4.Организация как система управления

4.1.Основные понятия теории организации

Понятие «организация» имеет два основных значения: во-первых – это сама деятельность управления, т.е. процесс согласования индивидуальных деятельностей в плане достиже­ния определенных общегрупповых целей; во-вторых, органи­зация – это определенная структура, состоящая из основных компонентов и стабильных связей между ними.

Основа построения организации – сочетание двух главных принципов: иерархического («вертикального») и координаци­онного («горизонтального»).

Первый отражен в понятии «руководство», представляющем всю управленческую вертикаль от низших уровней руководства до высшего. Содер­жание управленческой деятельности зависит от иерархическо­го уровня руководителя.

Координационный принцип – это функциональное разделение труда, закрепленное в системе должностных обязанностей руководителя. Учет функциональ­ного разделения необходим для характеристики содержания деятельности руководителя (что, как и зачем он делает) и его взаимодействий с другими подразделениями.

Организацией называется спланированная и скоординиро­ванная деятельность нескольких людей, работающих на опре­деленных нормативных основаниях, в условиях разделения труда, соблюдения иерархии руководства, стремящихся к дос­тижению общей цели.

Термин «организация» употребляется в двух значениях:

• устойчивое объединение людей, взаимодействующих между собой для достижения стоящих перед ними целей с помощью материальных, правовых, экономических и других условий;

• функция управления, целью которой являются создание объединения или согласование действий его членов.

Три основных параметра характеризуют структуру: слож­ность, формализация и централизация.

1. Сложность структуры определяется степенью дифферен­циации и интеграции деятельности организации. Известны три типа дифференциации: горизонтальная, вертикальная, а также пространственная распределенность структуры.

1. Горизонтальная дифференциация характеризуется принци­пом разделения труда в организации и описывает степень спе­циализации ее структурных подразделений и их количество. Деятельность этих подразделений координируется в процессе управления. Они подчиняются друг другу, образуя горизон­тальную сеть управления.

2. Вертикальная дифференциация – мера разделения органи­зации на иерархически соподчиненные уровни управления. Выражена она в количестве уровней, разделяющих положения руководителя и исполнителей – это управленческая вертикаль организации. В высших учебных заведениях она включает в се­бя шесть соподчиненных уровней: ректор – проректор – де­кан – заведующий кафедрой – преподаватель – студент. Система соподчинения необходима в силу того, что реально руководитель ограничен в своих возможностях, особенно пси­хологических. Эффективно он может координировать лишь часть членов своей организации.

В теории организации существует понятие объема управле­ния (диапазона) – это количество лиц, непосредственно под­чиняющихся руководителю. Оптимальный объем управле­ния – вопрос дискуссионный. Определяющее влияние на него оказывают два фактора: профессионализм работников и слож­ность организационной деятельности. Обычно возрастание сложности задач требует уменьшения объема управления, яв­ляющегося главным фактором меры вертикальной дифферен­циации организационной структуры. Он определяет число не­обходимых уровней управления, исходя из общей численности организации. Число иерархических уровней и объем управления взаимосвязаны. Увеличение объема управления ведет к сокра­щению числа уровней управления, а его уменьшение требует введения новых уровней иерархии, увеличивая их общее коли­чество. Выделяют «плоские» иерархии, состоящие из двух-трех уровней, и «глубокие», предполагающие их большое число.

3. Пространственное распределение как характеристика структуры относится к организациям, строящим свою деятель­ность по региональному принципу. Выражается оно в числе ре­гиональных подразделений, в среднем расстоянии между ни­ми, в соотношении числа работников этих подразделений и числа управленческого персонала в центральном представи­тельстве. Для успешного функционирования организации все ее отделения должны быть специализированы (дифференциро­ваны) и объединены в целостность (интегрированы). Иерархия при этом – главное интеграционное средство, она обеспечива­ет целостность и управляемость всей структуры организации. Она же является способом согласования дифференцирующих и интегрирующих процессов, тесно связанных в организацион­ных структурах.

2. Формализация структуры – степень нормативной предписанности, методологической стандартизированности структу­ры. Второй обобщающий параметр, как видно из его определе­ния, также носит комплексный характер и включает в себя ряд аспектов. В психологическом плане важно, что любая органи­зационная структура состоит из двух частей: формальной и не­формальной. Они взаимодействуют и как бы «накладываются» друг на друга, а не разделены четко. Руководитель должен уме­ло использовать объективные законы возникновения и функ­ционирования неформальной организации таким образом, что­бы она не мешала работе формальной организации.

3. Централизация – третий, обобщающий параметр структу­ры. Определяется и измеряется она через организацию функ­ции принятия управленческих решений. Централизация тем выше, чем в большей мере эта функция сконцентрирована на высшем уровне. Наоборот, чем большей свободой принятия ре­шений обладают другие уровни, тем выше децентрализация. Основные признаки «централизации – децентрализации»:

1. количество решений, принимаемых на нижестоящих уровнях;

2. важность этих решений;

3. последствия этих решений;

4. объем контроля работы подчиненных.

Выбор степени централизации определяется рядом основных факторов: профессионализм работников, уровень их мотивации, масштабы организации, сфера и характер ее деятельности и др. Тенденция развития современных организаций состоит в их демократизации, переходе от директивно-централизованного стиля управления к «соучаствующему» (партисипативному).

Преимущества централизации.

При централизации лучше контролируются и координиру­ются специализированные функции, уменьшается количество ошибочных решений. Отделы организации растут и развива­ются равноценно, а не за счет друг друга или организации в це­лом. Более экономно используется опыт персонала централь­ного административного органа.

Преимущества децентрализации.

1. в особо крупных организациях невозможно управлять централизованно, поскольку для этого требуется огромное коли­чество информации и сильно возрастает сложность процесса принятия решения;

2. при децентрализации решения принимает тот руководи­тель, который ближе всего стоит к возникшей проблеме и луч­ше всех ее знает, что повышает вероятность удачного решения;

3. децентрализация стимулирует инициативу;

Структура организации, управляемая руководителем, сама определяет во многом содержание его деятельности. Это за­ключается в следующем:

• иерархическое место руководителя в организации опре­деляет основные функции его управления;

• иерархическое место влияет также на меру развернуто­сти этих функций;

• содержание деятельности руководителя (особенно производственно-технологические функции) определяет его принадлежность к какой-либо «ячейке» горизонтальной сети организации.

На выбор стратегии и тактики управления влияют класс и особенно тип структуры. В основе кадровых функций лежит структура, определяя требования к профессиональному составу работников.

Структура порождает специфический для нее тип руково­дителя и подчиненного (психологический симптомо-комплекс черт личности).

Требования различных структур к психологическим каче­ствам руководителя и исполнителя нетождественны.

Выбор структуры – суть организационной деятельности руководителя.

Организация – социальная общность, состоящая из группы людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или системы целей.

Отсюда вытекают требования к организации:

• наличие по крайней мере двух людей, которые считают себя частью группы;

• наличие по крайней мере одной цели, которую принимают как общую все члены группы;

• наличие членов группы, которые сознательно работают вместе, чтобы достичь значимую для всех цель.

Приведенное определение справедливо для формальной организации. Существуют неформальные организации, группы, которые возникают спонтанно, и где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно. Образуются практически во всех формальных организациях, за исключением очень малых.