Тема 1.4. Документация, документооборот и внутрибанковский контроль

1. Банковская документация. Хранение документов.

2. Документооборот в кредитных организациях. Исправление ошибочных записей.

3. Внутрибанковский контроль.

Литература:

1. Положение №302-П. - Часть 3.- Разд. 1,3,4.

2. Письмо БР от 24.03.2005 №47-Т «О методических рекомендациях по проведению проверки и оценки организации внутреннего контроля в кредитных организациях».

3. Капаева, Т.И. Учёт в банках: учебник/ Т.И. Капаева. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2006.- с.25-34, 40-54.

4. Смирнова Л.Р. «Бухгалтерский учет в коммерческих банках», стр.33-53.

1. Банковская документация

Каждая банковская операция должна быть оформлена документом.

Банковскую документацию образует совокупность документов, используемых банком для ведения учета и контроля.

При оформлении банковских операций используется специальная документация. Она разрабатывается и утверждается Центральным банком, перечень банковских документов приводится в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД).

Документы подразделяются:

- на кассовые. Их назначение сводится к оформлению права приема и выдачи денежной наличности в рублях и в иностранной валюте. К ним относятся: объявления на взнос наличными, чеки, расходные и приходные (в рублях и иностранной валюте) кассовые ордера;

- на расчетные. Используются при взыскании поставщиком платежа за продукцию, выполненную работу, оказанные услуги с заказчика, покупателя или при погашении обязательств, задолженности перед бюджетом, фондами, прочими кредиторами. К ним относятся: платежные требования, платежные требования-поручения, платежные поручения, авизо о зачислении или списании средств со счетов клиентов, аккредитивы, расчетные чеки и другие.

Мемориальные документы выписываются банком при оформлении внутрибанковских операций: выдачи ссуд, погашении процентов, поступления и выбытия основных средств, начисления износа, заработной платы, учета произведенных расходов, получения доходов и расчета прибыли.

Все документы предназначены для регистрации операций, подлежащих отражению на балансовых счетах (рис. 5).

ДОКУМЕНТЫ

Внешние

Внутренние

Полученные от клиентов, ЦБ и банков-корреспондентов;

выписки из расчетных и текущих счетов для клиентов и другие.

Справки-расчеты о суммах начисленной амортизации, износа МБП, заработной платы, начислений на заработную плату, распоряжения и служебные записки о кредитах, процентах, акты о выполненных работах и т.д. Оформляются мемориальными ордерами.

Автоматизированная обработка - распечатка

Аналитического учета

Синтетического учета

Отчетность

Рис. 5. Классификация документов

Рис. 5. Классификация документов

Требования, предъявляемые к оформлению документов

Представляемые клиентами документы на осуществление расчетов по их поручению в безналичном порядке должны соответствовать требованиям Банка России по осуществлению расчетов.

Клиент обязан указывать в тексте платежных (расчетных) документов, а также на обороте денежного чека назначение сумм платежа.

Чеки и платежные поручения действительны в течение 10 дней со дня их выписки, не считая дня выписки. В объявлениях на взнос наличными денег указывается дата фактического предоставления их в банк, если клиентом указана другая дата, то она исправляется на всех экземплярах документа.

Документы должны содержать четкое изложение сущности операции.

Каждый документ и листы сводных документов должны быть подписаны должностными лицами клиента, удостоверены оттиском печати и соответствовать заявленным образцам. Подписи делаются чернилами, пастой шариковой ручки, незаполненные части документа должны быть прочеркнуты.

При использовании электронных средств должны быть обеспечены аналоги собственноручной подписи, кодов, паролей и иных средств, подтверждающих, что распоряжение дано уполномоченным на это лицом. Кредитная организация для совершения операций оформляет распечатку на бумажном носителе электронного образца документа.

Кредитная организация отказывает в приеме платежного (расчетного) документа:

• при несоответствии образцов подписей и печати;

• при нарушении требований по оформлению документа.

При использовании электронных средств при осуществлении межбанковских расчетов внесение исправлений в поступившие документы не допускается.

Платежные (расчетные) документы, принятые кредитной организацией, подписываются бухгалтерским работником с указанием даты приема.

Жалобы на действия работников кредитной организации и другие письма по бухгалтерскому учету принимает от клиентов экспедиция (специально выделенные лица) кредитной организации или лично главный бухгалтер. Об этом порядке клиенты должны быть извещены соответствующим объявлением. Бухгалтерским работникам принимать такую корреспонденцию запрещается.

Каждый документ, на основании которого совершаются бухгалтерские проводки, должен иметь:

контировку, т.е. обозначение номеров счетов по дебету и кредиту;

дату проводки;

подпись бухгалтерского работника, а по операциям, подлежащим дополнительному контролю, – подпись контролирующего работника;

в необходимых случаях и другие реквизиты.

Право подписания расчетно-денежных документов, предоставляемое банковским работникам, оформляется распоряжением руководителя банка.

Право контрольной (первой) подписи на расчетно-денежных документах, подлежащих дополнительному контролю без ограничения суммы, имеют руководитель и главный бухгалтер.

Работники банка, подписавшие какой-либо расчетно-денежный документ, не имея на то права, отвечают за этот проступок в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность работники банка, имеющие право подписи, в случае превышения своих полномочий.

Комплект образцов подписей должностных лиц банка обязательно хранится у главного бухгалтера для учета лиц, которым предоставлено право той или иной подписи на расчетно-денежных документах. Такие же комплекты должны быть у бухгалтерских работников и контролирующих работников.

Хранение документов

Кредитные организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков хранения архивного дела, но не менее 5 лет. Ответственность за организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров банка.

Сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы за рабочий день после составления ежедневного баланса и проведения сплошной проверки передаются на хранение в архив с ограничением к ним доступа.

В архиве документы текущего года и предшествующих лет хранятся отдельно в сейфах.

Кассовые документы хранятся в порядке, предусмотренном нормативными актами Банка России.

Документы постоянного использования (юридические и кредитные дела, договоры, контракты, срочные обязательства и т.п.) хранятся в порядке, определенном руководителем банка и главным бухгалтером.

Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за день в возрастающем порядке дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется специальным работником. Допускается формирование документов по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета. Документы, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам.

В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальных заемщиков, по операциям с драгоценными металлами, иностранной валютой, по хозяйственным и другим операциям банка, с различными сроками хранения.

Сброшюрованные документы подсчитываются, и сумма их сверяется с итогом оборотов по бухгалтерскому журналу.

Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам, не учитываемым в книгах кладовой, подбираются и брошюруются вместе с мемориальными документами по балансовым счетам и помещаются по порядку возрастающих номеров внебалансовых счетов, сначала по дебету, затем по кредиту каждого счета.

Мемориальные внебалансовые ордера, затрагивающие более одного счета помещаются после всех ордеров. Документы по внебалансовым счетам подсчитываются и суммы их сверяются с бухгалтерским журналом.

В основную папку бухгалтерских документов в конце сшива помещается второй экземпляр бухгалтерского журнала.

Выдача мемориальных документов из текущего архива производится по письменному разрешению главного бухгалтера. К концу рабочего дня документы должны быть возвращены. Изъятие подлинного документа производится с разрешения руководителя банка по письменному требованию судебных и следственных органов, арбитража. При изъятии составляется акт или протокол изъятия в двух экземплярах за подписями руководителя, главного бухгалтера и представителя учреждения, для которого изымается документ. На место изъятого документа помещается один экземпляр акта (протокола) за подписью главного бухгалтера и требование на изъятие документа с распиской лица, получившего документ. На обложке папки главный бухгалтер делает запись об изъятии подлинного документа.