6.7. Проведение совещаний

Совещание является одним из способов воздействия на кол­лектив путем передачи необходимой информации за короткий промежуток времени.

Эффективность совещания зависит от цели, уровня подго­товки, проведения и принятия решения. Процесс проведения совещаний можно условно разделить на три этапа: подготовка совещания, проведение совещания, принятие решений.

Подготовка совещания включает в себя определение цели, вида совещания, повестки, круга участников, выбор времени, длительности, места проведения и формы оповещения участни­ков совещания:

• цель совещания должна быть четко сформулирована и нацелена на решение конкретной проблемы;

• совещания могут быть проблемными, когда рассматривается проблема, нуждающаяся в разрешении; инструктивными, когда проводится инструктаж работников с целью выполнения определенных задач; оперативными, на которых рассматриваются проблемы, требующие принятия оперативных

решений;

• повестка совещания должна содержать в себе четко сформулированную цель для того, чтобы участники могли заранее подготовиться к совещанию. Повестка совещания должна быть разослана всем участникам совещания заранее;

• круг участников совещания должен быть строго определен. Присутствие людей, не имеющих отношения к рассматриваемой проблеме, снижает эффективность проведения совещания;

• время проведения совещаний зависит от вида совещания. Проблемные совещания рекомендуется проводить в середине недели, когда наблюдается самая высокая производительность труда, а инструктивные и оперативные — в понедельник или в конце недели. В соответствии с теорией биоритмов у человека существуют два пика высокой производительности: с 9 до 13 часов и с 16 до 18 часов. На это время целесообразнее всего назначать совещания;

• продолжительность проведения совещания (начало и конец) должна быть запланирована заранее и зависит от вида совещания. Проблемные совещания рекомендуется проводить в течение 1,5—2 часов, инструктивные и оперативные — 20— 30 минут. Оптимальная продолжительность совещания — не более одного часа, так как у работников наступает физиологи­ческая граница усталости и они уже готовы проголосовать за любое предложение;

• выбор помещения для проведения совещания зависит от возможности организации. Желательно проводить совещания за круглым или трапециевидным столами без наличия технических средств, мешающих эффективной работе (телефон, факс и т.д.);

• повестка дня рассылается всем участникам совещания, в которой указываются: начало и окончание совещания, место и время, рассматриваемые вопросы, фамилии докладчиков, а также где можно ознакомиться с необходимой информацией по рассматриваемым вопросам.

• Проведение совещания включает в себя определение пред­седательствующего, рассаживание участников, установление регламента.

• Председательствующим на совещании, как правило, явля­ется руководитель организации или его заместитель в соответ­ствии с функциональными обязанностями.

• Основная цель председательствующего на совещании — направить совещание в нужное русло с тем, чтобы найти опти­мальные решения по данному вопросу за минимальное коли­чество времени.

• Председательствующий на совещании должен регулировать направленность и деловитость выступлений, не допускать от­клонений от существа вопроса, стимулировать конкретность, содержательный анализ проблемы и высказывание реальных предложений, позволяющих разрешить проблему.

• Задача председательствующего — следить за соблюдением регламента совещания и корректностью выступающих. Соблю­дение регламента не должно зависеть от ранга. Все участники совещания должны укладываться в отведенное количество времени.

• Принятие решения является самым важным этапом, кото­рым подводятся итоги совещания. Если в ходе совещания не выработано решение, то у подчиненных складывается отрица­тельное отношение к данному мероприятию и появляется чув­ство сожаления о потраченном времени.

• Принятие решения может основываться на заранее разрабо­танном проекте решения. Этот способ принятия решения явля­ется наиболее эффективным, так как специалисты заранее изучают проблему, дают конкретные предложения, а участники совещания, обсуждающие данные предложения, могут вносить изменения с целью их совершенствования.

Вопросы для закрепления материала

1. Покажите роль вербальной и невербальной коммуникаций для торговых работников.

2. Выделите основные функции переговоров и покажите их значение в развитии торговли.

3. Выделите основные этапы процесса подготовки к переговорам.

4. Раскройте суть техники ведения переговоров.

5. Выделите основные тактические приемы, применяемые при переговорах.

6. Дайте характеристику методов опровержения позиции стороны, участвующей в переговорах.

7. Дайте характеристику общих правил проведения бесед.

8. Охарактеризуйте основные элементы техники ведения деловых бесед.

9. Дайте характеристику риторических методов аргументации.

10. Дайте оценку спекулятивных методов аргументации.

11. Дайте характеристику основных этапов процесса подготовки совещания.