11. При увольнении работник должен расписаться в трудовой книжке (раздел «Сведения о работе»).

Ответ на задание 25.

При составлении описи завершенных в делопроизводстве дел структурных подразделения организации следует руководствоваться п. 3.7.2. Основных правил работы архивов организаций, а также приложением № 12 к данному пункту.

В приведенном примере описи дел структурных подразделения имеются следующие ошибки:

1. Отсутствует наименование организации

2. Неверно расположено наименование структурного подразделения

3. Отсутствует гриф утверждения описи руководителем структурного подразделения

4. Неверно расположен номер описи

5. Отсутствует указание разновидности данной описи: «дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу»

6. Неверно расположена дата составления описи (в данном случае дата входит в состав реквизита «Подпись»)

7. Неверно названа четвертая графа описи, должно быть: «Крайние даты»

8. Пропущена пятая графа описи «Количество листов» (т.е. графа «Срок хранения» должна быть шестой

9. Неверно названа вторая графа описи, должно быть: «Индекс дела»

10. Неверно оформлена запись о количестве внесенных в опись дел: не указаны первый и последний номера дел, а также нет сведений о литерных и пропущенных номерах

11. Опись должна подписываться ее составителем. Как правило, опись составляет не руководитель структурного подразделения, а один из специалистов

12. Опись должна согласовываться не с заместителем руководителя организации, а с руководителем службы документационного обеспечения управления.

При наличии в структурных подразделениях организации экспертных комиссий опись должна согласовываться с этой комиссией.

Ответ на задание 26.

1. Наименование вида документа располагается ниже наименования организации

2. Регистрационный номер документа располагается строкой ниже наименования вида документа от правого поля.

3. Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизиту «наименование организации»

4. Отсутствует реквизит «дата документа»

5. При подготовке выписки из приказа констатирующая часть воспроизводится полностью, далее из распорядительной части, которая начинается со слов «п р и к а з ы в аю» указывается за тем же самым номером только тот пункт, что и в приказе.

6. При оформлении выписки из документа в состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, и расшифровка его подписи.

7. Выписка подписывается тем должностным лицом, которое ее заверяет.

Ответ на задание 27.

Министерство печати и информации

Финансовая академия Факультет международных экономических отношений

СПРАВКА

__________ №_______

Петрова Ирина Сергеевна работает машинисткой первой категории канцелярии управления делами с 00.00.0000.

Н ачальник отдела кадров О.П.Сергеев печать

Ответ на задание 28.

Унифицированная форма № Т-6 Утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

			Код
	Форма по ОКУД		0301005
Редакция газеты «Сибирские новости»		по ОКПО	11508790

(наименование организации)

	Номер документа	Дата составления
ПРИКАЗ	44 -о	15.05.2005

(распоряжение) о предоставлении отпуска работнику

Предоставить отпуск	Табельный номер
Сомовой Анне Ивановне	134

(фамилия, имя, отчество)

отдел писем

(структурное подразделение)

заведующая отделом писем

(должность (специальность, профессия))

за период работы с

“

”

20

г.

по

“

”

20

г.

А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на

календарных дней

с “

”

20

г.

по

“

”

20

г.

и (или)

Б. отпуск без сохранения заработной платы

(ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие (указать))

на

3

календарных дней

с “

16

”

мая

20

05

г.

по

“

18

”

мая

20

05

г.

В. Всего отпуск на

3

календарных дней

с “

16

”

мая

20

05

г.

по

“

18

”

мая

20

05

г.

Руководитель организации	Главный редактор				А.Н.Уваров
	(должность)		(личная подпись)		(расшифровка подписи)

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен		“	15	”	мая	20	05	г.
	(личная подпись)

Начальник отдела кадров

_________Ермаков И.Н.

15.05.2005

В дело № 04-06

Блинова 17.05.2005

Ответ на задание 29.

1. В структуре документа не выделены такие разделы как «Цели», «Ответственность», «Взаимосвязь» (или Документационное и информационное обеспечение) в которых отражается основное назначение подразделение, степень ответственности, взаимосвязь структурного подразделения с другими подразделениями. Положение об общем отделе (службе ДОУ) в соответствии с ГСДОУ должно содержать следующие разделы: Общие положения; Цели и задачи (или Основные задачи); Функции; Права; Ответственность; Взаимоотношения. Могут быть и дополнительные разделы.

2. Раздел второй называется «Функции и права», а начинается подраздел 2.1. основные задачи, т.е. смешиваются понятия «задачи» и «функции».

3. Не правильно распределена информация по разделам положения.

4. Все функции подразделения должны быть обусловлены задачами, предоставленные права должны обеспечить реализацию всех возложенных функций, а предусмотренные виды ответственности должны корреспондировать с поставленными задачами и возложенными функциями.

Для решения этой задачи необходимо установить соответствие между задачами, функциями, правами и ответственностью.

5. Гриф утверждения оформлен не в соответствии с требованиями ГОСТа.

Ответ на задание 30.

Вариант	Пример
Документ адресован на имя организации или структурного подразделения	Ярославский часовой завод Отдел сбыта При адресании на имя организации или структурного подразделения - наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже. Реквизит «адресат» может иметь в своем составе и почтовый адрес
Документ адресован должностному лицу	Завод «Микродон» Плановый отдел Старшему экономисту О.М.Сухановой Наименование должности и фамилия в дательном падеже. Для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или должность руководителя, которому подается документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности.
Документ адресован в несколько однородных организаций	Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например Директорам предприятий и Руководителям организаций Администрации районов Новосибирской области
Документ адресован физическому лицу	Образцову О.П. Садовая ул., д.5,кв.31,г.Томск,303456

Ответ на задание 31.

1. Неверное расположение реквизитов «дата документа» и «регистрационный номер документа»

2. Реквизит «место составления документа» располагается строкой ниже реквизитов «дата документа» и «регистрационный номер».

3. Реквизит «вид документа» оформляется прописными буквами – АКТ.

4. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа.

5. Наименование документа, на основании которого работает комиссия, не входит в состав заголовка к тексту документа и печатается отдельно .

6. Акт подписывают все члены комиссии.

7. Отсутствуют визы ознакомления заинтересованных лиц и исполнителей с документом.

8. Не проставлена отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Ответ на задание 32.

1. В бланках объяснительной записки указывается наименование структурного подразделения, в котором работает автор объяснительной записки.

2. Наименование вида документа «объяснительная записка» указывается после наименования структурного подразделения прописными буквами.

3. Дата составления документа и регистрационный номер проставляются ниже наименования вида документа.

4. Отсутствует заголовок к тексту.

5. Наименование организации нужно включать в наименование должности лица, которому адресуется объяснительная записка.

6. Инициалы в реквизитах «адресат» и «подпись» проставляются перед фамилией

7. В объяснительной записке данные автора рекомендуется указывать при оформлении подписи, а не в «адресате».

8. Под словом «Приложение» текст не пишется.

9. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. После года точка не ставится, за исключением случаев если годом заканчивается предложение.