Практическая работа №2-3. Заполнение бланков документов и построение схем реквизитов служебных документов

Задание

Разработать, заполнить и распечатать бланк конкретного вида документа.

Варианты выполнения¹:

№ варианта	Наименование вида документа	Описание документа
		Подразделение (должностное лицо), составляющие документ	Адресат	Содержание текста
	Служебная записка	Руководитель структурного подразделения	Руководитель предприятия	Просьба о приобретении офисной техники
	Заявление	Сотрудник какого-либо подразделения предприятия	Председатель профсоюзного комитета	Просьба оказать материальную помощь
	Докладная записка	Руководитель подразделения предприятия	Отдел охраны труда	Наличие вредных факторов в условиях труда и просьба о принятии мер по их устранению
	Объяснительная записка	Сотрудник подразделения предприятия	Руководитель предприятия	Описание причин задержки предоставления статистической отчетности
	Докладная записка	Руководитель какого-либо подразделения организации	Руководитель организации	Описание нарушения производственной дисциплины сотрудником
	Справка	Негосударственное учебное заведение	Отдел кадров предприятия	Сведения о том, в каком учебном заведении учится, факультет, форма обучения, курс
	Справка	Товарищество собственников жилья	Бухгалтерия организации	Адрес проживания и состав семьи
	Справка	Отдел кадров организации	Дошкольное учреждение	Сведения о месте работы, занимаемой должности, заработной плате конкретного работника
	Служебная записка	Менеджер туристической фирмы	Руководитель	Просьба о приеме дополнительного персонала на летний период
	Справка	Коммерческое лечебное учреждение	Учебное заведение	Об обращении в лечебное учреждение

Тема 1.4. Особенности составления и оформления организационно-распорядительных документов

1.4.1. Организационные документы

Организационные документы (или организационно-правовые документы) реализуют одну из основных управленческих функций – организационную. Их главное назначение осуществлять регламентацию и документальное оформление таких вопросов, как создание организации и установление ее структуры, штатной численности, порядок функционирования и взаимодействия структурных подразделений, установление правил внутреннего трудового распорядка для сотрудников организации, их действий при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

Некоторые особенности составления организационных документов:

• подготовке документов предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки, уточнения и согласования;

• введение документов в действие осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем (руководителем вышестоящей организации, данной организаций или начальником структурного подразделения в зависимости от категории документа);

• организационно-правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента ил отмены (введения в действие новых взамен устаревших). Внесение изменений и дополнений в документы производится приказом (распоряжением) руководителя организации;

• для большинства организационно-правовых документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания;

• общие требования к оформлению документов остаются едиными для всех документов данной группы.

К организационным документам относятся:

• устав;

• положения;

• регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка;

• структура и штатная численность;

• штатное расписание;

• инструкции;

• памятки.

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа:

• устав (чей?) Тверского колледжа;

• инструкция (о чем?) о документационном обеспечении управления;

• положение (о чем?) о Совете директоров;

• правила (чего?) внутреннего трудового распорядка;

• должностная инструкция (кого?) бухгалтера;

• штатное расписание (чье?) аппарата Комитета;

• структура и штатная численность (чего?) центрального аппарата Министерства на год.

Устав - это основной организационно-правовой документ, регламентирующий важнейшие вопросы функционирования организации, включая порядок ее образования и реорганизации (ликвидации).

Как правило, устав организации содержит в себе следующие основные разделы:

1. Общие положения;

2. Сведения об уставном капитале организаций;

3. Организационно-правовые основы деятельности организации;

4. Управление организацией;

5. Правила ведения учета и отчетности в организации;

6. Порядок использования прибыли и иных накоплений организации;

7. Порядок прекращения деятельности организации;

8. Особые вопросы деятельности организации.

В зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть добавлены другие сведения.

Содержание устава в соответствии с законодательством РФ должно включать:

• наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

• местонахождение (почтовый адрес);

• предмет и цель деятельности;

• порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);

• порядок распределения прибыли;

• порядок образования учреждения (организации, предприятия);

• порядок управления и прекращения деятельности;

• органы управления (внутренняя организационная структура).

Положения - правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).

Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Положение об организации - это правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации (прежде всего органы государственной власти и управления всех уровней и некоторые другие).

Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы согласования.

Текст положения включает следующие разделы:

• Общие положения;

• Цели и задачи;

• Функции;

• Права и обязанности;

• Руководство;

• Взаимоотношения с другими подразделениями.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя), визирует юридическая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение вступает в силу с момента утверждения.

Регламент работы - правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательною органа (если порядок работы недостаточно четко описан в положении об этом органе). Регламенты работы определяют порядок планирования работы, порядок подготовки и внесения документов на рассмотрение, порядок принятия и оформления решений заседаний коллегиального органа, доведения их до исполнителей.

Регламенты оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа, утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального органа.

Правила внутреннего трудового распорядка - правовой акт, регламентирующий организацию работы организации, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы. Правила оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа, подписываются руководителем кадровой службы, согласовываются на собрании трудового коллектива и утверждаются руководителем организации.

Рекомендуемая структура документа:

1. Общие положения

2. Порядок приема и увольнения сотрудников

3. Основные права и обязанности сотрудников

4. Основные права и обязанности работодателя

5. Рабочее время

6. Время отдыха

7. Поощрения сотрудников

8. Ответственность сотрудников

9. Заключительные положения

Структура и штатная численность - правовой акт, устанавливающий структуру организации, наименование структурных подразделений и должностей, штатную численность по каждой должности в соответствии с группой по оплате труда. Документ входит в состав УСОРД и имеет унифицированную форму.

Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителями руководителя организации и утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати (или се заменяющей). Текст документа составляется в форме таблицы, в которой приводятся наименования структурных подразделений организации, наименования должностей, включенных в эти подразделения, а также их количество в соответствии с уровнем оплаты по соответствующим группам.

Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц.

Инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.).

Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования. Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом.

Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

• Общие положения;

• Должностные обязанности;

• Права;

• Ответственность;

• Взаимоотношения.

Памятка - документ, регламентирующий порядок работы по выделенному направлению деятельности организации.

Памятка не входит в состав УСОРД, не имеет унифицированной формы, составляется по произвольной форме, подписывается заместителем руководителя организации, курирующим данное направление, утверждается руководителем организации. Информацию, включенную в памятку, можно представить и в разделе инструкции, освещающей правила работы по выделенному направлению. Например, памятка работнику о сохранении коммерческой тайны предприятия может быть включена в инструкцию по документационному обеспечению управления отдельным разделом, освещающим порядок работы с документами с грифом «Коммерческая тайна».