Организация работы со служебными документами

Делопроизводство в аппарате городской администрации осуществляется организационно-контрольным отделом в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, определение номенклатуры дел возлагается на начальника организационно-контрольного отдела.

Ответственность за сохранность документов, находящихся на исполнении, возлагается на заместителей главы администрации, управляющего делами, а также руководителей отделов и управлений городской администрации.

Вся корреспонденция, адресованная городской администрации, должна поступать через организационно-контрольный отдел.

После регистрации служебных документов организационно-контрольный отдел совместно с помощником главы администрации готовит их к докладу главе городской администрации. При необходимости подбирается имеющаяся переписка по соответствующему вопросу, а также материалы, на которые имеются ссылки в тексте поступившего документа. Рассмотрение главой администрации поступающих документов осуществляется, как правило, в день поступления.

После рассмотрения документов главой администрации организационно-контрольный отдел направляет их соответствующему исполнителю для принятия мер. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым (основной исполнитель), ему передается подлинник документа. Основной исполнитель готовит по документу ответ либо заключение, соисполнители представляют ему необходимые материалы.

Служебные документы, находящиеся на контроле, считаются исполненными и снимаются с контроля в установленном порядке. Если ответа не требуется, исполнитель составляет справку об исполнении или делает отметку на основном документе о результатах исполнения и сдает его в организационно-контрольный отдел.

Служебные документы, направляемые в республиканские и федеральные государственные органы от имени городской администрации, подписываются главой администрации, а в его отсутствие – его первым заместителем.

Прием и рассылка служебных документов производится организационно-контрольным отделом.

Прием и передача телефонограмм, адресованных главе администрации руководителям администрации или подписанных ими, производится техническими секретарями названных руководителей с регистрацией в специальных журналах.

Организация работы с письменными и устными обращениями граждан

Порядок учета и рассмотрения письменных и устных обращений граждан проводится в соответствии с Законом Республики Башкортостан «Об обращениях граждан».

Все письма граждан, поступающие в администрацию города, учитываются в организационно-контрольном отделе, по поручению главы администрации обеспечивается их объективное рассмотрение руководителями администрации города, в отделах и управлениях городской администрации.

Письменные обращения, требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются и разрешаются в срок до одного месяца, а менее сложные, как правило, не позднее 15 дней со дня их поступления.

Сроки разрешения письменных обращений могут быть в порядке исключения продлены только руководителем, рассматривающим обращение уведомлением об этом заявителя.

Рассмотрение обращения признается оконченным и оно снимается с контроля только после разрешения всех поставленных заявителем вопросов и сообщения ему результатов рассмотрения в письменной или устной форме (если заявитель не требует письменного ответа). В случае устного ответа на обращение исполнителем составляется справка, в которой указывается, какие меры приняты, когда, кем и кому дан устный ответ, удовлетворен ли заявитель ответом.

Письменные ответы на обращения, взятые на контроль, подписываются главой администрации, его заместителями, управляющим делами в соответствии с их компетенцией. В ответе указывается фамилия, имя, отчество исполнителя и его служебный телефон.

Прием граждан ведется главой администрации, его заместителями, управляющим делами в установленные дни и часы.

В тех случаях, когда решение вопроса во время приема не представляется возможным, ответ на поставленные вопросы сообщается заявителю в сроки, определенные действующим законодательством.

Организация приема граждан, обращающихся в адрес главы администрации, обеспечивает помощник главы администрации, прием граждан заместителями главы администрации обеспечивают технические секретари.

Предварительная запись на прием к главе администрации ведется помощником главы администрации, который заполняет учетные карточки личного приема установленной формы, подбирает необходимые справочные материалы, в случае необходимости приглашает руководителей.

Заместители главы администрации ведут прием, как правило, без предварительной записи.

Руководитель, ведущий прием, несет персональную ответственность за принятие решений по рассматриваемым обращениям. Контроль за исполнением принятых по обращениям решений осуществляется помощником главы администрации и техническими секретарями соответствующих руководителей.

Организационно-контрольный отдел анализирует характер и содержание письменных и устных обращений граждан по итогам полугодия и года, представляет главе администрации информацию о состоянии данной работы предложения по ее дальнейшему совершенствованию.