1.4 Обоснование необходимости использования вычислительной техники

Работа предприятия связана с накоплением большого количества информации о товаре – это счета, приходные и расходные накладные, различные реестры и ведомости. Традиционно такая информация хранится на бумажных носителях. При этом порою трудно осуществить быстрый отбор или поиск нужных документов, обеспечить хранение документов, а так же составлении различных отчетов установленных и произвольных форм, выполняемых по запросу руководства.

Часто складываются ситуации, когда один и тот же документ, нужен для работы одновременно нескольким сотрудникам разных отделов. Ожидание документа приводит к вынужденным простоям в работе.

До внедрения программного обеспечения учет товаров на предприятии ведется вручную, с использованием электронной таблицы MS Excel. Естественно, что такая «автоматизация» работы не может удовлетворять менеджеров, так как она:

• не позволяет хранить справочную информацию, а, следовательно, составление отчетов по различным разрезам деятельности предприятия представляет собой достаточно сложные процесс;

• не позволяет хранить полностью данные о накладных;

• автоматические не формирует оборотные и сальдовые ведомости, остатки на складах.

При такой работе происходит постоянно дублирование информации из одной книги MS Excel в другую, что неизбежно приводит к недопустимым ошибкам.

При увеличении оборотов по поставщикам и потребителям, при расширении номенклатуры товаров обрабатывать информацию вручную не представляется возможным, поскольку:

• возрастает трудоемкость работ;

• возрастает число ошибок;

• снижается оперативность обслуживания;

• снижается достоверность данных;

• снижается достоверность отображаемых данных в отчетах.

После внедрения АИС предполагается, что:

• сведения о каждом товаре будут находиться в единой распределенной базе данных, к которой одновременно получат доступ все сотрудники предприятия имеющие служебную необходимость;

• выходные формы будут унифицированными и соответствовать текущим

нормативным требованиям;

• резко сократится объем и трудоемкость выполняемых работ;

• сократится число ошибок;

• повысится оперативность обслуживания;

• увеличится скорость обработки информации;

• возрастет достоверность данных;

• возрастет достоверность отображаемых данных в отчетах;

При сопоставлении эффективности работы предприятия до и после автоматизации можно предположить, что внедрение автоматизированной системы приведет к повышению производительности труда. Это является более чем достаточным основанием для принятия решения о внедрении АИС. Также следует учитывать, что сотрудник будет избавлен от необходимости заниматься рутинной бумажной работой, что само по себе также является большим достижением.

1.5 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования

Рынок программного обеспечения в настоящее время разнообразен. Проанализируем некоторые функции существующих разработок. В качестве рассматриваемой программы возьмем «1С:Предприятие».

В модуле «Управление поставками и запасами» комплекса «1С:Предприятие» реализован детальный оперативный учет материалов, продукции и товаров на складах. Обеспечивается полный контроль запасов товарно-материальных ценностей на предприятии.

Данное решение позволяет:

• управлять остатками товарно-материальных ценностей в различных единицах измерения на множестве складов;

• вести раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию, возвратной тары;

• учитывать серийные номера, сроки годности и сертификаты;

• контролировать правильность списания серийных номеров и товаров с определенными сроками годности и сертификатами;

• комплектовать и разукомплектовывать товарно-материальные ценности;

• резервировать товарно-материальные ценности.

Сведения о складских запасах могут вводиться в информационную систему с высокой степенью детализации: до уровня характеристик товаров (цвет, размер, габариты и т.д.), до уровня серийных номеров и сроков годности товаров. Предусмотрена возможность получения стоимостных оценок складских запасов по себестоимости и потенциального объема продаж в отпускных ценах.

В данной системе предусматривается проведение инвентаризаций товарно-материальных ценностей и автоматическая обработка их результатов. По результатам инвентаризации автоматически подсчитывается разница между учетным количеством (зарегистрированным в информационной базе при проведении документов поступления и отгрузки) и фактическим количеством ценностей, выявленным в результате инвентаризации. После чего оформляются документы списания (в случае недостачи) или оприходования (в случае выявления излишков).

Средства статистического анализа запасов позволяют оценить привлекательность каждого изделия по его доле в обороте или прибыли предприятия, стабильность продаж, выявить плохо продаваемую продукцию по таким критериям, как средний срок хранения, расход за период и коэффициент оборачиваемости.

Для подобных программных продуктов характерна узость поставляемой базовой версии, что требует достаточно большой доработки и ведет к несовместимости с новыми версиями этой же системы, высокие требования, предъявляемые как к программному, так и к техническому обеспечению ПК, высокая стоимость приобретения и адаптации под конкретное предприятие, а так же необходимость сопровождения данных систем специалистами.

При этом, для качественного использование этих систем требуется автоматизация всех отделов предприятия с использованием выбранного комплекса программ, что приводит к достаточно существенным материальным затратам.

Проектируемая АИС во главу ставит распределенный многопользовательский способ обработки информации.

Особенности технологии: максимальная модифицируемость, расширенные возможности работы в сети, низкая проектная стоимость.

Технология проектирования представляет собой типовое элементное проектирование. Применение указанной технологии позволяет обеспечить запас экономии средств на разработку СУБД за счет применения стандартных компонент (элементов БД). Сама разработка заключается в визуальном объектно-ориентированном программировании – несомненное снижение временных затрат на разработку, модификацию и сопровождение.

Положительные аспекты применяемой технологии:

• модульный принцип построения;

• возможность использования готовых модулей из библиотек;

• значительное снижение трудоемкости;

• ускоренная разработка в сжатые сроки;

• достаточная функциональная надежность;

• высокая модернизируемость.

Отрицательные аспекты: сравнительно большой размер готового продукта и повышенные требования к производительности ПК.