2.2. Следующая группа кадровых документов - организационные документы. В данную группу в основном относятся всевозможные журналы учета или регистрации и некоторые другие документы:

- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы ведется в силу ст. 91 ТК РФ для учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником);

- штатное расписание необходимо в силу ст. 57 ТК РФ. Форма № Т-3 «Штатное расписание» применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии Уставом и организационной структурой предприятия. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Заметим, что на большинстве промышленных предприятий штатные расписания по категории рабочие, как правило, не разрабатываются. Штатное расписание утверждается приказом, подписанным руководителем организации. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом руководителя организации.

Если в организации есть сотрудники, работающие неполный день (например, сотрудник работает по совместительству или должность (профессия) предполагает сокращенный рабочий день), то "Количество штатных единиц" указывается соответственно 0,25; 0,5 и пр.

- график отпусков необходимо вести в силу ст. 123 ТК РФ для установления очередности предоставления оплачиваемых отпусков. График отпусков подписывается руководителем службы управления персоналом, утверждается генеральным директором с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

- график сменности (при наличии сменного режима работы (ст. 103 ТК РФ)).

- журнал учета трудовых договоров (необходим для упорядочения информации о вновь принятых работниках);

- журнал учета приказов по личному составу необходим для правильной нумерации кадровых приказов. Если численность работников предпринимателя небольшая, можно завести один журнал, если же значительная – следует для каждого вида приказов вести отдельный журнал;

- журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Необходимо вести в соответствии с Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н "Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы". Этим же Приказом утверждены формы названных журналов;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Поможет при разрешении трудовых споров, связанных с увольнением и выдачей трудовой книжки в последний рабочий день;

- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (необходима для отражения всех операций, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серийного номера документов);

2.3. Унифицированные формы первичной документации по учету труда и его оплаты разрабатываются согласно Постановления государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Постановление подразделяет два раздела первичной документации: 1. по учету кадров и 2. по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Основными формами первичной учетной документации по учету кадров являются: № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», № Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», № Т-2 «Личная карточка работника», № Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», № Т-3 «Штатное расписание», № Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», № Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», № Т-7 «График отпусков», № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», № Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», № Т-10 «Командировочное удостоверение», № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», № Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Перечень первичной документации второго раздела по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда включает: № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», № Т-13 «Табель учета рабочего времени», № Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», № Т-51 «Расчетная ведомость», № Т-53 «Платежная ведомость», № Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», № Т-54 «Лицевой счет», № Т-54а «Лицевой счет (свт)», № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», № Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».