной схеме.

Эффективность исследования по документам зависит от состава докумен­тов, их содержания, формы и информационной классификации.

Методы социологических исследований управления

В практике исследования управления широко используется метод социо­логического исследования. Он позволяет оценить состояние системы управ­ления по факторам реальной деятельности персонала, интересам и ценнос­тям человека, его отношения к существующим проблемам и понимания этих проблем.

Социологические исследования бывают разнообразными — наблюдение, интервьюирование, анкетирование. В практике исследования управления со­циологические исследования, если они подготовлены и проведены достаточ­но корректно, дают богатую информацию для исследователя.

Метод экспериментирования "деловая игра"

Одним из эффективных методов исследования управления является также метод экспериментирования. Он заключается в создании необходимых для исследования условий деятельности и установлении на этой основе факто­ров, причин, свойств тех или иных явлений, в учете их в последующей дея­тельности

Методы тестирования

Особым методом исследования управления, наиболее популярным в со­временных условиях и, пожалуй, достаточно эффективным является метод тестирования.

Существует множество определений теста. Тест — это удовлетворяющая критериям исследования эмпирико-аналитическая процедура. Очень общее определение. Но есть определения и более конкретные.

Методы экспертных оценок и SWOT-анализа в исследовании систем управления

В исследовании управления широкое распространение имеет метод экс­пертных оценок. Это объясняется сложностью многих проблем, их проис­хождением из "человеческого фактора", отсутствием надежных эксперимен­тальных или нормативных инструментов.

Метод исследования взаимодействия факторов

В исследовании управления, которое предназначено для согласования совместной деятельности людей, обеспечения интеграции деятельности, большую роль играет метод изучения взаимодействия факторов, определяю­щих поведение объектов, характер ситуаций, содержание проблем.