Базы данных – основные понятия.
База данных (БД) – это организованная структура, предназначенная для хранения данных.
Системы управления базами данных (СУБД) – комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой БД, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации. Под визуализацией понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочивание, оформление и последующая выдача на устройство вывода или передача по каналам связи.
Структура простейшей бд
Структура БД определяет методы занесении данных и хранения их в базе.
Реляционные БД - совокупность отношений представленных в виде двумерных таблиц особого вида, столбцы которых называются полями, а строки – записями.
Режимы работы: проектировочный и пользовательский.
Объекты БД:
Таблицы – в них хранятся не только все данные, имеющиеся в базе, но и структура базы (поля, их типы и свойства).
Запросы – служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняются: отбор преобразование данных по заданному алгоритму, их сортировка, фильтрация, а также простейшие вычисления в таблицах и т.д. Запросы используются из соображений удобства (быстродействия) и безопасности.
Формы – средства для ввода/вывода данных. Предоставляют не только средства для заполнения полей, но и специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, флажки, переключатели и т. д.) для автоматизации ввода.
Отчёты – во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных на принтер. В них приняты специальные меры для группировки выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.
Субд ms Access
СУБД MS Access предоставляет несколько средств для создания каждого из основных объектов базы.
Классификация средств:
-
ручные (разработка объектов в режиме конструктора);
-
автоматизированные (с помощью программ - мастеров);
-
автоматические (средства ускоренной разработки простейших объектов).
Файлы создаваемые с помощью приложения MS Access имеют расширение *.accdb
Создание таблиц
Работа с любыми объектами базы начинается окна БД. На левой панели окна сосредоточены элементы управления для вызова всех типов объектов программы.
Выбираем элемент управления «Таблицы». В качестве способа создания выбираем: Создание таблицы в режиме конструктора.
Окно конструктора:
-
- имена полей (если не задано свойство «Подпись»);
-
– тип данных (выбирается из раскрывающегося списка).
Нижняя часть бланка показывает свойства выделенного в верхней части бланка поля.
Типы данных:
-
Текстовый – для хранения обычного неформатированного текста, длиной до 255 символов;
-
Поле МЕМО – текст длиной до 65000 символов;
-
Числовой – числа различных форматов;
-
Дата/Время – дата и/или время;
-
Денежный – денежные значения различных форматов;
-
Счётчик – счетчик, который увеличивается на единицу с добавлением каждой новой записи;
-
Логический – величины, способные принимать значения да/нет.
-
Поле объекта OLE – тип данных предназначенный для хранения объектов OLE (Например: мультимедийных). Реально они хранятся не в таблице, но там хранятся указатели на них.
-
Гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web- объектов Интернета.
-
Мастер подстановок – это не специальный тип данных, а объект настройкой которого м автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка.
Свойства полей БД:
-
Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (могут использоваться как заголовки полей таблицы);
-
Тип поля – тип данных, которые могут содержаться в этом поле;
-
Размер поля – предельная длина (в символах) данных, которые могут размещаться в этом поле;
-
Формат поля – способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю;
-
Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные в поля (средство автоматизации ввода данных);
-
Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не задана, то заголовком будет имя поля);
-
Значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически;
-
Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (обычно используется для даты, времени, денежного типа);
-
Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство № 8);
-
Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;
-
Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (отличается от 10 лишь тем, что относится лишь к некоторым типам данных, например - текстовым);
-
Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в этом поле, существенно ускоряются, но замедляется обновление.
При создании таблицы задается ключевое поле (это необходимо для организации связей между таблицами). В качестве такового выбирается поле, данные в котором не могут повторяться. Если в таблице нет полей которые м. б. бы использовать как ключевые, то можно ввести дополнительное поле - типа счётчик.
Чтобы пометить поле как ключевое нужно встать на нужное поле и на панели инструментов (или в контекстном меню при щелчке правой кнопкой мыши) выбрать пункт «Ключевое поле ».
После создания структуры таблицы ее можно сохранить и открыть в режиме для заполнения (Вид/Режим таблицы). После заполнения таблица закрывается, все внесенные данные будут сохранены автоматически. Если понадобиться изменить структуру таблицы, то ее можно открыть в режиме конструктора (для этого ее нужно выделить и нажать кнопку ).
Создание межтабличных связей:
Связь между двумя таблицами создается для сопоставления строк одной таблицы строкам другой таблицы. Связи нужны для обеспечения целостности данных и автоматизации задач обслуживания базы. Существует несколько типов возможных связей между таблицами:
- один ко многим
- один к одному
Связь между таблицами организуется на основе общего поля, причем в одной из таблиц оно обязательно должно быть ключевым, т. е. на стороне «один» должно выступать ключевое поле. Значение на стороне «многие» может повторяться.
-
Создание связи в схеме базы данных (Сервис/Схема данных или ):
-
Одновременно с этим откроется диалоговое окно «Добавление таблицы». На закладке «Таблицы» выбрать таблицы м/ду которыми создаются связи и нажать «Добавить».
-
Выбрать поле из первой таблицы и перетащить его на список полей второй таблицы.
-
При отпускании кнопки мыши открывается диалоговое окно «Изменение связей». На правой панели этого окна выбрать поле второй таблицы, включаемое в связь.
-
Закрыть диалоговое окно.
Т.о первая таблица – главная (т. к. она участвует в связи своим ключевым полем), вторая связанная.
-
Создание связи в конструкторе таблиц (ч/з Мастер подстановок):
-
В режиме конструктора зайти в поле связанной таблицы и в столбце «Тип данных» напротив нужного поля выбрать мастер подстановок.
-
На первом шаге мастера оставить выбранным положение переключателя «Объект «столбец подстановки» будет использовать значение из таблицы или запроса».
-
На следующем шаге выбрать таблицу на роль источника подстановки (главную).
-
На следующем шаге выбрать поле, участвующее в подстановке.