И.О.Фамилия

При выполнении задания следует обратить внимание на:

1) символы, которыми оформляется реквизит «Наименование вида документа»;

2) наличие сведений об организации в справках, выдаваемых по запросам граждан;

3) различия в содержании документов докладная записка, объяснительная записка, служебная записка;

4) наличие (отсутствие) на бланке документа реквизита «Регистрационный номер документа».

3. Контрольная работа №2. Оформление организационно-распорядительных документов

Задание 1. Служебное письмо

1. Разработать бланк письма организации, указанной в варианте выполнения задания.

2. Оформить реквизит «Адресат»

3. Составить текст письма.

4. Подготовить документ для отправки в другую организацию.

5. Дополнить «от руки» готовый документ реквизитами, которые оформляются на предприятии – получателе письма.

Варианты выполнения задания:

№ документа	Тип письма и его содержание
1.	Информационное письмо фирмы «Сатурн» о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной цене и о возможности принять заказы на изготовление программ.
2.	Письмо-приглашение об открытии аптеки «Здоровье» с предложением посетить презентацию.
3.	Письмо-ответ ЗАО «Эконика» о согласии предоставления в аренду фабрики «Белвест» выставочной площади для проведения рождественской ярмарки обуви
4.	Письмо-просьба управления образования и социально-правовой защиты детства администрации района города о заключении договора с индивидуальным предпринимателем на отпуск запасных частей для автомашины в кредит
5.	Письмо-просьба Павловской птицефабрики в областную администрацию о выделении средств из областного бюджета в сумме 1 млн. рублей для реконструкции производства.
6.	Письмо-отказ Департамента физкультуры и спорта Нижегородской молодежной организации «Стажер» о дополнительном финансировании восстановления хоккейного корта.
7.	Письмо-приглашение объединения «Полиграф», руководителям библиотек с предложением принять участие в книжной ярмарке в Москве
8.	Гарантийное письмо государственного предприятия в сервисную службу автомобильного завода об оплате ремонта автобуса
9.	Письмо-напоминание фабрики «Гормебель» ООО «Маяк» о сроках платежа за поставленную офисную мебель
0.	Письмо-отказ департамента физкультуры и спорта Нижегородской молодежной организации «Спорт» о дополнительном финансировании восстановления хоккейного корта

Служебное (деловое) письмо – обобщенное название большой группы управленческих документов, различных по содержанию и служащих средством обмена информацией между организациями, юридическими и физическими лицами.

Ведение деловой переписки – это область деятельности, предполагающая обмен информационными посланиями, составленными с учетом установленных требований, с целью эффективного решения текущих производственных задач.

В настоящее время роль делового письма на бумажном носителе не снижается, несмотря на наличие современных форм связи (электронной почты, спутниковой связи, сотовой и т.п.).

Деловые письма оформляют на бланках, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов (см. приложение 1). Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов (см. приложение 2) для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями.

Текст письма состоит из двух частей. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения.

В текстах служебных писем рекомендуется использовать стандартные обороты речи (клише), соответствующие конкретному типу письма.

Текст письма может излагаться по одной из форм:

• от первого числа единственного числа на должностном бланке («считаю необходимым…», «настаиваю…» и т.д.);

• от первого лица множественного числа («просим выделить», «направляем» и т.д.);

• от третьего лица единственного числа («завод гарантирует…», институт не возражает…»).

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и могут содержать такие фразы, как:

• Оплату гарантируем…

• Качество изделий гарантируем…

• Сроки выполнения гарантируем…

• Данным письмом гарантируем (принять)…

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером, а также удостоверяются печатью.

Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей. Такие письма обычно начинаются со слов:

• Направляем инструкционные материалы…

• Высылаем подписанный с нашей стороны договор…и др.

Информационные письма составляется с целью информирования другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте (благодарность за содействие), содержит полезную для адресата информацию, а также просьбы, напоминания, предложения и т.п. Например,

• Прошу дать указание...

• Просим содействия в ...

• Обращаю Ваше внимание...и прошу...

• Прошу принять меры по...

• В дополнение к ...прошу рассмотреть...

• Свидетельствуем Вам наше почтение и просим Вас...

• Не откажите (нам) в любезности...

• Мы будем благодарны (Вам), если Вы...

• Желательно было бы ознакомиться...

• Мы надеемся, что Вы сочтете возможным...

• Мы будем рады, если Вы...

• Пользуясь представленной возможностью…

• Приносим извинения за несвоевременный ответ…

• Направляем Вам…

• В соответствии с…

Письма-запросы составляются с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. Они используются в тех случаях, когда невозможно решить вопросы взаимоотношений между разными юридическими лицами лично или по телефону. Например,

• Прошу довести до сведения...

• Убедительно просим подтвердить...

• Прошу Вас направить в мой адрес

• Обращаемся с просьбой...

• Позвольте обратиться к Вам с просьбой…

• Мы хотели бы получить...

Письма-ответы составляются как реакция адресата на письмо-запрос. Если письмо-ответ содержит отказ, то в начале повторяется просьба, затем – обоснования причины отказа, и в конце – констатация отказа. Например:

• Ваше предложение отклоняется по следующим причинам…

• Вашу просьбу о… выполнить не сможем из-за…

• Ваша просьба об… рассмотрена…. Учитывая изложенное, Ваша просьба не может быть удовлетворена

• На Ваш запрос сообщаем и ставим Вас в известность…

• На Ваш №… от… отправляем Вам…

• К сожалению, мы не можем

Письма-приглашения, письма-извещения обычно адресуются руководителю организации, должностному лицу или всему коллективу организации, и содержат предложения принять участие в семинарах, конференциях и т.п. Текст может начинаться со слов «Уважаемый…», «Уважаемые…» и продолжаться, например, следующим образом:

• Мы будем весьма признательны Вам за участие в…

• …просит принять приглашение…

• Разрешите пригласить Вас…

• Примите наше приглашение…

• Приглашаем Вас на …, которое состоится…

• Мы хотели бы пригласить вас…

• Мы были бы рады видеть Вас на…

Письма-сообщения – в них автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Наиболее распространенные речевые обороты:

• На Ваше... сообщаем, что...

• Сообщаю Вам...

• На обращение... сообщаем...

• Рады сообщить Вам, что...

• Настоящим сообщаем, что...

• В продолжение наших... сообщаем...

• Ставлю Вас в известность, что...

• Уполномочен поставить Вас в известность что...

• Считаю своим долгом поставить Вас в известность...

• Извещаем...

• Доводим до Вашего сведения...

• На основании вышеизложенного считаем необходимым...

• …уведомляет Вас...

Письма-требования – цель этих заключатся в том, чтобы заставить адресата выполнить, взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. Например,

• Настоящим сообщаем и просим незамедлительно предоставить…

• Согласно предварительной договоренности требуем…

• Настоятельно требуем произвести оплату...

Письма-поздравления составляются в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждении.

Текст таких писем составляются в свободной форме. Каждый абзац текста пишется с красной строки.

При выполнении задания следует обратить внимание на:

1. тип использованного бланка (в зависимости от расположения реквизитов);

2. необходимость использования клише при составлении реквизита «Текст документа»;

3. наличие записи о количестве составленных экземпляров письма и реквизита «Отметка о наличии приложения»;

4. оформление реквизитов «Адресат» и «Отметка об исполнителе»;

5. написание реквизитов «Отметка о поступлении документа», «Резолюция» и «Отметка об исполнении документа».

Задание 2. Распорядительный документ

1. Разработать бланк конкретного вида распорядительного документа.

2. Составить текст документа.

3. Дополнить «от руки» составленный документ реквизитами, которые проставляются в нем в подразделениях после распечатывания:

• визы согласования;

• резолюция;

• отметка о поступлении документа в подразделение;

• ознакомление с распорядительным документом;

• отметка об исполнении распорядительного документа

Варианты выполнения задания:

№	Наименование вида документа	Автор документа	Содержание
	Распоряжение	Начальник цеха	Экономия электроэнергии
	Распоряжение	Ведущий инженер подразделения	Проверка технической документации в цехе
	Распоряжение	Глава администрации города	Утверждение порядка использования средств Фонда экономического развития
	Распоряжение	Главный инженер завода	Проведение мероприятий, направленных на повышение качества произведенной продукции
	Приказ	Генеральный директор акционерного общества	Проведение конкурса под девизом: «Сегодня – идея, завтра – капитал»
	Приказ	Директор компании	Создание комиссии по приему-передаче товарно-материальных ценностей на складе
	Указание	Ректор института	Введение новых цен на оказание образовательных услуг
	Приказ	Директор завода	Создание комиссии по делам молодежи
	Решение	Совет директоров	Состав поручений специалистам для участия в конференции «Новые информационные технологии»
0.	Указание	Генеральный директор муниципального унитарного предприятия	Порядок оформления организационно-распорядительной документации

Приказ – распорядительный документ, представляющий собой решение единоличного органа управления организацией (руководителя организации), издаваемый в целях разрешения оперативных внутренних вопросов деятельности данной организации.

Указание – документ, издаваемый по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов.

Распоряжение – документ, издаваемый единолично руководителем организации (структурного подразделения) по текущим вопросам (производственным, административным, кадровым и др.) деятельности организации, по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов и иных распорядительных актов. Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.

Решение – документ, принимаемый коллегиальным совещательным органом (собрание акционеров, советом директоров и др.) в целях разрешения производственных задач, вопросов, входящих в компетенцию данного органа. Данный документ подписывают все присутствующие.

Текст распорядительных документов состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части указывают основания издания распорядительных документов (нормативные документы государственных органов, производственная необходимость и т.п.).

Распорядительная часть начинается с ключевого слова ПРИКАЗЫВАЮ – в приказах; ОБЯЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, РЕКОМЕНДУЮ, НЕОБХОДИМО и прочие выражения в зависимости от содержания, - в других распорядительных документах. Ключевое слово пишется с нулевой позиции, в конце ставится двоеточие.

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт пишется с красной строки, а продолжение – без красной. В каждом пункте указывается:

• «кому» (исполнителю или структурному подразделению);

• «что сделать» (конкретные действия);

• «до какого числа» (сроки выполнения).

В последнем пункте распорядительной части документа обычно указывают на кого возлагается контроль над его исполнением.

При выполнении задания следует обратить внимание на:

1) последовательность написания фамилий и инициалов в пунктах распорядительной части документов и в подписи;

2) оформление реквизита «Виза согласования» и место его расположения;

3) оформление реквизита «Заголовок тексту»;

4) оформление реквизита «Виза ознакомления».

Задание 3. Организационный документ

Разработать организационный документ.

Варианты выполнения задания:

№	Наименование вида документа	Кому предназначается	Описание содержания
	Положение	Всем сотрудникам	Общие положения, функции, права и обязанности структурного подразделения
	Должностная инструкция	Инженеру-программисту	Функции, права и обязанности
	Правила	Студентам факультета	Распорядок работы в терминал-классе
	Положение	Преподавателями и студентам факультета	Условия проведения конкурса на лучшую студенческую научную работу
	Правила	Сотрудникам ремонтной службы	Проведение ремонтных работ электрооборудования
	Положение	Сотрудникам предприятия	Экспертная комиссия предприятия
	Должностная инструкция	Инженеру-экономисту	Функции, права и обязанности
	Инструкция	Всем сотрудникам организации	По технике противопожарной безопасности
	Положение	Работодателю и членам комитета по охране труда	Права, обязанности, функции комитета
	Должностная инструкция	Оператору ЭВМ	Функции, права и обязанности

Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии). Положения бывают типовые и индивидуальные, а также положения о проведении каких-нибудь конкретных мероприятий (смотров, конкурсов, аукционов и т.п.). Положение составляется на общем бланке организации.

Инструкция – нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц.

Инструкции бывают типовыми и индивидуальными. Они могут издаваться:

• органом государственного управления;

• отраслевым органом управления;

• муниципальным органом управления;

• руководством организации.

Правила – нормативный акт, определяющий порядок работ (поведения), при

выполнении конкретного рода деятельности.

Все организационные документы состоят из разделов, подразделов, имеющих заголовки. Разделы, подразделы нумеруются арабскими цифрами, пишутся с красной строки. В конце заголовков точка не ставится.

При выполнении задания следует обратить внимание на:

1) оформление грифа утверждения (символы, месторасположение);

2) оформление подписей и виз ознакомления;

3) оформление реквизита «Заголовок к тексту»;

4) нумерацию и написание заголовков разделов текста;

5) содержание каждого раздела текста.

Задание 4. Протокол

Оформить протокол какого-нибудь мероприятия в 2-х формах (полного и стенографического).

Оформить выписку из протокола по одному из вопросов того же заседания (совещания и т.д.)

Варианты выполнения задания:

№ варианта	Протоколируемое мероприятие
	Заседание профсоюзного комитета
	Заседание экспертной комиссии
	Собрание трудового коллектива
	Совещание у главного инженера
	Оперативное совещание у директора
	Производственное совещание у начальника цеха
	Совещание у начальника планово-диспетчерского отдела
	Заседание аттестационной комиссии
	Собрание учредителей бланка
0.	Собрание акционеров

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллективного принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.

Протокол оформляется на общем бланке предприятия.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря протоколируемого мероприятия, список присутствующих и повестка дня.

Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ.

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире – изложение текста выступления.

В полном протоколе текст пишется в третьем лице единственного числа («предложил», «обосновал» и т.д.), а в стенографическом протоколе – от первого лица единственного числа («считаю»… «предлагаю»…).

Выписка из протокола воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста протокола, один конкретный вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий ход обсуждения данного вопроса и принятое по нему решение. Выписку из протокола подписывает секретарь, он же её заверяет.

При выполнении задания следует обратить внимание на:

1) наличие (отсутствие) красной строки при написании реквизитов вводной и основной части;

2) порядок, в котором перечисляются фамилии присутствующих;

3) оформление списка присутствующих (если их 10 и менее, если их более 10, если среди присутствующих есть представители других подразделений или других организаций);

4) оформление заверительной зоны.

Задание 5. Акт

Оформить акт, подтверждающий какое-либо действие или событие.

Варианты выполнения задания:

№ варианта	Тема
	Сдача-приемка материальных ценностей
	Обследование условий труда
	Испытание образцов продукции
	Экспертиза ценности и выделение к уничтожению документов
	Проверка состояния хранения документов
	Нарушение санитарного состояния торговых точек
	Ревизия организации (порядка) сдачи в аренду помещений
	Инвентаризация склада
	Несчастный случай на производстве
0.	Ликвидация организации

Акт – документ, составленный несколькими лицами или комиссией и подтверждающий установленные факты (события).

В некоторых случаях акты могут не только фиксировать установленные факты и события, но и содержать выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.).

Основание для составления акта – договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение этого в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

В вводной части последовательно указываются: основание (наименование документа, его дата и номер); составлен комиссией; председатель; члены комиссии; присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии).

Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся обычным шрифтом с прописной буквы, с нулевой позиции табулятора.

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение.

Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр – бухгалтерия,

2-й экземпляр – коммерческий отдел,

3-й экземпляр – покупатель.

Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта (бланк конкретного вида документа). Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.

При выполнении задания следует обратить внимание на:

1. правильность датирования документа;

2) оформление реквизита «Заголовок к тексту»;

3) оформление списка присутствующих (после слова "Составлен" указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже));

4) целесообразность добавления реквизитов «Отметка о наличии приложения» и «Гриф утверждения»;

5) Оформление реквизита «Подпись».