Цена закупки
Цены на закупку продуктов могут быть завышены по следующим причинам:
Плохой мониторинг рынка
Множество наименований продуктов в одном контракте
Формально закупками продуктов для нужд ресторана занимается один сотрудник. С базовым окладом в 22 тыс. рублей эта женщина за 2011 год была вынуждена заключить более 150 контрактов на поставку продуктов для нужд ресторана и выездных мероприятий на сумму боле 27 млн. рублей. Каждый контракт содержит несколько наименований продуктов (иногда – несколько десятков). У неё просто физически не хватает времени на глубокий мониторинг рынка по необходимым позициям. Поэтому, не удивительно, что большую часть поставок по таким позициям как мясо, рыба, алкогольная продукция занимаются соответственно по одной фирме (Джи Эф, Алианта, ИП Клезович).
Уменьшение позиций в каждом контракте позволило бы привлечь большое количество мелких поставщиков и, тем самым, снизить закупочные цены. Но это приведёт к увеличению количества контрактов и один сотрудник с этим вряд ли справиться. Не справляется уже сейчас. Так, в контрактах часто упоминается некая ИП Клезович, которая осуществляет поставки преимущественно плодоовощной продукции. Кроме того, она осуществляла поставки широкого наименования продуктов для Санкт-Петербургского экономического форума. Можно сделать предположение, что ИП Клезович выступает посредником между УГХ и поставщиками, фактически выполняя функции отдела закупок УГХ и беря хорошую маржу (расчёт завышения закупочных цен в приложении).
Необходимо увеличение штата сотрудников занимающихся закупками на 2-3 человека.
Длительное время оплаты контрактов со стороны УГХ
Проблемы с оплатой возникают вследствие ошибок в составлении документов. Задержка в оплате может достигать 1,5 месяцев, что, несомненно, отпугивает мелких поставщиков. С учётом объёма закупок и количества контрактов целесообразным видится выделение одного сотрудника занимающегося исключительно оформлением контрактной документации и вопросами оплаты.
Предварительный анализ поставщиков части продуктов показал, что закупочные цены по всему объёму продукции в целом уже могут быть снижены до 1,5 раз – на 9 млн. рублей. При полном пересмотре поставщиков на соответствующе позиции товаров можно добиться большей экономии средств.
Помимо продуктов, следует отметить, что предоставлением дополнительного персонала для выездных мероприятий в 2011 году занималось, фактически, ООО «Гермес Тур» (за исключением одного мероприятия).
Меры повышения эффективности деятельности ресторана «Смольницкий».
В предыдущей главе были рассмотрены причины завышения цен на закупаемые продукты. Ниже приведены возможные меры обеспечивающие снижение издержек, а также повышающие прозрачность работы ресторана для управленческих нужд.
Закупки
Закупки для ресторанов и кеттеринга должны проводиться раздельно. Дело в том, что закупки для ресторана можно планировать, в то время как закупки по кеттерингу разовые и включают уникальные товарные позиции.
Закупками для ресторанов должны вести два менеджера:
менеджер 1 – мясо, рыба, деликатесы, алкогольные напитки
менеджер 2 – безалкогольные напитки, овощи, фрукты, хлебобулочные изделия, бакалея.
Менеджер 1 занимается более дорогостоящей продукцией – у него меньше товарных позиций и больше возможностей для поиска выгодных предложений. Менеджер 2 занимается менее дорогостоящей продукцией, список продуктов для закупок у него несколько шире. Оба менеджера будут загружены работой, так как уменьшение товарных позиций в каждом контракте увеличит общее количество контрактов. Кроме того, им предстоит проводить мониторинг рынка, создание и развитие отношений с новыми поставщиками, что сейчас фактически не делается. Заработную плату можно установить на уровне 30 тыс. руб. с квартальными премиями до 50% от квартального оклада.
Закупками для кеттеринга должен заниматься отдельный сотрудник, который мог бы использовать информацию о поставщиках обычной продукции от менеджеров 1 и 2, но поиском других поставщиков на уникальные товарные позиции и ведение контрактов он занимался бы самостоятельно.
Таким образом, менеджер 1 и 2 работали бы в штатном режиме с равномерной загрузкой, менеджер закупок по кеттерингу занимался бы непосредственно разовыми закупками для мероприятий. Расходы на содержание 2-х дополнительных сотрудников составили бы в год до 1 млн. рублей, при этом экономия на закупках составит до 12 млн. рублей.