2. Облік створення і використання фонду дрібних сум

Для здійснення невеликих витрат, наприклад, канцелярських, поштових, представницьких, тощо, фірми створюють фонд дрібних сум. Цю систему операцій називають ще “авансова система” (або система підзвітних сум). Вона передбачає створення фонду, здійснення виплат за рахунок фонду та поповнення фонду.

Створення фонду дрібних сум. Адміністрація планує необхідні витрати, їх обсяг і на цій підставі визначає розмір фонду з розрахунку на 2-4 тижні.

Гроші видаються підзвітній особі, яка зберігає їх у своєму сейфі. Видача оформляється чеком, гроші видаються з каси. При цьому роблять проводку:

Д-т рах. “Фонд дрібних сум” 200

К-т рах. “Каса (Грошові кошти)” 200

Фонд створюється на постійній основі, тобто в цьому фонді постійно має бути, наприклад, 200 доларів або інша встановлена сума. При видачі грошей підзвітній особі видають також пронумеровані чеки (квитанції) або ваучери для запису витрат грошей.

Виплати з фонду дрібних сум. Витрата грошей відбувається тільки на передбачені цілі. На кожну виплату підзвітна особа складає квитанцію або ваучер, у якому проставляє суму і призначення виплати. Особа, яка одержує гроші, підписує цей документ.

Поповнення фонду дрібних сум. Підзвітна особа на встановлену дату складає звіт про витрати і подає його в бухгалтерію (звіт складається за даними квитанцій, ваучерів).

Фонд дрібних сум поповнюється на суму витрачених коштів шляхом виписки чека на ім’я підзвітної особи.

Наприклад, сума витрат за ваучерами (квитанціями) складає на певну дату 160 доларів, в тому числі:

• поштові витрати - 80 дол.;

• витрати на перевезення (транспортні) - 36 дол.;

• канцелярські витрати - 34 дол.;

• інші адміністративні витрати - 10 дол.

Фонд дрібних витрат поповнюється на суму 160 дол. з одночасним відображенням витрат:

Д-т рах. “Поштові витрати” 80

Д-т рах. “Транспортні витрати” 36

Д-т рах. “Канцелярські витрати” 34

Д-т рах. “Інші витрати” 10

К-т рах. “Грошові кошти (Каса)” 160

Контроль здійснюється таким чином, щоб залишок у фонді плюс сума квитанцій на витрати завжди дорівнювали сумі ліміту фонду (в цьому прикладі 200 дол.).

Нестачі або надлишки по фонду дрібних сум відображаються на рахунку “Нестачі або надлишки по касі”.

Нестачі:

Д-т рах. “Нестачі або надлишки по касі”

К-т рах. “Грошові кошти”.

Надлишки:

Д-т рах. “Грошові кошти”

К-т рах. “Нестача або надлишки по касі”.

3. Документальне оформлення і облік операцій по банківських рахунках

Зарубіжні фірми для зберігання готівки та ведення розрахунків відкривають банківські рахунки. Це зводить до мінімуму кількість готівки в обігу фірми, а також посилює контроль за грошовими коштами.

Є кілька видів банківських рахунків, що їх може відкривати фірма: банківський чековий рахунок, простий (загальний) банківський рахунок, рахунок для розрахунків з персоналом, а також рахунки для кредитних ліній та інші.

Для відкриття банківського рахунку фірма (як і окрема особа) подає в банк карточку з підписом (зразок) осіб, які матимуть право підписувати чеки та інші банківські документи. В окремих випадках банк може вимагати від клієнта фінансової інформації про нього.

Після відкриття рахунку банк друкує і видає чекову книжку з пронумерованими чеками (та з корінцями), а також депозитні бланки (аркуші). На цих документах друкується (вже надрукована банком) інформація, що ідентифікує банк та фірму (клієнта) – тобто назва, адреса тощо.

На практиці можуть бути розходження між залишками на банківському рахунку за даними обліку фірми і за даними витягу банку. Причинами цього розходження можуть бути:

• від ставання в часі;

• помилки записів (замість 450 у книзі написано 540);

• записи банку на рахунку без відома депозитора (витрати за послуги, продаж векселів тощо).

Відставання в часі: фірма здала гроші у вечірню касу 30.04, а банк відобразив це 1.05. Або: чек направили для оплати постачальникам, а банк провів його пізніше.

Усі розходження мають бути відрегульовані. Слід сказати, що, на відміну від нашої практики, коли записи операцій здійснюються тільки на основі банківського витягу, в зарубіжних країнах перевага надається не витягові, а клієнтові.

Після одержання витягу банку він ретельно перевіряється і складається для врегулювання погоджувальна таблиця.

Спочатку в таблицю записують залишки - за даними витягу і за даними обліку фірми. Потім відображаються всі розходження. Приклад погоджувальної таблиці наведено в таблиці 3.1.

Таблиця 3.1

Узгоджувальна таблиця 30 квітня 2004 р.

Залишок за банківським звітом Плюс: Вечірня каса 30.04.04 Мінус: Виписані чеки на оплату постачальникам, не проведені банком Скоригований залишок банку Книжний залишок фірми Плюс: Облік векселя банком	15907,45 2201,40 5904,00 12204,85 11859,45 1035,00
Помилка у відображенні чека № 443 (оплата рахунку постач.) Мінус: Одержані, але не оплачені чеки від покупців Списано за банківські послуги Скоригований книжний залишок	36,00 425,60 30,00 12204,85

Результати узгоджувальної таблиці відображають в обліку для коригування залишку на рахунку “Грошові кошти”. Про допущені банком помилки сповіщають банкові для виправлення.