1.8 Перекрестные запросы

С помощью перекрестного запроса можно более наглядно представить данные итоговых запросов, предусматривающих группировку по нескольким признакам (по двум, в частности). В этом случае значение полей по первому признаку группировки могут стать заголовками строк, а по второму - заголовками столбцов.

Можно создать перекрестную таблицу в интерактивном режиме с помощью мастера «Перекрестный запрос». Мастеру необходимо указать исходную таблицу, которая может быть таблицей из базы данных или являться результатом выборки данных из нескольких таблиц. На основе исходной таблицы или запроса Мастер создает итоговую выборку, в которой группирует и сортирует данные по полям, используемым в качестве строки и столбца перекрестной таблицы, а также вычисляет итоговое значение по заданному полю данных.

• Создать перекрестный запрос, подсчитывающий для каждого клиента суммарный объем товара каждой категории.

Для создания перекрестной таблицы предстоит выполнить следующие действия:

1. Перейти на вкладку «Запросы» и выбрать кнопку Создать, а затем в окне диалога выбрать опцию Перекрестный запрос.

2. На первом шаге Мастер предлагает выбрать исходную таблицу или запрос.

3. На следующем шаге вам необходимо указать поля, значения которых будут использоваться в качестве заголовков строк (имя клиента). Затем вы переходите в окно диалога определения заголовков столбцов. В качестве заголовка столбцов может использоваться только одно поле (категория товара).

4. На предпоследнем шаге создания перекрестной таблицы нужно задать поле, которое будет использоваться в качестве источника данных для итоговых вычислений (объем реализации), и тип итоговых вычислений для каждой пары строка/столбец(сумма).

9. Разработка отчетов

• Разработать для базы данных новый отчет табличной формы, используя режим Мастера отчетов. В данном отчете предполагается наличие данных из ключевой таблицы, группировка данных по одному из текстовых полей, сортировка записей внутри группы – по возрастанию значений в ключевом поле. Открыть созданный отчет в режиме предварительного просмотра и оценить полученный результат. Проанализировать созданные группы записей. Найти подписи этих полей, области заголовков отчета и группы.

• Открыть созданный отчет в режиме Конструктора отчетов:

1. Определить ширину колонок в отчете так, чтобы в них полностью отображались значения соответствующих полей;

2. В области примечания группы найти итоговые поля и их подписи. Изменить текст подписей на более информативный. Отрегулировать ширину и взаимное расположение итоговых полей и их подписей;

3. Изменить шрифт и цвет подписей полей;

4. Оценить полученный результат, переключившись в режим предварительного просмотра отчета. Сохранить отчет.

• Создать отчет, включающий в себя данные из всех таблиц базы данных. Создать в отчете группу по ключевому полю, а внутри нее – группу по любому другому полю (например, во внешней группе записи группируются по полю Номер клиента, а во внутренней – по полю Категория товара). Для внутренней группы определить итоговые поля, подсчитывающие сумму по любому числовому полю и количество значений в группе (например, для каждой категории товаров, реализованных данному клиенту, найти суммарную цену товаров и количество их наименований).

• Модифицировать отчет, созданный в предыдущем пункте, создав в его области данных вычисляемое поле, подсчитывающее некоторую величину для каждой записи (можно использовать сцепление текстовых полей в качестве вычисляемого поля отчета).

• Создать отчет свободной формы, в котором используются необходимые данные из всех таблиц. В отчете расположить хотя бы одно вычисляемое поле и поле, посчитывающее сумму по данному вычисляемому полю.

Рекомендации. К базе данных можно создать такой произвольный отчет, как накладная на отгрузку товара. В заголовке данного отчета можно разместить наименование и реквизиты предприятия-производителя товара, имя и номер клиента. В области данных разместить поля из таблицы Товары: Наименование товара, Единица измерения, Объем реализации, а также вычисляемое поле Стоимость товара. В примечании отчета можно разместить итоговое поле, подсчитывающее общую стоимость покупки, способ оплаты и дату оплаты.

Для группировки записей в отчете нужно в режиме его Конструктора выполнить команду Вид-Сортировка и группировка.. . В появившемся окне выбрать поля для группировки записей, указывая их в том порядке, в котором будут идти группы (т.е. в первую очередь указывается поле для внешней группы; группировка по следующему полю осуществляется только среди записей внешней группы и.т.д.). В этом же окне можно определить для каждой группы записей ее заголовок или примечание, интервал группировки (т.е. диапазон значений выбранного поля для записей каждой группы).

В режиме конструктора для размещения объектов в отчете или форме используется Панель элементов. Обычно панель элементов появляется в режиме Конструктора форм автоматически. Убрать или восстановить ее на экране можно командой Вид-Панель элементов. Ниже приведены наиболее используемые элементы и соответствующие им кнопки на Панели элементов.

Надпись. Размещение в отчете или форме произвольного текста.

Поле. Размещение в отчете или форме данных из соответствующего поля базовой таблицы/запроса, вывод результатов вычислений, а также прием данных, вводимых пользователем.