- •Тема 5. Документация и инвентаризация
- •Понятие документов, их сущность и значение
- •Основные виды работ с документами
- •Классификация документов
- •По назначению:
- •3. Инвентаризация, виды и порядок ее проведения
- •Тема 6. Учетные регистры и формы бухгалтерского учета
- •Понятие и виды учетных регистров
- •2. Способы исправления ошибок в учетных регистрах
- •Тема 3. Формы бухгалтерского учета
- •Самостоятельно!
Тема 5. Документация и инвентаризация
Понятие документов, их сущность и значение
В ходе своей работы бухгалтер имеет дело с различными документами. Документ – от лат. «доказательство» - письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета.
В составе документов различают:
первичные документы (счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера)
учетные регистры (отчеты кассиров, журналы-ордера, главная книга)
отчетность (форма №1, №2 и приложения к ББ).
Все осуществляемые на предприятии хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичной учетной информацией, на основании которой осуществляется БУ. Т. о. все записи в БУ ведутся на основе первичных документов. Затем сведения из них переносятся в учетные регистры, там они систематизируются (записываются на бухгалтерских счетах). В конце отчетного периода по данным учетных регистров составляется отчетность предприятия.
Таким образом, первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности предприятия.
Документы должны иметь юридическую силу, т. е. содержать ряд обязательных реквизитов. Реквизит – это показатель, приводимый в документах. Ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» предусматривает 7 обязательных реквизитов, которые должен содержать бухгалтерский документ:
наименование
дата составления
наименование организации, от имени которой составлен документ
содержание операции
количественные и стоимостные измерители
наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции, ее документальное оформление
личные подписи этих лиц, расшифровки.
Основные формы первичной учетной документации утверждаются Росстатом (Федеральной службой Государственной статистики). Они изготавливаются типографским способом или вводятся в компьютерные программы. Документы должны быть составлены такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей длительное время. В них не должно быть подчисток и не оговоренных исправлений. В первичных кассовых и банковских документах ошибки и исправления не допускаются. Первичные документы должны быть составлены либо в момент совершения операции (кассовые, банковские), либо сразу же после ее окончания. Лица, составившие и подписавшие документ, несут ответственность за своевременное и качественное его создание, за достоверность его данных и передачу в установленные сроки для записи в учетные регистры.
Основные виды работ с документами
1. Проверка по существу, форме и правильности арифметических расчетов, т.е. поступающие в бухгалтерию первичные документы подлежат обязательной проверке:
по содержанию (целесообразность и законность задокументированных операций, логическая увязка отдельных показателей).
по форме (проверяется полнота и правильность заполнения документа, всех его реквизитов, наличие подписей должностных лиц)
арифметически (подсчет сумм)
2.Таксировка – определение денежной оценки хозяйственных операций, отраженных в документах и подсчет итоговой суммы.
3. Группировка документов по однородным признакам для записи в учетные регистры.
Контировка – указание корреспонденции счетов по каждой хозяйственной операции.
Передача по окончании отчетного периода на хранение в архив.
После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается отметка бухгалтера, исключающая возможность его повторного использования (например, ставятся дата записи в учетный регистр и подпись бухгалтера или штампы «получено», «оплачено» или «погашено»). После окончания отчетного периода документы подшиваются в папки и передаются на хранение в архив.
В соответствии с п. 1 ст. 17 Закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность, хранятся в течение периода, который установлен в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. Конкрентные перечень и сроки хранения типовых документов утверждены Росархивом. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утвержден новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень).
Сроки хранения каждого вида документов определены Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов должны храниться 5 лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) - постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников - 75 лет.
Отметки "до минования надобности" и "до замены новым (новыми)" означают, что эти документы имеют только практическое значение. По некоторым из этих документов срок хранения определяется самой организацией (но не может быть менее одного года), по другим - не менее 5 лет.
Для большинства документов исчисление срока их хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. По некоторым документам исчисление срока хранения, названного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного момента, указанного в графе "Примечание": например, по договорам о материальной ответственности - 5 лет после увольнения материально ответственного лица, сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах - 5 лет после снятия с учета и т.д.
В процессе деятельности документы проходят длительный путь от момента их выписки и до сдачи в архив. Движение документов с момента их оформления до сдачи в архив называют документооборотом, схему которого предприятия устанавливают самостоятельно.