Глава II. Проведение выставки8 и подведение итогов

В качестве одного из приложений к Activity Plan прилагается подробный список вещей и предметов, которые будут взяты на выставку. Наличие данного документа резко упорядочивает хранение и учет вещей, гарантирует своевременное пополнение "стратегических запасов" фирмы на стенде (еды, листовок), облегчает их поиск, определяет недостающие предметы. Другим важным документом является анкета для учета (опроса) посетителей стенда. Для накопления достоверной статистической информации, руководство компании должно определить перечень интересующих вопросов и порядок их следования. Кроме вышеуказанных вспомогательных документов существует особое приглашение. Оно рассылается напрямую (на фирмы/лично) и является универсальным методом привлечения возможных клиентов. Обычно к письму прилагается приглашение. Таким письмом фирма-участник приглашает людей, занятых в данной области на выставочный стенд для более детального ознакомления с предлагаемым ею видом продукции. Многие компьютерные и строительные фирмы используют в своей практике такой способ приглашения специалистов, известных лиц, бизнесменов. За определенный фиксированный срок, не позднее, чем за месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета заявка на участие в выставке. В ней указываются все реквизиты фирмы. Суть заявки — предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течении 5-10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг. Для получения дополнительных услуг, фирма выбирает то, что считает необходимым и указывает количество. Так, например, наиболее распространенными дополнительными услугами являются: рабочее место, аккредитация, публикация в каталоге, изготовление вывески и фирменной рекламы, тиражирование визиток, проспектов, услуги переводчиков и вспомогательного персонала.

1. Подбор выставочного персонала9

Успех любой экспозиции в наибольшей степени зависит от мастерства персонала.

Бытует абсолютно ошибочное мнение, к сожалению, достаточно распространенное - что на стенде может работать любой сотрудник, свободный от производства и знакомый с деятельностью фирмы. Исследования, проведенные в Англии и США, показали, что успех выставки на 80% зависит от подготовки и настроя персонала. Все усилия окажутся тщетными в случае, если сотрудники с неохотой работают при проведении выставки. Тем не менее, мало кто уделяет внимание этому важному аспекту. Многие компании предпочитают действовать методом кнута и пряника или воспользоваться услугами персонала, который не упустит возможность приятно провести время за беседой со старыми приятелями, вместо того, чтобы работать, и при этом требует солидную зарплату.

При таком отношении вряд ли можно достичь желаемой цели. Многие компании, избравшие подобную тактику, позже сетуют на неудовлетворительные результаты. На самом деле, виной тому – неудовлетворительная работа персонала при организации выставки.

Сложность подбора заключается в умении овладеть вниманием посетителей и удержать его в условиях проведения активной деятельности в павильонах с учетом множества отвлекающих внимание моментов:

• Остановить выбор на коммуникабельных сотрудниках.

• Они должны хотеть работать на стенде.

• Сотрудник должен быть наблюдательным, подмечать любые тонкости в разговоре, в том числе и язык жестов.

• Сотрудник должен быть специалистом, компетентным в этой области, быстро отвечающий на любые вопросы посетителя.

• Сотрудник должен уметь слушать и задавать наводящие вопросы.

После того, как команда сформирована, нужно вовлечь всех ее членов в обсуждение планов компании по участию в выставке. Общение с людьми - ключевой фактор успеха экспозиции.

Необходимо подробно осветить работникам следующие вопросы:

• Какова цель Вашего участия

• Что конкретно Вы экспонируете

• Какие требования Вы предъявляете к сотрудникам стенда

• Как сотрудникам выполнять Ваши требования

Сотрудников, работающих на выставке нужно стимулировать. Например, комиссионные от продаж, несколько дней отдыха и т.д.

Во время работы на выставке персонал всегда должен помнить о том, что у потенциальных клиентов время расписано по минутам, ведь им необходимо изучить другие стенды, посетить семинары и присутствовать на официальных обедах. Следовательно, презентация не должна занимать больше 10 минут.

На период выставки необходимо расписать распорядок каждого дня. Стенд должен функционировать бесперебойно и вероятность упустить потенциального партнера в потоке посетителей из-за отсутствия (перегруженности, невнимательности) стендиста велика. Обращается особое внимание на одежду. Разные фирмы используют разную стратегию, чтобы оставить о себе хорошее впечатление. Это может быть абсолютно одинаковая для всех фирменная униформа с символикой, кепочки, значки, ручки или контрастная одежда.