Задание №5 Поиск и замена (4 балла)

Цель задания: приобретение навыков по автоматизации поиска и замены фрагментов текста в документе.

Задание: Имеется таблица, содержащая 284 записи о студентах, сдавших сессию. Требуется подготовить справку в учебный отдел по следующей форме. Наименование дисциплины выбирается студентом в соответствии с порядковым номером по списку:

1. Математика

2. История

3. банковское дело

4. статистика

5. мировая экономика

6. эконом теория

7. ДКБ

8. Налоги

9. Финансы

10. финансовый анализ

11. Гражданское право

12. информатика

Исполнитель: студент 1 группы 2 курса ФК	И.И. Федосеева
Проверил: преподаватель	Я.Я. Яковлев

Рис.1

Методические указания по выполнению задания:

Создать и сохранить на своем сетевом диске документ аналогичный документу, приведенному на Рис.1 но без списка.

Открыть файл таблица для замены1.doc.

Поочередно удалить из таблицы ненужные столбцы или группы столбцов, оставив столбцы Фамилия и наименование дисциплины (соответствующей порядковому номеру студента).

Для удаления столбца курсор мыши необходимо установить непосредственно над столбцом (при этом вид курсора изменится)

Выделить оставшуюся таблицу целиком, используя маркер появляющийся при наведении курсора мыши в левый верхний угол таблицы. Для выделения таблицы необходимо кликнуть по маркеру левой кнопкой мыши.

Преобразовать таблицу в текст Таблица –Преобразовать – Таблицу в текст.

При преобразовании использовать символ разделения колонок – запятую.

Скопировать получившийся список в созданный документ.

Произвести замену для приведения документа к требуемому виду.

Выделить список, выбрать Правка - Заменить. В окне Найти диалога замены установить символ знак абзаца (^p), а в окне Заменить на ввести строку баллов^p. В результате после величины баллов появится слово баллов.

Аналогично, используя замену необходимо после запятой добавить пробел.

Задание №6 Слияние (4 балла)

Цель задания: освоение средств автоматизации работы с типовыми документами

Задание: Создайте поздравительную открытку, содержащую рисунки, объекты WordArt и поздравление с Новым годом и вашу подпись (фамилия, имя, номер группы, курс, факультет)

1. используйте получившуюся открытку в качестве основного документа для слияния

2. создайте источник данных со следующими полями:

обращение, имя, отчество, фамилия, пол, город, адрес

3. заполните не меньше 10 строк

4. отредактируйте основной документ (вставьте поля слияния)

5. сохраните основной документ

6. выполните слияние

7. Чтобы напечатать в письме «Уважаемый» или «Уважаемая», добавьте поле WORD: IF… THEN…ELSE (если… то…иначе). Если поле пол равно «м», то вставить текст «Уважаемый», иначе «Уважаемая».

8. подготовьте конверты для рассылки

9. выполните слияние для конвертов, используя тот же источник данных.

Создание стандартных писем

Word помогает автоматизировать работу по созданию стандартных писем. Под стандартным письмом понимают документ, имеющий стандартное содержание, но отправляемый разным адресатам. Примером таких документов могут служить различного рода приглашения или информационные письма и т.д.

Создание стандартных писем выполняется в три этапа:

1. Создается основной документ (стандартное письмо), содержащий общую для всех информацию

2. Создается документ с исходными данными либо открывается уже существующий файл - источник данных

3. Выполняется слияние исходных данных с основным документом.

Находясь в подготовленном основном документе, выберите Сервис  Слияние, откроется соответствующее диалоговое окно.

В окне выбрать СоздатьДокументы на бланке  Активное окно Создать основной документ

Теперь, когда Word знает из какого документа надо брать информацию для заполнения типовых фрагментов стандартного письма, пока еще состоящих из “чистых полей”, нужно подготовить содержимое для этих полей. Для этого необходимо выполнить следующее:

• щелкнуть на кнопке Получить данные и выбрать Создать источник данных. Раскроется окно диалога:

• в нем будут присутствовать некоторые типовые поля (Обращение, Имя, Фамилия и т.д.). Если какое-то поле является лишним, его можно убрать, щелкнуть на его имени , а затем по кнопке Удалить поле. Если в список нужно добавить поле, надо ввести его имя в Поле, затем щелкнуть на кнопке Добавить поле.

• щелкнуть по кнопке ОК. Word выведет на экран диалог Сохранение документа. Дайте источнику данных имя и щелкните на кнопке Сохранить. Обратите внимание, куда сохраняется документ. Word обратит внимание, что Ваш источник данных пуст и выдаст окно диалога с вопросом, хотите ли вы его заполнить. Останьтесь у источника данных и щелкните на кнопке Правка источника данных.

• в появившемся окне Форма данных в столбец перечислены все выбранные Вами поля, рядом с каждым - поле ввода. Заполните их. Дойдя до последнего поля, щелкните на кнопке Добавить, чтобы начать новую запись. Количество записей соответствует числу получателей письма.

• щелкните на кнопе ОК, когда закончите заполнять источник данных. Окно диалога Форма данных закроется. Если это произошло по ошибке, щелкните на кнопке Правка источника данных, чтобы вернуть его.

Следующий этап работы - ввод в стандартный документ частей, изменяющихся в зависимости от адресата (обращение, имя, адрес), так называемых полей слияния. Для этого в окне диалога Слияние щелкните на кнопке Правка основного документа. Затем поступайте следующим образом:

• установите курсор в место расположения первого поля слияния;

• щелкните на кнопке Поля слияния на панели инструментов Слияние;

• из раскрывшегося списка полей выберите нужное. Word вставит имя поля слияния в позицию курсора в угловых кавычках. Не забывайте расставлять знаки препинания и пробелы вокруг полей слияния. Чтобы получившийся в результате слияния документ был оформлен как Вы хотите, форматируйте поля слияния как обычный текст.

• сохраните получившийся документ.

Теперь у Вас есть все необходимое для заключительного этапа. Щелкните на кнопке Слияние на панели инструментов Слияние. В появившемся окне диалога щелкните на кнопке Объединить, тем самым вы даете Word команду выполнить слияние. Программа создаст новый документ, содержащий все письма, основанные на документе на бланке, но в каждом из них содержится также конкретная информация из источника данных. Письма отделяются друг от друга знаками конца раздела, которые одновременно помечают конец страницы.

Если объединение надо выполнить не для всех записей из источника данных, в окне диалога щелкните кнопку Отбор записей и в появившемся окне задайте условия отбора.

Теперь необходимо разослать письма. В окне основного документа вызовите диалог Слияние, щелкните на кнопке Создать Конверты или Наклейки (почтовые наклейки прикрепляются к письмам, посылкам или конвертам, если печатать конверты неудобно). Диалог аналогичен рассмотренному ранее.