Функции и структура рекламного и pr-отдела в организации.
Рекламный отдел.
Рекламная служба в организации или на предприятии - структурное подразделение, на которое возлагается осуществление мероприятий в области маркетинговых коммуникаций в рамках выработанной коммуникационной политики и маркетинговой стратегии.
В зависимости от объема работы это может быть самостоятельное подразделение, отдел в составе службы маркетинга. Отдел подчиняется непосредственно директору предприятия.
Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций отдела несет начальник отдела рекламы. На начальника отдела рекламы возлагается персональная ответственность.
В состав отдела входят группы специалистов, отвечающие за отдельные направления работы отдела. Начальник отдела рекламы распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.
Организационная структура рекламной службы зависит от многих факторов, среди которых являются:
• размер фирмы, имеющиеся ресурсы (кадровые, финансовые и др.), система разделения труда между сотрудниками;
• сфера деятельности фирмы (производство, торговля, предоставление услуг и т.п.);
• специфические черты целевого рынка и характеристики производимого товара (товаров);
• место и роль рекламы в комплексе маркетинга и маркетинговой стратегии данной фирмы;
• степень вовлечения руководства фирмы в осуществление рекламной деятельности.
В связи с тем, что рекламная служба связана с деятельностью службы маркетинга, ее структура и иерархические взаимосвязи во многом определяются организационной структурой маркетинговой службы. В достаточно крупной рекламной службе могут, как и в рекламном агентстве, выделяться участки работы по проведению необходимых исследований, по созданию рекламы, по отдельным видам маркетинговых коммуникаций (например, по паблик рилейшнз). В штат рекламной службы могут входить также специалисты, занимающиеся медиапланированием, размещением рекламы, созданием рекламных текстов и иллюстраций, по компьютерному набору и дизайну и др.
Функции рекламного отдела компании:
1. Работа по рекламированию производимой предприятием продукции или выполняемых услуг с целью их продвижения на рынки сбыта.
2. Формирование рекламной стратегии, основанной на перспективных направлениях дальнейшего организационного развития, инновационной и инвестиционной деятельности.
3. Планирование работ по проведению рекламных кампаний:
Изучение сегментов рынка, на которых планируется рекламировать товар.
Определение целей рекламной кампании.
Выработка основной идеи рекламной кампании.
Определение типов конкретных носителей рекламы (газеты, журналы, рекламные ролики и др.) и их оптимального сочетания.
Выбор форм и методов рекламы в средствах массовой информации, их текстового, цветового и музыкального оформления.
Прогнозирование сроков действия рекламы.
Определение затрат, необходимых для проведения рекламной кампании.
4. Изучение рынка сбыта и покупательского спроса с целью определения наилучшего времени и места размещения рекламы, масштабов и сроков проведения рекламных кампаний, круга лиц, на который должна быть направлена реклама, ориентирование рекламы на целевые группы по профессии, возрасту, покупательской способности, полу.
5. Разработка рекламных текстов, эскизов и макетов каталогов, буклетов, проспектов, пр. и подготовка их для утверждения директором предприятия.
6. Обеспечение при разработке рекламных материалов соблюдения норм общественной морали, правил конкурентной борьбы, Закона РФ "О рекламе".
7. Разработка фирменного стиля предприятия, подготовка сувенирных рекламных продуктов полиграфического и промышленного исполнения (блокнотов, календарей, канцелярских принадлежностей с логотипами предприятия, пр.) для распределения их среди работников предприятия, вступающих в деловые отношения с контрагентами.
8. Планирование участия предприятия в выставках, ярмарках:
Согласование с главным технологом; главным конструктором; начальником отдела сбыта перечня продукции, которую следует выставить.
Разработка совместно с главным конструктором; мастером планов выставочных стендов.
Заключение договоров с оргкомитетами выставок, ярмарок.
Подготовка рекламных и информационных материалов.
Подбор и подготовка персонала, участвующего в выставках, ярмарках.
Оформление аккредитаций, приглашений, пропусков на выставки для деловых партнеров.
9. Заключение договоров по рекламированию продукции или услуг со сторонними организациями в случаях полномасштабной рекламы на телевидении, в средствах массовой информации, городском общественном транспорте, пр.
10. Установление связей с деловыми партнерами и расширение внешних связей в целях совершенствования рекламной деятельности.
11. Сбор и систематизация информации о рекламе продукции предприятий-конкурентов.
12. Анализ влияния проведенных и проводимых рекламных мероприятий на изменение спроса на производимую продукцию или оказываемые услуги.
13. Составление сметы рекламных расходов.
Наличие рекламной службы на предприятии, какой бы крупной она ни была, не ставит под сомнение использование профессиональных рекламных агентств. Поэтому важной задачей является обоснованный выбор внешних партнеров, обсуждение условий и подготовка контракта с агентством, систематическое взаимодействие с рекламным агентством, в том числе грамотная постановка целей, снабжение необходимой информацией о рекламодателе и его товарах, контроль за исполнением агентством своих обязательств и т.д. Менеджеры по рекламе анализируют, какие затраты должен нести рекламодатель для эффективной рекламы, разрабатывают проект рекламного бюджета и представляет его на согласование финансовой службе и на утверждение руководству фирмы.
Как и менеджер проекта в рекламном агентстве, менеджер по рекламе на предприятии должен уметь оценивать проекты решений, варианты рекламной продукции, а также, при необходимости, и сам участвовать в их разработке. Для этого важно владеть современными подходами к организации рекламной деятельности, оценке ее эффективности, иметь представление об основных средствах психологического воздействия, используемых в рекламе, и т.д.