Подготовка и проведение совещаний

В целях выработки согласованных решений глава администрации, его заместители, управляющий делами проводят совещания с руководителями структурных подразделений, также предприятий, организаций.

Перечень вопросов, вносимых на совещание, должностные лица, ответственные за их подготовку, состав участников и время проведения определяются главой администрации, его заместителями, управляющим делами.

Руководители управлений, отделов, ответственные за подготовку совещания, представляют не позднее, чем за один день до совещания проекты соответствующих решений, организуют оповещение и регистрацию участников совещания и приглашенных, назначают работника, который ведет записи и не позднее следующего дня оформляет протокол совещания.

В протоколе совещания отражаются дата, время и место проведения совещания, состав участников, обсуждаемые вопросы, фамилия и должность председателя совещания. По каждому рассматриваемому вопросу в протоколе указываются выступившие и принятое решение, определяются ответственные за исполнение и сроки реализации. Протокол подписывается председателем совещания. Протокол совещания регистрируется в организационно-контрольном отделе, экземпляры протоколов или выписки из них направляются исполнителям для организации работы по выполнению решений.

Решения, принятые на совещаниях, ставятся на контроль, их выполнение организуется должностными лицами, ответственными за подготовку совещания.

Отделы и управления администрации города проводят семинары и совещания, другие мероприятия городского масштаба по разрешению главы администрации, его заместителей, управляющего делами с предварительным согласованием сроков и места проведения мероприятий, количества участников.

Проведение совещаний в залах администрации города должно быть согласовано с управляющими делами.

В целях оперативного руководства деятельностью соответствующих отделов, управлений регулярно проводятся совещания:

- главой администрации с руководителями структурных подразделений администрации - каждый понедельник с 8.30;

- заместителями главы администрации, управляющими делами – с работниками соответствующих отделов, управлений, руководителями подведомственных предприятий и организаций – по особому графику.

Таким образом, рассмотрев регламент администрации города Стерлитамак, можно прийти к выводу, что планирование – это стадия процесса управления, на которой определяются цели деятельности, необходимые для этого средства, а также разрабатываются методы наиболее эффективные в конкретных условиях.

Заключение

В заключении можно отметить, что экономическая практика имеет своей целью более глубокое усвоение вопросов управления в подразделениях государственных и муниципальных учреждений на основе теоретических знаний, полученных при изучении специальных управленческих дисциплин, улучшение качества профессиональной подготовки специалистов.

В результате прохождения практики в администрации городского округа город Стерлитамак я научилась многому. Например, прибавились навыки и умения по профессиональной и управленческой деятельности, то есть управлять подчиненными, рассмотрела организационную структуру администрации города, ее структурные подразделения, их взаимосвязь.

Общая структура органов муниципальной власти, разграничение полномочий, система взаимоотношений между тремя ее основными звеньями (представительный орган, глава муниципальное образование, местная администрация) рассматриваются с правовых позиций. Важную роль в этом процессе играет местная администрация как исполнительно-распорядительный орган муниципального образования. Поэтому изложение вопросов организации муниципального управления начинает с рассмотрения с организационной структуры местной администрации.

Под организационной структурой понимается состав и соподчиненность взаимосвязанных организационных единиц (отдельных должностей), звеньев (управленческих подразделений) и ступеней (уровней), наделенных определенными правами и ответственностью для выполнения соответствующих целевых функций управления. Принципы построения организационной структуры могут уточняться, а формы и методы реализации этих принципов – корректироваться в связи с меняющимися внешними условиями, целями и задачами.

Изучила опыт организации и планирования деятельности учреждения, а также принятие и реализацию управленческих решений, контроль над их выполнением.

Основные проблемы организационной структуры администрации города:

- нечеткость системы функциональных связей между отдельными структурными подразделениями;

- дублирование функций;

- отсутствие четких организационных процедур, с помощью которых подразделения взаимодействуют между собой.

В результате основной объем работы ложится на плечи главы администрации, которому приходится решать множество координационных вопросов.

Для решения проблем требуется реорганизация организационной структуры администрации. Радикально реорганизовать любую структуру изнутри невозможно, поскольку для этого необходимо, образно говоря, подняться над проблемой и посмотреть на нее «сверху».

Планирование работы городской администрации является формой организационного обеспечения деятельности городской администрации по выполнению задач хозяйственного и социально-культурного строительства в городе.

По вышерассмотренной теме можно сказать, что структура администрации города должна быть динамичной и гибкой, так как сложность муниципального образования как объекта управления заставляет постоянно искать новые, наиболее оптимальные организационные решения. Подтверждением этого служит факт, что в структурах управления администрации постоянно создаются новые отдела, комитеты, ликвидируются старые, увеличивается или уменьшается число заместителей глав администрации и т.д.