13. Организация учета и контроля за исполнением договоров по поставкам товаров. Карточки и журналы оперативного учета. Автоматизированный учет, его преимущества по сравнению с другими формами учета

Учетом и контролем исполнения договоров занимается коммерческая и юридическая службы. Выполнение договоров контролируется по общему объему, ассортименту, срокам поставки, качеству, своевременности оплаты продукции и возврата тары.

Учет исполнения договоров может осуществляться вручную и автоматизированным способом.

При ручном способе на каждого поставщика заводится карточка учета исполнения договоров, где указываются данные об объемах поставки в ассортименте в указанные договором сроки. Далее при поступлении товара по данным ТТН или железнодорожной накладной в карточке делается отметка о дате поступления и количестве каждого наименования. Ручная форма учета и контроля за ходом поставки трудоемкая и не обеспечивает точного и быстрого учета по внутригрупповой структуре ассортимента.

Использование компьютера при учете выполнения договорных обязательств позволяет производить учет более оперативно, по большему числу показателей, создавать базу данных о поставщиках. Автоматизированный учет предоставляет возможность обрабатывать огромный объем коммерческой информации и использовать ее в нужный момент.

Своевременный учет выполнения договоров позволяет потребовать от партнера полного выполнения всех условий договора, обеспечить равномерную поставку необходимого сырья, своевременно предъявить штрафы.

14. Понятие, сущность, формы хозяйственных связей. Прямые и опосредованные хозяйственные связи, преимущества прямых хозяйственных связей.

Хозяйственные связи – это взаимоотношения между поставщиками и покупателями в процессе поставки товаров.

По структуре хозяйственные связи подразделяют на прямые и опосредованные. Прямые хозяйственные связи устанавливаются напрямую между изготовителями и розничными торговыми организациями. Например, крупный Универмаг выходит на прямую поставку от непосредственного изготовителя и получает товар только от предприятий-изготовителей.

Преимущества прямых хозяйственных связей:

- Коммерческий аппарат Покупателя может просматривать образцы новых товаров.

- Получает возможность заменять слабореализуемые товары, уценки непроданной продукции.

- Отсутствие посредников.

- Ускорение сроков доставки товаров.

Прямые хозяйственные связи обычно применяют по скоропортящимся товарам, крупногабаритным, для снабжения крупных торговых объектов.

Опосредованные хозяйственные связи предполагают участие одного или нескольких оптовых посредников. Например, обувь от производителя поступает на оптовую торговую базу, у которой в дальнейшем приобретают ее мелкие розничные торговые организации.

По продолжительности делятся на:

- краткосрочные (до года),

- среднесрочные (1-2 года)

- долгосрочные (более двух лет).

15. Порядок заключения договоров по переписке. Протокол разногласий и протокол урегулирования разногласий. Службы организации, участвующие в заключении договора.

Договор поставки может быть заключен в ходе деловых переговоров, с использованием почты, факса. Если договор заключается по факсу, то в ближайшие дни стороны пересылают подлинные экземпляры договора. Инициатором сделки может быть любая сторона, которая высылает другой стороне на рассмотрение 2 экземпляра проекта договора и сопроводительное письмо с указанием срока рассмотрения. Если партнер согласен со всеми условиями, то подписывает договор и высылает один экземпляр другой стороне.

Если у стороны имеются возражения по условиям полученного проекта договора, то она составляет протокол разногласий в трех экземплярах , о чем делается отметка в договоре «Составлен протокол разногласий».

Если другая сторона имеет возражения по полученному протоколу разногласий, то составляется Протокол урегулирования разногласий, где будут указаны пункты, с которыми согласны и пункту с новой редакцией, то есть найдено компромиссное решение.

Разработанный коммерческой службой проект договора должен быть просмотрен и одобрен юристом, который проанализирует правильность формулировки разделов договора и соответствие действующему законодательству. Просмотреть договор должен экономист, который просчитает эффективность будущей сделки, а также бухгалтер.

16. Структура договора поставки. Характеристика разделов договора поставки: предмет договора, качество и комплектность, сроки и порядок поставки. Структура договора поставки. Характеристика разделов договора поставки: предмет договора; качество и комплектность; тара и упаковка.

Договор начинается с вводной части, где указывается наименование и номер договора, место и дата его заключения, полное наименование Поставщика и Покупателя, лица, подписывающие договор и их полномочия.

В основной части договора поставки отражены все разделы: предмет договора, качество, тара и упаковка, порядок и сроки поставки, транспорт, цена и порядок расчетов, имущественная ответственность сторон, срок действия договора и др.

В заключительной части договора предусмотрены юридические адреса, банковские и отгрузочные реквизиты. Завершается договор собственноручными подписями сторон, которые удостоверяются печатями.

В предмете договора указывается наименование товара, его количество, ассортимент. В предмете договора указывается название группы товаров (например, обувь), а развернутый ассортимент обуви по моделям, размерам выносится в спецификацию, приложение к договору. В договоре обязательно указывается цель приобретения товара: для розничной торговли, оптовой.

В разделе «Качество и комплектность» указывается соответствие поставляемого товара требованиям конкретного ГОСТа или ТУ. Предусматривается предоставление Поставщиком документов, подтверждающих качество товара, гарантийные сроки эксплуатации.

В разделе «Тара и упаковка» указывается номер и наименование ГОСТа, которому должна соответствовать упаковка поставляемого товара. Предусматриваются сроки возврата тары.

16. Характеристика разделов договора поставки: транспортировка; тара и упаковка; цена и порядок расчетов; сроки и порядок поставки; транспортировка; ответственность за нарушение условий договора; срок действия договора. Существенные условия договора поставки.

В разделе договора «Цена и порядок расчетов» указываются цены, установленные сторонами, или порядок и сроки согласования цен, форма безналичных расчетов (платежное поручение, требование), а также сроки оплаты. Может быть предложена система скидок.

В разделе «Сроки и порядок поставки» приводятся конкретные сроки поставки, график поставок конкретных партий товара с указанием периодичности поставки. Периоды поставки могут быть декадными, месячными, квартальными, к определенному числу.

В разделе «Транспорт» указывается вид транспорта для перевозки товаров, а также порядок возмещения транспортных расходов по доставке товаров, расходов по погрузке.

В разделе договора «Ответственность сторон за нарушение условий поставки» следует предусмотреть штрафные санкции за просрочку поставки товара, просрочку оплаты, за необоснованный отказ в приемке и оплате товара.

В разделе «Срок действия договора» четко указывается дата вступления договора в силу и срок действия, в течение которого должны быть завершены поставка товаров и взаимные расчеты. Если срок действия договора не определен, то он действует в течение трех месяцев с момента его подписания.

Обязательными условиями договора являются: наименование товара, количество и цена (или порядок их определения), цель приобретения товара.

16. Права и обязанности поставщика и покупателя за нарушение договорных условий. Ответственность поставщика при поставке некачественной продукции, недопоставке, нарушении ассортимента. Ответственность покупателя за нарушение сроков оплаты, отказе от приемки товара, несвоевременном возврате тары.

Поставка товаров и ответственность сторон за несоблюдение условий поставки регулируются Положением о поставках товаров в Республике Беларусь. Главная обязанность Поставщика – поставить продукцию в сроки, в ассортименте и количестве, предусмотренном договором. Поставщик несет ответственность:

1) За поставку товара, не соответствующего по качеству стандартам поставщик уплачивает покупателю штраф в размере 25 % стоимости некачественного товара и возмещает убытки, причиненные такой поставкой. Если Поставщик допустил поставку некачественной продукции, то он должен в установленный срок заменить ее на доброкачественную. Если не заменил – штраф.

2) За поставку товаров не в ассортименте поставщик уплачивает штраф в размере 10 % стоимости не поставленного в ассортименте товара.

3) За недопоставку товара по договору поставщик уплачивает штраф в размере 10 % стоимости недопоставленного в срок товара.

4) Досрочная поставка возможна только при согласии Покупателя.

Ответственность поставщика может наступать и за нарушение требований к таре, упаковке, маркировке товара.

Главная обязанность Покупателя – принять и своевременно оплачивать товар согласно договора. Покупатель может отвечать за несоблюдение сроков оплаты, за несвоевременный возврат тары, за необоснованный отказ от приемки и оплаты товара. Размеры штрафных санкций за эти нарушения – в договоре.