Служба снабжения готовит:

1. копию или выписку из договора с поставщиком, подтверждающую вид, количество, сроки поставки и цены изделий;

2. накопительную ведомость поступления соответствующего ресурса от данного поставщика с начала года. Зачем это нужно? Поставщик может в мае не отгрузить вам какой-то ресурс, но зато, оказывается, что он в марте отгрузил сразу полугодовое количество и, таким образом, ссылка на неполучение сырья является неосновательной;

3. справку о количестве поставщиков данного ресурса и объемах его получения от этих поставщиков. Нередко бывает, что определенный ресурс предприятие получает не от одного, а сразу от 4, 5 или 10 поставщиков (алюминиевые заводы получают глинозем по меньшей мере от десятка поставщиков). Если один поставщик не отгрузил товар, то может статься так, что другие грузили с избытком, и также нет оснований говорить об убытках из-за неполучения ресурса;

4. справку об имеющихся складских запасах данного ресурса на начало соответствующего месяца. Это тоже все к причинной связи. Покупатель говорим, что ему не отгрузили в данном месяце ресурсы, от него запрашивают справку об имеющихся складских запасах, и оказывается, что склад был забит соответствующим сырьем и требования также неосновательны;

5. ведомость об обеспечении всеми другими ресурсами, необходимыми для изготовления продукции. Если на изготовление вот такого микрофона требуется 26 видов комплектующих изделий, смежник по договору не поставил только одно – вот такую сетку – то для доказывания причинной связи покупатель должен представить справку, что 25 других комплектующих изделий были в наличии, он был готов начать работу, но вот сетку не отгрузили. Это момент доказывания причинной связи.

Производственный отдел готовит:

1. расчет нормы расхода материала на изготовление соответствующей продукции, на одно изделие и на месячное количество. Если какой-то поставщик не отгрузил потребителю – производственному предприятию вот такую трубку для изготовления микрофонов, то производственный отдел должен дать расчет, сколько сантиметров трубки необходимо для изготовления одного изделия, сколько метров требуется для изготовления месячного количества и, таким образом, невозможность изготовления какого количества изделий была вызвана непоставкой неисправным продавцом соответствующего количества этой трубки;

2. месячные номенклатурные планы производства и отчеты об их исполнении. Зачем они нужны? Они нужны для проверки того, собирался ли вообще-то покупатель в данные месяцы производить соответствующую продукцию из сырья поставщика, т.е. делал ли он приготовления в виде составления производственного номенклатурного плана;

3. ведомость о наличии готовых изделий в незавершенном производстве на начало месяца и причинах незавершенности. У каждого крупного предприятия всегда на конец месяца имеется какое-то количество изделий в т.н. незавершенном производстве, и эти изделия специально учитываются и указывается, из-за отсутствия какого комплектующего узла незавершен выпуск изделий. Когда предъявляется иск поставщику о взыскании убытков от недопоставки комплектующих частей, то надо проверить, были ли в незавершенном производстве и по какой причине они не были доделаны. Если у поставщика (изготовителя) имелись изделия в незавершенном производстве и для их изготовления не хватало совсем других частей, но эти части прибыли в данном месяце, и месячное количество продукции мог изготовить и даже трехмесячное, то требования о возмещении убытков также неосновательны, оно надуманно. Эти убытки легко устранялись доукомплектованием имевшегося некомплекта и его отгрузки покупателю;

4. акты о простое работников в связи с непоступлением материалов и выплаченных за вынужденный простой суммах.

Отдел сбыта готовит:

1. копии или выписки из договоров на реализацию готовых изделий;

2. протоколы служебного расследования по фактам неполучения ресурсов;

3. реестры накладных на отгрузку готовых изделий в текущем месяце с указанием кому и сколько изделий полагалось по договорам и фактически отгружено. Не было ли излишних отгрузок по отдельным покупателям и искусственного создания видимости убытков по другим покупателям.

Экономическая (коммерческая) служба готовит:

1. сведения о размерах условно-постоянных расходов из-за неполучения ресурса;

2. сведения о всех видах непонесенных условно-переменных расходов, размерах таких расходов и подтверждающих документах;

3. доказательства принятия мер по предупреждению или уменьшению ущерба.

Бухгалтерия готовит:

1. решениям судов сумм убытков и неустоек за непоставку товара по вине смежников;

2. договоры, счета, платежные документы на закупку непоставленных смежником ресурсов у других поставщиков по заменяющей сделке. Это распространенная мера копии платежных документов на перечисление покупателям по их требованиям или для уменьшения убытков и подтверждающие документы готовит бухгалтерия;

3. сводный расчет убытков.

Назначаемый приказом ведущий исполнитель, по образованию это лучше экономист, производит выверку полноты и точности составленных документов, их взаимосоответствие, обеспечивает внесение необходимых исправлений и дополнений. Готовый комплект документов передается исполнителем юридической службе для оформления иска.

Приведенный перечень документов и действий не является исчерпывающим. В зависимости от отраслевой специфики предприятия требуются различные по своему составу комплекты документов.

На стадии оформления иска и ведения дела в суде у потерпевшего могут возникать дополнительные убытки по юридическому обслуживанию. Стоимость юридических услуг следует рассматривать как расходы, понесенные для восстановления нарушенного права. Такие убытки подлежат возмещению при необходимости получения истцом квалифицированной помощи, даже при наличии в штате юриста. Однако здесь истцу требуется доказать отсутствие у штатного юриста необходимых познаний для проведения дела. Важно также доказать разумность расходов по оплате юридической помощи. Цены по возможности должны быть средними по сравнению с теми, которые взимаются за аналогичные услуги.

В связи с возмещением убытков перед ЮС встают сложные задачи организационного характера. Упорядочению данной работы служат организационно-правовые методики или иные организационные средства. Организационные методики предусматривают следующие этапы ведения данной работы:

1. предварительная разработка образцов или форм документов, подлежащих заполнению соответствующими службами и лицами. Формы должны быть отработаны и подготовлены заранее. Если вы после какого-то там эксцесса начинаете лихорадочно чертить там какие-то пустографки, - это, извините, дохлый номер, ничего у вас не выйдет;

2. размножение (распечатка) форм документов и обеспечение ими соответствующих служб и работников. Они должны быть заранее розданы и не заброшены куда-то в неведомое место, а находиться на виду, чтобы знали, где их искать;

3. закрепление в приказе по фирме, а при необходимости, в должностных инструкциях, обязанности заполнения работниками соответствующих документов, фиксирующих убытки и передача их для проверки ведущему исполнителю;

4. определение и установление временных требований, а именно: сроков заполнения документов, сроков передачи ведущему исполнителю, сроков возврата для исправления ошибок и общего времени для составления комплекта;

5. обучение заполнению, причем совместному заполнению исполнителями, комплекта документов об убытках. Здесь, как показывает практика передовых служб, нужны тренировки, деловые игры по совместному заполнению документов об убытках. Опыт показывает, что необходимые навыки появляются у исполнителей после 5-7 таких тренировок, до этого они смотрят на бумажку как баран на афишу с непониманием и открытой ненавистью. Они считают, что какие-то интриганы из экономической или юридической службы в целях выслужиться перед начальством заставляют их заниматься никчемной работой. Осмысление важности этого дела появляется где-то на очень далекой стадии, когда правильно составлены документы, когда грамотно оформлен иск, когда пройдены все 3 стадии процесса, потому что другая сторона платить ни за что не желает. Вот когда взыскана сумма убытков и пришла, людям можно сказать, смотрите какое хорошее дело вы сделали!

6. необходим постоянный контроль за точным и оперативным составлением документов. Он возлагается на ведущего исполнителя, ответственного за эту работу в целом;

7. необходимо материальное стимулирование за ведению работы по возмещению убытков, причем стимулирование как за выполнение особо важных заданий. Это сложная, нетрадиционная работа, она должна особо поощряться. Наряду с этим необходимо жесткая ответственность исполнителей за упущения, поскольку ошибки и небрежности одного лица сводят на нет усилия всех других лиц и подставляют под удар фирму.

От ЮС службы требуются долговременные и целенаправленные усилия для налаживания возмещения убытков. Я говорю сразу, эту задачу наскоком не решишь: захотелось повзыскивать убытки – не получится. Нужна последовательная организационная работа; выявление недочетов; арбитражный суд вам намнет бока, скажет и то не так, и это неправильно. Тут тоже надо корректировать по требованию суда свою практику. Нужно осуществление мер по улучшению постановки дел.

Общим результатом налаживания работы по возмещению убытков является повышение хозяйственной и финансовой устойчивости работы фирмы в результате компенсации возникающих потерь и неполученной прибыли. Затем, уменьшения риска ущерба и даже банкротства по вине недобросовестных контрагентов, когда фирма, не умеющая взыскивать убытки, оказывается беспомощной попросту. Наконец, получение возможности более мощного воздействия на контрагентов для укрепления договорной дисциплины, для защиты интересов фирмы.

В новое качество переходит управленческий персонал фирмы. Он приобретает навыки совместных действий по решению общих задач фирмы. Преодолевается повсеместно существующая разобщенность между функциональными подразделениями, эти функциональные перегородки, барьеры, когда каждый отдел считает, что он занимается делом, а остальные зря хлеб едят. На этой основе значительно легче решаются другие совместные задачи, например, диверсификация бизнеса, перепрофилирование производства, проведение структурных реорганизаций, тут появляется большее взаимопонимание, появляются навыки взаимодействия служб. Наконец, сама ЮС приобретает новые качества. У нее появляется умение, которое не дает стандартное образование – умение налаживать использование мощных ПС для применения которых требуются согласованные усилия целого ряда лиц в целях решения важных финансовых и хозяйственных задач. Это новый, более высокий класс работы, более высокий профессионализм, который конечно же отсутствует у лиц, такую подготовку не прошедших.

Вопросы к зачету.

1. Документирование убытков от нарушения обязательств.

2. Организация работы по возмещению убытков.

34