2.5.2 Завдання на практичну роботи
1. Ознайомитися з теоретичними відомостями.
2. Виконати завдання за варіантом, що наведене в додатку Б.
3. Оформити звіт.
2.5.3 Зміст звіту
Тема практичної роботи.
Мета практичної роботи.
Короткий хід виконання практичної роботи.
Відповіді на контрольні запитання.
Висновок по виконанню практичної роботи.
2.5.4 Контрольні запитання
Дайте визначення поняттям таблиця, електронна таблиця, табличний процесор?
Введення, редагування, форматування даних.
Які типи даних існують у табличному процесорі?
Дайте визначення поняттю формула.
Як вводиться формула?
Дайте визначення поняттю функція.
Які категорії функцій ви знаєте.
Дайте визначення поняттю діаграма.
Які види діаграм існують.
Дайте визначення поняттю фільтр.
Дайте визначення поняттю авто фільтр.
Дайте визначення поняттю розширенний фільтр.
Дайте визначення поняттю сортування.
2.6 Практична робота № 6. Створення бази даних у середовищі ms Access
Тема: створення бази даних у середовищі MS Access.
Мета: навчитися створювати таблиці та схему даних, а також створювати основні об’єкти Microsoft Access за допомогою майстра.
Обладнання та програмне забезпечення: персональний комп’ютер з встановленою операційною системою Windows, СУБД Microsoft Access.
2.6.1 Короткі теоретичні відомості
1. Основні поняття.
Бази даних представляють з себе інформаційні моделі, які включають в себе дані про об’єкти та їх властивості.
База даних у Microsoft Access це файл, який служить для збереження даних, об’єктів та налаштувань СКБД.
Таблиця – основний об’єкт БД, сховище інформації.
Запит – засіб відбору даних з однієї або декількох таблиць за допомогою визначеної користувачем умови.
Форма – засіб відображення даних на екрані та їх управляння.
Звіт - засіб відображення даних для виводу на друк.
Конструктор – режим визначення властивостей об’єктів БД.
Майстер – програма яка націлена на вирішення визначеної узької задачі.
Кнопкова форма є не що інше, як Меню для роботи в базі даних. У меню може бути декілька вкладених підменю.
При створенні бази даних за допомогою майстра автоматично створюється кнопкова форма, що допомагає переміщатися по базі даних. На кнопкову панель поміщаються кнопки, при натисканні яких відкриваються форми або звіти (або відкриваються інші кнопкові форми, за допомогою яких відкриваються інші форми або звіти), здійснюється вихід з Microsoft Access або змінюється сама кнопкова форма. Диспетчер кнопкових форм дозволяє створювати кнопкові форми, подібні тим, що створює майстер баз даних.
2 Створення основних об’єктів.
2.1 Створення таблиць.
Для створення таблиці необхідно:
Обрати ярлик Создание таблицы с помощью мастера.
В діалоговому вікні (рисунок 2.6.1), що з’явилось необхідно: обрати призначення таблиці (ділові, особисті), зразок таблиці, і обрати всі необхідні атрибути (назви стовпців), за необхідність атрибут можна перейменувати. Щоб обрати атрибут його необхідно виділити та натиснути кнопку зі стрілкою вправо. Також можна вибрати всі атрибути, видалити атрибут та видалити всі атрибути зі списку полів нової таблиці.
Рисунок 2.6.1 – Створення таблиці за допомогою майстра.
Після вибору всіх необхідних атрибутів, натисніть кнопку Далее >. У діалоговому вікні, що з’явилось введіть ім’я таблиці (рисунок 2.6.2), та оберіть варіант створення ключового поля.
Рисунок 2.6.2 – Назва таблиці
В залежності від обраного варіанту створення ключового атрибута після натиснення на кнопку Далее > з’явиться необхідне діалогове вікно (рисунок 2.6.3). Для створення ключового атрибуту користувачем, буде викликане наступне вікно:
Рисунок 2.6.3 – Вибір ключового атрибута.
Якщо було обрано створення ключового атрибута автоматично засобами Access або після вибору ключового атрибута з’явиться наступне діалогове вікно (рисунок 2.6.4):
Рисунок 2.6.4 – Вибір зв’язку між таблицями
В цьому випадку ви можете вибрати варіант зв’язку або задати, що таблиці не зв’язані. В прикладі, що розглядаємо таблиці будуть зв’язані для цього необхідно натиснути кнопку Связи… і обрати тип зв’язку (рисунок 2.6.5):
Рисунок 2.6.5 – Вибір зв’язку між таблицями
Далі необхідно заповнити таблицю можна вибрати один з варіантів (рисунок 2.6.6):
Рисунок 2.6.6 – Вибір заповнення таблиці
Після заповнення, таблиця відобразиться в списку.
2.2 Створення схеми даних
Для створення, модифікації і перегляду зв’язків між таблицями використовується схема даних.
Для створення схеми даних необхідно: Сервис=>Схема данных. Якщо при створенні таблиць за допомогою майстра були вказані зв’язки між таблицями, то на схемі даних даних будуть відображені зв’язані таблиці, а таблиці, що залишились необхідно додати. Якщо не було створено зв’язків, то просто необхідно додати всі таблиці.
Для додавання таблиці натисніть праву клавішу і з контекстного меню виберіть пункт Добавить таблицу…
Та оберіть всі необхідні таблиці. Для цього з вікна, що з’явилось (рисунок 2.6.7) оберіть назву таблиці і натисніть кнопку Добавить. Після додавання таблиць натисніть кнопку Закрыть.
Рисунок 2.6.7 – Приклад схеми даних після додавання таблиць
У прикладі, що розглядається таблиці комісія та викладачі Були заздалегідь зв’язані, вони вже Були на схемі даних, а таблиці викладання і дисципліна Були додані.
Далі необхідно зв’язати таблиці між собою.
В прикладі необхідно зв’язати таблиці Викладання та Викладачі зв’язком один до багатьох; таблиці Викладання та Дисципліна зв’язком один до багатьох.
Для створення зв’язків можна використовувати два способи:
1. Графічний. В першій таблиці затискаємо клавішу миші на ключовому атрибуті Табельний номер таблиці Викладачі та тягнемо на ключовий атрибут Табельний номер таблиці Викладанання та відпускаємо кнопку миші. Зявиться діалогове вікно в якому відображений тип зв’язку один до багатьох. Оберіть режим Обеспечение целостности даннях (рисунок 2.6.8). Натисніть кнопку Ок і зв'язок буде відображений на схемі даних.
Рисунок 2.6.8 – Діалогове вікно створення зв’язку
2. Вибрати пункт Связи=>Изменить свіязь… У діалоговому вікні виберіть кнопку Новое… З’явиться діалогове вікно Создание (рисунок 2.6.9) оберіть дві таблиці та атрибути по яким вони будуть зв’язані.
Рисунок 2.6.9 – Створення нового звязку.
Створені зв’язки можна міняти або видаляти. В прикладі зв'язок між таблицями Комісія і викладачі, було змінено, щоб додати режим цілісності даних. Створена схема даних приведена на рисунку 2.6.10.
Рисунок 2.6.10 – Створена схема даних
2.3 Створення запитів.
Створення запитів на вибірку за допомогою майстра.
При створенні запита необхідно визначити:
поля і базі даних за якими буде йти пошук інформації;
предмет пошуку;
перелік полів в результаті виконання запиту.
У вікні бази даних виберіть вкладку Запросы та двічі клацніть на піктограммі. Виберіть Создание запроса с помощью мастера, після чого зявиться вікно (рисунок 2.6.11) Создание простых запросов.
Рисунок 2.6.11 – Вікно створення простих запитів
У вікні майстра оберіть необхідну таблицю з опції Таблицы и запросы та оберіть поля даних. Якщо запит формується на основі декількох таблиць необхідно повторити дії для кожної таблиці.
Потім у вікні Майстра потрібно обрати детальний або підсумковий звіт та натиснути кнопку Далее. Після цього необхідно задати імя запиту та обрати один з варіантів подальшої дії: Открыть запрос для просмотра данных або Изменить макет запроса та натиснути кнопку Готово. В результаті чого буде отриманий готовий запит. При виборі першого варіанту буде відкрита таблиця, яка відображає дані, а при виборі зміни макету буде відкритий конструктор запиту, де можна задати умови вибору.
2.4 Створення форм.
Створення форми за допомогою майстра.
Іншим простим і швидким способом створення форми є використання Майстра форм. За допомогою майстра можна створювати форми на основі однієї таблиці і складніші форми на основі декількох таблиць і запитів, що мають підлеглі форми. Набагато простіше і швидше створювати форми за допомогою майстра, а потім удосконалити їх в режимі Конструктора. Тому Майстер форм корисний не лише початкуючим користувачам, але і професійним розробникам.
Щоб за допомогою майстра створити просту форму, що не містить підлеглих форм:
1. Клацніть по ярлику Формы (Forms) у вікні бази даних.
2. Натисніть кнопку Создать (New) на панелі інструментів вікна бази даних. У списку варіантів в діалоговому вікні, що з'явилося, Новая форма (New Form) виділите елемент Мастер форм (Form Wizard) і натисніть кнопку ОК. Те ж саме можна зробити, двічі клацнувши по ярлику Создание формы за допомогою майстра (Create form by using wizard), що знаходиться перед списком існуючих форм в базі даних.
3. З'явиться перше діалогове вікно Мастера форм (рис. 2.6.12 а)). У поле із списком Таблицы и запросы (Tables/queries), як і в списку, що розкривається, у вікні Новая форма, будуть відображені імена всіх таблиць і запитів бази даних, які можуть використовуватися як джерело даних для форми. Розкрийте цей список і виберіть ім'я таблиці або запиту.
4. У списку Доступные поля (Available Fields) цього діалогового вікна відображуються всі поля вибраної таблиці або запиту. Додавання полів у форму дозволить переглядати і редагувати дані вибраної таблиці. Додайте всі необхідні поля та натисніть кнопку Далее.
5. У другому діалоговому вікні майстра (рис. 2.6.11 б)) можна визначити вигляд форми.
а) б)
Рисунок 2.6.12 – Перше та друге діалогові вікна майстра форм
6. Третє діалогове вікно Мастера форм (рис. 2.6.13 а)) призначене для вибору стилю оформлення нової форми. Майстер пропонує декілька стандартних стилів оформлення. Виберіть один з пропонованих стилів і натисніть кнопку Далее.
7. У останньому діалоговому вікні Майстра форм (рис. 2.6.13 б)) потрібно вказати назву форми. У полі введення цього діалогового вікна введіть назву форми. Щоб відображувати створену майстром форму в режимі Формы, виберіть перемикач Открыть форму для просмотра и ввода данных (Open the form to view or enter information). А якщо після автоматичного створення форми за допомогою майстра потрібно внести власні зміни, виберіть перемикач Изменить макет формы (Modify the form''s design), тоді створена форма буде відкрита в режимі Конструктора. Якщо необхідна довідка про роботу із створеною формою, встановіть прапорець Вывести справку по работе с формой? (Display Help on working with the form?), після чого натискуйте кнопку Готово (Finish).
а) б)
Рисунок 2.6.13 – Третє та четверте діалогові вікна майстра форм
В результаті майстром буде створена форма відповідно до вибраних параметрів і збережена з вказаним ім'ям, потім ця форма буде відкрита в заданому режимі. На рисунку 2.6.14 представлена створена форма, відкрита в режимі Формы.
Рисунок 2.6.14 – Створена форма за допомогою майстра
Створення форми за допомогою конструктора.
1. Оберіть ярлик Создание формы с помощью конструктора.
2. Задайте джерело даних (рисунок 2.6.15), тобто оберіть таблицю з якої буде братися інформація. Для цього з контекстного меню конструктора форм оберіть пункт меню Свойства, на вкладці Все оберіть Источник записей оберіть необхідну таблицю, після цього з’явиться список полів, якщо ні оберіть команду Вставка-Список полей.
Рисунок 2.6.15 – Вибір джерела даних
3. Додайте необхідні поля перетягуванням та розмістіть в необхідному порядку і вигляді.
4. Додайте необхідні елементи керування.
5. Для зміни елементу необхідно з контекстного меню обрати Преобразовать элемент в.
2.5 Створення звітів.
Створення звіту у режимі майстра.
Для створення звіту за допомогою майстра необхідно:
На панелі об'єктів вибрати Отчет.
Вибрати Создание отчета с помощью мастера.
Вибрати джерело даних (таблиця або запит)вибрати поля, які треба виводити у звіті.
Дані у звіті можна використовувати з різних джерел, при цьому слід послідовно вибирати джерела даних та необхідне поле у ньому.
При необхідності вибрати рівні групування
При створенні звіту за допомогою Майстра звітів уточнюється необхідність групування даних.
Встановити спосіб сортування за визначеними полями за зростання або за зменшення. У звітах передбачено використання сортування за 4 полями.
Вибрати орієнтацію сторінки та спосіб розміщення даних на сторінці (макет звіту).
Вибрати стиль звіту.
Ввести ім’я звіту Готово.
Створення звіту за допомогою конструктора.
Створення звіту за допомогою конструктора аналогічне створенню форми за допомогою конструктора: оберіть джерело даних та розмістіть необхідні елементи.
2.6 Створення кнопкової форми.
Кнопкову форми у вигляді меню створюють за допомогою конструктора. Додають на неї всі необхідні кнопки та написи. Для функціонування кнопок створюють макроси наступним чином:
з контекстного меню створеної кнопки обирають пункт Обработка событий (рисунок 2.6.16). Після чого з’являється наступне вікно:
Рисунок 2.6.16 – Вибір обробки кнопки
обираємо пункт макроси, після чого відкриється вікно конструктора створення макросу та запит на введення назви макросу.
Введіть назву макросу та натисніть ОК.
В першому рядку оберіть команду Закрыть у нижньому лівому кутку задайте параметри тип об’єкту – форма, та оберіть ім’я форми, яку ви будете закривати.
У другому рядку оберіть команду ОткрытьФорму та задайте ім’я форми, відкривається.
За таким принципом на натиснення кнопки можна виконувати будь-яку дію з представлених макрокоманд.
Запуск головної кнопковою форми при відкриті файлу бази даних:
- Вибрати пункт меню «Сервис / Параметры запуска »
- У полі Вывод формы/страницы обрати головну кнопкову форму;
- Закрити базу даних, і відкрити її знову, перед Вами відразу з'явиться Меню.
Сховати вікно бази даних:
- Вибрати пункт меню «Сервис / Параметры запуска »
- Зняти прапорець «Окно базы данных»
- Закрити базу даних, і відкрити її знову, перед Вами відразу з'явиться Меню.