Билет 24 Обеспечение сохранности документов

Это система мероприятий по созданию условий для длительного хранения док-тов. К этим мероприятиям относится:

1. Проверка наличия и состояния документов в архиве

2. Реставрация и консервация документов

3. Рациональное размещение документов. Топографические указатели

4. Оборудование архивов. Противопожарные и охранные мероприятия

5. Режим хранения документов (световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический)

6. Требования к зданиям и помещениям архива

Проверка наличия и состояния документов в архиве

Эта работа предполагает проверку фактического наличия дел и их физического состояния на основе учетных документов, т.е. архивной описи

Руководитель архива своим приказом определяет состав комиссии, сроки проведения проверки, вид проведения проверки, объект проведения проверки.

Проверки бывают плановые и внеплановые

Плановые проводят с периодичностью не реже 1 раза в 5 лет. Документы на спецносителях – раз в 3 года. Особо ценные документы проверяют ежегодно

Проверки могут быть сплошные и выборочные

Сплошные – когда либо 1 фонд проверяют полностью, либо несколько фондов, либо весь архив, если это небольшой ведомственный архив

Выборочные проверки – на выбор часть 1 фонда или части нескольких фондов

Внеплановые проверки проводят в следующих случаях:

1. передача фонда из ведомственного архива в государственный

2. перемещение документов в другое хранилище

3. реорганизация либо ликвидация архива

4. Смена руководителя архива

5. Экстраординарные ситуации (ЧП: следы взлома, следы пожара, затопление)

Реставрация и консервация документов

Старение – изменение первоначальных физико-химических свойств под воздействием внешних и внутренних факторов.

Первичная мера – консервация – создание условий, обеспечивающих длительную и полную сохранность документов. Реставрация же – вынужденная мера. Это восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению

Цели специальной обработки:

1. Устранение причин ускоренного старения и разрушения документов.

2. Восстановление их свойств, технических характеристик, долговечности.

3. Воспроизведение документной информации на более устойчивых носителях

Виды специальной обработки документов:

- дезинфекция, дезинсекция, дератизация хранилищ (меры биопрофилактики и биозащиты)

- реставрационно-консервационная обработка

- воспроизведение документов

- фотореставрация

- замена оригиналов

- переплет документов

- обеспыливание документов

- ламинирование документов (малоценных, но часто используемых)

Размещение документов в хранилище. Топографические указатели

- документы располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов

- документы на стеллажах располагаются с учетом дальнейшего их поступления в рамках конкретных фондов.

- документы постоянного, долговременного и кратковременного хранения в ведомственных архивах хранятся отдельно, документы по личному составу также хранятся отдельно, учетные документы хранятся отдельно от документов архива

- обособленному хранению полежат секретные, уникальные, имеющие в оформлении драгметаллы документы.

- в ведомственном архиве документы постоянного срока хранения хранятся в коробках и папках, долговременного срока хранения в связках, краткосрочного хранения – без связок по годам хранения.

- коробки и связки снабжаются ярлыками, на которых указываются название и номер фонда, номер описи, первая и последняя в коробке или связке единица хранения, коробки и связки нумеруются и указываются в описи.

- помещение архива, стеллажи, полки нумеруются, при этом помещения – буквами, стеллажи и полки – цифрами.

- в целях закрепления места хранения и поиска документов составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели

- постеллажная карточка определяет место хранения документов, поскольку составляется на каждый стеллаж, карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах одного хранилища.

- пофондовая карточка определяет место хранения фондов, поскольку ее основным реквизитом является номер фонда с последующей ссылкой на место его хранения, карточки располагаются по номерам фондов в пределах архива.