- •Билет 1 Номенклатура дел организации
- •Билет 2 Особенности составления номенклатуры дел в мид рф
- •Билет 3 Историко-документальный департамент. Депозитарное хранение документов
- •Билет 4 Государственные архивы, виды, функции.
- •Билет 5 Ведомственные архивы, виды, функции
- •Центральный архив
- •Объединенный
- •Архив организации
- •Билет 6 Экспертиза ценности документов, критерии, этапы
- •Билет 7 Виды экспертных комиссий, оформление результатов экспертизы ценности документов
- •Билет 8 Формирование документов в дела. Стабильные досье
- •Билет 9 Единый классификатор документов, назначение, структура
- •Билет 10 Полная и частичная обработка документов, предназначенных для сдачи в архив
- •Билет 11 Перечни документов с указанием срока хранения документов, виды структура
- •Билет 12 Учетно-справочный аппарат дела, состав, назначение
- •Билет 13 Сроки сдачи документов в архив мид рф
- •Билет 14 Оформление обложки архивного дела в мид рф
- •2 Гриф ограничения доступа к делу
- •4 Номер раздела и его название
- •Билет 15 Виды заголовков дел, используемые в мид рф
- •Билет 16 Оформление обложки дела в организации
- •Билет 17 Подготовка к сдаче в архив регистрационных форм
- •Билет 18 Сдача дел в архив загранучреждениями
- •Билет 19 Архивная опись (сдаточная)
- •Билет 20 Особенности составления архивной описи дел в мид рф
- •Примечание
- •Билет 21 Учет документов в архиве, цели, принципы, единицы учета
- •Билет 22 Учет документов в ведомственном архиве
- •3) Список фондов
- •5) Дело фонда
- •Билет 23 Научно-справочный аппарат архива организации
- •Примеры
- •Билет 24 Обеспечение сохранности документов
- •Проверка наличия и состояния документов в архиве
- •Реставрация и консервация документов
- •Размещение документов в хранилище. Топографические указатели
- •Оборудование архива
- •Охранные мероприятия
- •1. Световой
- •2. Температурно-влажностный
- •3. Санитарно-гигиенический режим
- •Требование к зданиям и помещениям архива.
- •Билет 25 Проверка наличия и состояния документов в архиве
- •Порядок проведения проверки
- •Оформление результатов проверки
- •Билет 26 Цели и формы использования архивных документов
- •Билет 27 Информационное обеспечение пользователей, виды запросов
- •Билет 28 Сроки исполнения запросов
- •Билет 29 Архивная справка, копия, выписка, назначение, оформление
- •Билет 30 Составление архивной справки (карточка)
- •Архивная справка
Билет 23 Научно-справочный аппарат архива организации
НСА – это система архивных справочников и информационно-поисковых систем, необходимых для поиска информации и её дальнейшего использования
Каждый архив должен иметь свою систему НСА. В государственном она более обширная, т.к. там разнообразная тематика и объём фондов, а ведомственный архив ограничивается двумя-тремя справочниками. Все архивные справочники составляются на основе архивной описи, т.к. она является основным учётным справочным и поисковым документом архива
Различают традиционные архивные справочники, такие как путеводители, обзоры, указатели, картотеки и каталоги. Автоматизированные – информационные базы данных с необходимой поисковой информацией.
Поисковая информация – № фонда, № описи, № дела, № страницы. Все виды архивных справочников обязательно содержат поисковую информацию.
Эти 2 вида архивных справочников не исключают друг друга, а наоборот, дополняют, взаимодействуют и выполняют одну задачу – поиск информации по цели её использования.
В зависимости от объёма выдаваемой информации все виды архивных справочников подразделяются на следующие уровни:
1) Внутрифондовые – дают информацию об отдельных документах фонда на уровне дело-документ (например, архивная опись).
2) Межфондовые – дают информацию о нескольких фондах одного архива на уровне фонд-дело (например, обзор или тематический обзор)
3) Внутриархивные – дают информацию обо всех фондах, находящихся в архиве на уровне архив-фонд (например, путеводитель (по архиву) и тематический путеводитель (по нескольким архивам))
4) Межархивные – которые дают либо информацию о нескольких архивах, либо обо всех архивах РФ. Уровень – архив - ЦФК (центральный фондовый каталог).
ЦФК – это информационная база данных, созданная в комитете по делам архивов в которых сосредоточены сведения о кол-ве и составе фондов в российских архивах.
5) С помощью интернет-ресурсов можно получить информацию о зарубежных архивах.
Основные виды архивных справочников
- путеводители
- указатели
- картотеки (каталоги)
- обзоры
Путеводитель – архивный справочник, содержащий в систематизированном виде характеристики фондов архива и предназначенный для ознакомления с их составом.
Различают следующие виды путеводителей:
1. Путеводитель по фондам одного архива – дает информацию о фондах одного архива.
2. Путеводитель по нескольким архивам (тематический). Он дает информацию о фондах нескольких архивов, посвященных определённой теме.
3. Общий путеводитель дает информацию о составе фондов всех архивов РФ.
Текст путеводителя состоит из 2 частей.
1-ая часть – основная. Там дается характеристика всех фондов архива
2-ая часть – справочный аппарат. В нее входит титульный лист, оглавление, вступление, список сокращений и указатели.
Указатели – архивный справочник, содержащий перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах. Указатели могут быть в виде самостоятельных архивных справочников или в составе путеводителей или обзоров.
Основные виды указателей: именные, географические, предметные и др.
По структуре рубрик указатели бывают:
глухие – без пояснений
кратко аннотированные – с небольшими пояснениями
полно аннотированные – содержат более точные пояснения.