4. Документні фонди та їх класифікація.

Документ є основним елементом фондів бібліотек, органів НТІ, інформаційних центрів, архівів, музеїв і інших документарних структур. У сукупності вони складають документарний фонд країни. Одночасно документарні фонди є частиною документарних комунікацій суспільства.

Документарний фонд (ДФ) — це сукупність документів, які через суспільну значущість охоплюють документи всіх галузей діяльності суспільства, зберігаються і використовуються в бібліотеці, архіві, музеї, інформаційному центрі і т.п. Залежно від установи, спеціально зайнятої зберіганням документів і організацією користування ними, розрізняють документарний фонд бібліотеки, архіву, музею, органу НТІ і ін.

Вони і прирівняні до них установи мають багато загального. У них містяться одні і ті ж документи. Проте кожний з фондів спеціалізується на придбанні переважно якого-небудь одного вигляду. Інформаційні центри віддають перевагу науковим, інформаційним, машиночитаємим документам; архіви — текстовим документам, несучим ретроспективну інформацію, існуючим в єдиному екземплярі, виконаному в основному на паперовій основі; музеї — найціннішим в речовинному відношенні документам-пам'ятникам історії і культури. Лише бібліотечний фонд в цьому відношенні відрізняється універсальністю. Тут збираються документи незалежно від їх типу і вигляду, матеріальної основи і форми. Значення має лише соціально-значущий зміст документа.

Документарні фонди виконують ряд загальних задач і функцій. Так, рукописні, депозитарні фонди в бібліотеках виконують ту ж функцію, що і архіви. Бібліотечний фонд є в будь-якій іншій документарній системі (архіві, музеї і т. п.). В той же час і в бібліотеці може бути музей книги (музейний фонд), архів, інформаційний центр і ін. Різниця між ними полягає у тому, що кожен ДФ підкоряється задачам тієї установи, в якому він функціонує. Наприклад, книга існує перш за все для читання, але поміщена до музейного фонду вона стає експонатом, призначеним не для читання, а для споглядання. Будучи частиною експозиції, книга підкоряється правилам експозиційної діяльності. На відміну від бібліотечної, музейну книгу не видають на будинок, безпосередній доступ до неї обмежений.

Всі ДФ виступають як впорядковані масиви документів. Їх ріднить єдність технологічних процесів формування фондів, схожість процесів комплектування, обробки, зберігання, використовування, спільність нормативно-виробничої документації, схожість устаткування, технічних засобів, автоматизації і комп'ютеризації науково-виробничих процесів і т.д. Проте є і істотні відмінності. Це дає можливість взаємно збагатити теорію і практику ДФ різного роду.

Виникнення кожного документарного фонду обумовлене потребами суспільства, різноманіття яких привело до диференціації і спеціалізації фондів, своєрідності їх соціальних функцій, необхідності координованого формування і взаємокористування фондів.

Головною підсистемою ДФ є бібліотечний фонд (БФ) — це систематизована сукупність документів, відповідних задачам, типу, профілю бібліотеки, а також документарним потребам її користувачів і призначена для використовування і зберігання документів протягом всього часу, поки вони представляють для користувачів реальну або потенційну цінність.

До основних переваг, що дозволяють вважати бібліотеку головною ланкою документарної комунікації, відносяться: повнота БФ, різноманітність типів і видів збираних документів, надання населенню не тільки первинних, але і вторинних документів, загальнодоступність і безкоштовність користування документами в бібліотеці.

На відміну від архівів і музеїв у фондах бібліотек зібрані опубліковані і неопубліковані документи, що мають широке соціальне призначення. Вони багатоманітні за змістом, знаковій системі запису і відтворення інформації, матеріальній основі і конструкції, тиражує. Бібліотеки мають нагоду придбати до свого фонду необхідну кількість екземплярів конкретної назви або видання, тобто бібліотеки мають в своєму розпорядженні найширший по складу фонд, здатний обслужити всі сфери людської діяльності.

Перевага бібліотеки перед архівом і музеєм полягає і в загальнодоступності документів для населення, в способі їх використовування в бібліотеках. Якнайменше доступний архів. Він забезпечує обмежене використовування архівних документів, що зберігаються тут в єдиному екземплярі. Музей організовує одночасний Доступ відвідувачів до рідкісних документів, але обмежує їх безпосереднє отримання. Видача ж на будинок документів в архівах і музеях взагалі виключена. Широке суспільне документ не користування в цих установах утруднено ще і тим, що для доступу в архів потрібен лист- рекомендація відповідної організації, а для відвідин музею — платня за вхід. БФ є найдоступнішими для населення через їх більш розгалужену мережу в країні, області, місті в порівнянні з архівами і музеями. Вони зібрані в державних, відомчих, бібліотеках на громадських засадах і в особистих бібліотеках громадян.

БФ багатоманітні по складу і структурі. Всі документи, включені в БФ, можна розділити на групи (частини) по різних ознаках: змісту, способу виготовлення, матеріальній конструкції, періодичності і т.п.

За змістом БФ прийнято ділити на універсальні і спеціальні. Універсальним вважається БФ, якщо в ньому представлені документи по всіх галузях знань, всіх типів (офіційні, наукові, науково-популярні, учбові, довідкові і т. п.) і видів документів (видання, кинофотофонодокументи, документи на новітніх носіях інформації, неопубліковані документи і т. п.). Спеціальним (спеціалізованим) є БФ, якщо в ньому переважають документи певного змісту (фонди НТВ, сільськогосподарських, медичних і т.п. бібліотек), типу (фонди бібліотек для сліпих, учбові, довідкові, виробничі) і вигляду (фонд патентних документів, фоно-, відео-, дискотека і т. п.). Універсальними і спеціальними (спеціалізованими) фондами володіють відповідно універсальні і спеціальні бібліотеки.

Документи кожного вигляду усередині фонду групуються окремо, в підфонди, які утворюють структуру БФ. Чим крупніше бібліотека, тим складніше структура її БФ. Так, в бібліотеці створюються книжковий і газетний підфонди, неопублікованих і кинофотофонодокументів і т.п.

Підфонд кинофотофонодокументов — частина БФ, що складається з документів, що містять звукову і образотворчу інформацію, відтворення якої можливе за допомогою спеціальних технічних засобів — діа- і фільмопроєкторів, магнітофонів, відеоапаратури і ін.

Підфонд дисертацій — частина БФ, що складається з дисертацій на здобуття вченого ступеня кандидата або доктора наук, а також авторефератів дисертацій. Він може бути виділений в крупних бібліотеках до самостійного фонду, наприклад, в УкрНТІ і Національній бібліотеці України ним. В.И.

Вернадського, а також в бібліотеках наукових установ, в яких вони виконані або захищені.

Підфонд депонуючих рукописів — збори відповідним чином оформлених рукописів, цілком закінченої статі або інших документів, що представляють інтерес для невеликого круга читачів.

Підфонд образотворчих документів — частина БФ, що складається з естампів, художніх репродукцій, образотворчих плакатів, листівок і альбомів витворів образотворчого мистецтва, гравюр, фотознімків і т.д. Іноді він називається фондом ізовидань.

Підфонд картографічних видань — частина БФ, що складається з документів, що містять умовне узагальнене зображення поверхні Землі і інших небесних тіл, а також просторового розміщення і розвитку різних об'єктів і явищ (рукописні, друкарські карти, атласи, плани, креслення, глобуси, рельєфні карти).

Підфонд нормативних і технічних документів — частина БФ, що складається з нормативних документів по стандартизації, техніко-економічних нормативів і норм, патентних документів, типових проектів і креслень, каталогів промислового устаткування і виробів, прейскурантів на матеріали, устаткування, виробу, звітів про НДР і ДКР, неопублікованих перекладів, інших науково-технічних документів.

Підфонд нотних видань — частина БФ, що складається з нот, випущених у вигляді книжкових, журнальних або листових видань.

Підфонд рідкісних книг — частина БФ, що складається з особливо цінних (в т.ч. представляючих бібліографічну рідкість) творів друку.

Підфонд рукописів — частина БФ, що складається з рукописних книг, архівів, колекцій автографів і ін. рукописних (машинописних) документів.

Підфонд мікрокопій — частина БФ, що складається із зменшених у декілька разів (десятків, сотень) друкарських і рукописних текстів, ілюстрацій, креслень, нот і т.д. Цей підфонд іноді називають мікрофільмотекою або страховим фондом.

Можуть бути виділені в самостійні підфонди довідкові документи, переклади, дискети і ін. документи, що забезпечує їх надійне збереження і зручність користування. Кожний з підфондів взаємозв'язаний з іншими, і разом вони утворюють специфічну ієрархічну систему. У системі універсальних фондів дитячих бібліотек вищою ланкою є національна бібліотека для дітей, володіюча якнайповнішим і крупнішим фондом дитячих видань. Міські дитячі бібліотеки істотно поступаються по повноті і об'єму обласним. Шкільні бібліотеки мають в своєму розпорядженні мінімальний комплект підручників і інших учбових видань.

Фонди бібліотек різних типів і видів складають єдиний БФ України.

Інформаційний фонд (ІФ) — це масив документів найбільших галузевих і міжгалузевих центрів і інститутів інформації, відділів НТІ різних підприємств, організацій, фірм, комерційних служб, бірж, агентств за інформацією, обчислювальних центрів і т.п. Головна задача цих установ — збір, зберігання, переробка різних видів документарної і недокументарної інформації, оперативне і повне задоволення інформаційних потреб суспільства, співробітників науково-дослідних, дослідно-конструкторських установ, комерційних структур.

ІФ зберігають інформацію в найкоротшій, стислій формі. На відміну від БФ, тут переважають вторинні документи, що є результатом аналітико-синтетичної обробки первинних документів — реферування, анотування, складання фактографічних, концептографічних матеріалів, бібліографічних оглядів, експрес-інформації і т.п. Крім цього в ІФ входять деякі видання, в основному довідкового характеру — енциклопедії, енциклопедичні і мовні словники, довідники, каталоги, цінники, прейскуранти, звіти про НДР і ДКР, креслярсько- конструкторська і нормативно-технічна документація і т.п. Значну частину фондів складають машиночитаємі документи: магнітні і оптичні диски, магнітні стрічки, мікрофільми, мікрофіші, перфокарти, перфострічки і т.п. На фірмових підприємствах часто фонди спеціальної бібліотеки і органу НТІ об'єднують до єдиного довідково-інформаційного фонду (СІФ).

Архівний фонд (АФ) — сукупність документів, що утворилися в процесі діяльності установи, організації, підприємства, суспільства або особи (сім'ї, роду). АФ складається в основному з текстових документів, несучих ретроспективну інформацію, історично и/или логічно зв'язаних між собою.

У Україні розвинена широка мережа державних і відомчих спеціальних архівів, в яких зібрані архівні документи, тобто ті, які через суспільну значущість зберігаються в архівах. Документи, незалежно від їх вигляду, місця створення і форми власності на них, що зберігаються на території України, відображають історію духовного, матеріального життя народу і інших народів, що мають історико-культурну цінність і визнані такими відповідною експертизою з реєстрацією в установленому порядку, складають Національний архівний фонд України.

Фондообразователем АФ виступає установа, організація, підприємство або особа, в процесі діяльності якого утворюється сукупність документів. Склад вхідних в АФ документів багатоманітний як за призначенням (нормативна і організаційно-розпорядлива документація, планова і обліково-звітна, проектна і наукова, культурно-освітня і ін.), так і по фізичних особливостях (документи на паперовій основі, кальці, склі, плівці, валах, магнітній стрічці, перфокартах, навіть на бересті і клаптях матерії).

Для АФ важлива повнота представлення всіх документів, створених фондообразователем за певний період. АФ комплектуються за принципом неподільності, відповідно до якого всі документи, що підпадають під визначення АФ, повинні збиратися і зберігатися в одному місці. У АФ, на відміну від БФ, не представлені, за рідкісним виключенням, зарубіжні видання і ряд різновидів неопублікованих документів.

Зміст АФ часто розкривається в збірках документів, путівниках, описах окремих фондів. Поступаючи в опублікованому вигляді в БФ, вони розкривають склад і структуру АФ.

Музейний фонд (МФ) — це впорядкований масив документів, що зберігаються в музеях — організаціях, що займаються збором, зберіганням, дослідженням і експозицією документів наукового або культурного характеру. Серед них: державні, шкільні, народні, працюючі на громадських засадах музеї, а також приватні, засновані на особистих колекціях. Широка мережа історичних, краєзнавчих, літературних, театральних музеїв, меморіальних музеїв видатних діячів культури, мистецтва, літератури. Всі колекції державних музеїв об'єднує Національний музейний фонд України.

У фондах музеїв України зберігаються документи двоякого роду: 1) створені природою (зразки фауни, флори) і 2) створені людиною, тобто несучі соціальну інформацію (картини, книги, предмети побуту і т. п.). Серед останніх виділяють документи трьох видів: речові, образотворчі, письмові. Останні спеціально створені для передачі інформації в часі і просторі. Сюди відносяться: законодавчі акти, рукописні і старопечатниі книги, мемуари і приватні листи, щоденники, рукописи учених, письменників з позначками, правкою або автографами, плакати, гравюри, кинофотофонодокументи і т.п. Разом з ними тут зберігаються вишивки, картини, предмети побуту, колекції нумізматик і т.п. Розділення на три види документів в музеях умовне, оскільки образотворчі і письмові документи — такі ж речі, як і археологічні знахідки. Книга і інші письмові документи виступають в музеї як елемент матеріальної культури, як речовий предмет, як частина культурної спадщини, що відображає стилістику і особливість книжкової культури певної епохи. З перших кроків розвитку МФ включали в свій склад друкарські документи як основні предмети і експозиційної діяльності збирача. Друкарський і інші документи в музейній експозиції завжди виступають в одній з трьох іпостасей: як конкретний твір, конкретне видання або конкретний екземпляр, представлені як експонат.

Документарні ресурси книжкових магазинів — масиви документів, тимчасово зосереджені в книжкових магазинах для широкого розповсюдження серед населення і поповнення фондів бібліотек, інформаційних центрів і ін. Документи в цих установах зберігаються до моменту їх придбання покупцем. Тут фонди відрізняються великою мобільністю, актуальністю змісту, бувають універсальними і спеціалізованими (магазин стандартів, технічної книги, поезії і т. п.).

У системі документарних комунікацій БФ, ІФ, АФ, МФ доповнюють один одного, здатні якнайповніші і оперативно задовольнити документарні потреби суспільства. В даний час особливо актуальним є створення єдиного Національного документарного фонду України.

² В в означеній темі частково використано матеріали з навчального посібника А.А.Соляник Документні потоки та масиви: Навч. посібник / Харк. держ. акад. культури. - Х.: ХДАК, 2000.- 112 с

1 Соколов А. В. Информационный подход к документальной коммуникации: Учеб. пособие студ. библ. ф-та. - Л., 1988. - с. 51

2 Цит. за: Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики: Матеріали міжнар. наук.-практ. конф., Київ, 25-26 травня 2004 р. / М. С. Слободяник; Державна академія керівних кадрів культури і мистецтв. - К.: ДАКККІМ, 2004