2. Функції документних потоків і масивів

Функції документних потоків та масивів - це реалізація їх властивостей у процесі функціонування документних комунікацій.

Основними функціями документних потоків та масивів є:

• інформативна - забезпечення розповсюджування соціальної інформації у суспільстві;

• комунікативна - забезпечення руху та обміну інформацією в соціальному середовищі, налагодження стійкого міжсуб'єктного зв'язку між створювачами та користувачами документованої інформації, реалізація глобальної мережі контактів у суспільстві;

• акумулятивна - забезпечення зосередження документів, їх упорядкування з метою організації розповсюдження та використання членами суспільства;

• соціально-орієнтувальна (або соціалізуюча) - забезпечення спадкоємності розвитку суспільства завдяки функціонуванню документних потоків та масивів;

• управлінська - забезпечення керівництва соціальними процесами через розповсюдження серед членів суспільства документованої інформації;

• утилітарна (від лат. utilus - користь) - використання документних потоків та масивів у процесі соціально-комунікативної діяльності.

Поняття «потік» та «масив» документів вивчалися головним чином у контексті інформатики та бібліографознавства. Потік визначався як найбільш рухома частина масиву документів або як активна частина інформаційних ресурсів суспільства. Потік та масив відрізняли переважно за формою їх існування: потоку властива динаміка, масиву - відносна статика. Поняття «масив» та «фонд» документів використовувалися як синоніми. Документознавчий підхід потребує детальнішого визначення цих понять, їх змістовного розмежування, встановлення співвідношення між ними.

Фонд - це фундаментальніше утворення, ніж масив. Термінологічне поняття «фонд» походить від латинського «fond», що означає «основа», «фундамент». Масив - це більш мобільний комплекс документів, призначений для подальшого перетворення. Фонд - це освоєний масив документів. Його освоєння відбувається за допомогою систематизації, предметизації, анотування, реферування, упорядкування за змістовними або формальними видами розстановок. Важливою ознакою фонду є його відображення у довідково- пошуковому апараті.

3. Документні ресурси та їх види

Наявність корисних ресурсів у будь-якій галузі, у будь-якому роді діяльності виступає гарантією ефективної діяльності. Відомі ресурси матеріальні (сировина, знаряддя праці тощо), енергетичні, під якими розуміють всі види енергії, а наприкінці 70-х — початку 80-х років XX ст. з'явилось третє поняття — інформаційні ресурси. Значення останніх полягає в тому, що вони дозволяють суттєво економити матеріальні, енергетичні затрати при створенні нових продуктів і послуг; значно скорочують і різко підвищують якість виконання інтелектуальних процесів у всіх сферах: чи то у прийнятті управлінських рішень, при створенні нових наукових і тех­нічних розробок, в діагностиці чи лікуванні людей тощо. При цьому інформаційні ресурси аж ніяк не поступаються іншим вищезазначеним видам ресурсів.

Інформаційні ресурси є надзвичайно важливими для діяльності будь - якої установи, організації, підприємства чи фірми. Таким чином, інфор­маційні ресурси — основа діяльності як окремо взятої установи, так і їх сукупності — у локальному, регіональному, державному, міждержавному та глобальному масштабі. Так, Інтернет — це глобальна система інформа-ційних ресурсів.

Міждержавний стандарт ГОСТ 7.0-99 "Інформаційно-бібліотечна діяльність, бібліографія. Терміни та визначення" подає таке визначення терміна "інформаційні ресурси" — "це сукупність даних, які організовані для достовірного отримання інформації" . У свою чергу, "документні ресурси "розглядаються тут як "вид інформаційних ресурсів, який представляє сукупність окремих документів в інформаційних системах" [5, с.4]. Отже, у відповідності до цього стандарту документні ресурси є час-тиною ресурсів інформаційних.

Документні потоки, масиви та фонди утворюють документні ресурси. Документні ресурси забезпечують збір, обробку, зберігання, пошук та використання документованої інформації, тому є найважливішим видом ресурсів поряд із матеріальними та енергетичними. Документні ресурси поповнюються зовнішнім документним потоком, що виникає завдяки створенню та розповсюджуванню документів. Крім зовнішнього існують внутрішні документні потоки, що циркулюють у документних масивах та фондах внаслідок їх організації та користування ними. Особливості функціонування внутрішніх документних потоків вивчаються в межах документного фондознавства.

На функціонування документних ресурсів країни впливає багато факторів, головним з яких є інформаційна політика держави. Вона відображається у законах та підзаконних актах, що регламентують розвиток та використання документно - комунікаційних систем країни, і спрямована на створення умов

для ефективного і якісного забезпечення інформаційних потреб членів суспільства, перш за все - на документне забезпечення вирішення стратегічних завдань соціального та економічного розвитку держави.

Крім загальнодержавних актів прямої дії на функціонування документно - комунікаційних систем впливають багато законодавчих актів опосередкованої дії, а також не лише внутрішні, але й зовнішні економічні та соціально- політичні зміни, перш за все - світові тенденції створення глобальних комп'ютерних мереж і технологічні досягнення в галузі новітніх інформаційних технологій.

Значення та приклади вживання термінів, похідних від поняття

"документ "

Від кореня "документ" походять також інші поняття, які застосовуються в аналітико-синтетичній обробці документів. У таблиці 1 подані значення та приклади вживання термінів, що є похідними від поняття "документ".

Таблиця 1.

Поняття	Значення	Приклади
Документний	Такий, що складається з	Документний ресурс; документний фонд;
Документальний	Такий, що містить	Документальна система
Документаційний	Такий, що відноситься до	Документаційний ресурс
Документований	Такий, що оснований на	Документована стаття; документований

Документний ресурс має ряд функцій, серед яких можна назвати такі: ідентифікаційну або довідкову, посвідчуючу (наприклад, паспорт як мо-дель особи дозволяє її ідентифікувати); легітимізаційну (наприклад, ліцензія на право

займатись певним видом діяльності), пошукову (знаючи номер або дату наказу, його легше знайти); обліково-звітну (свою діяльність будь-яка юридична чи фізична особа обліковує документально); статистичну (підсумкові відомості збираються за даними звітних документів); інспекційну (стан фінансових справ, кадрова ситуація вивчаються за відпо-відним документами); дослідницьку (наукові факти отримують з докумен-тально зафіксованих експериментальних даних).

Документні ресурси будуються за певними принципами, тобто ґрун­туються на основних вихідних положеннях, яких дотримуються при здійсненні будь-якої діяльності, у тому числі й при формуванні та обробці документних ресурсів. До таких принципів слід віднести: доцільність, ди- ференційованість-інтегрованість, систематизованість, сумісність, розумне дублювання, вибірковість, захищеність.

Доцільність є вихідним принципом, оскільки формування документ­ного ресурсу не є самоціллю, а повинно узгоджуватись з тією метою, заради якої цей ресурс створюється. На доцільності ґрунтуються всі інші принципи.

Принцип диференційованості-інтегрованості полягає у тому, що документний ресурс повинен бути максимально наближений до тієї сис-теми, яку він обслуговує. Тому він поділяється на автономні ресурси. Але завдяки, наприклад, електронним комунікаціям усі документні ресурси виявляються пов'язаними у єдину систему, що забезпечує принципову можливість отримання всієї інформації з будь-якого пункту. Тому дифе-ренційованість не стільки поділяє документні ресурси, скільки пов'язує (інтегрує) їх у єдине ціле.

Систематизованість передбачає, що кожен документний ресурс упорядковується за власними ознаками, які полегшують розміщення та пошук документів. Вибір ознак залежить від мети підсистеми. Наприклад, у бібліотеках книжкові фонди розставляють за форматом видань або за певними класифікаційними системами, а у лікувальних установах історії хвороб розташовують за нумераційною ознакою.

Сумісність забезпечується тим, що документи, які втратили свою актуальність в одному ресурсі, можуть бути передані до іншого, якщо вони для нього становлять інтерес. Так, наприклад, закінчені особові справи співробітників, які вибувають із системи, передають до архіву. Номенклатура й послідовність розташування документів в особовій справі обумовлюються заздалегідь, отже архів просто відображає у своєму до-кументографічному ресурсі відомості про справи, що надійшли до нього, і ставить цю особову справу на місце зберігання без повторної обробки.

Розумне дублювання диктується необхідністю мати певні документи у декількох документних ресурсах. Наприклад, наказ про грошове заохо-чення співробітника повинен знаходитись: у канцелярії (там збираються всі накази); у відділі кадрів (для фіксації заохочення в особовій справі); у бухгалтерії (для здійснення грошової виплати); у керівника структурного підрозділу; у заохочуваної особи. Однак фізичне дублювання документів є характерним лише для традиційного, мануального, діловодства, а при використанні електронної техніки забезпечується принцип однократного вводу і багатократного використання документальної інформації.

Принцип вибірковості передбачає, що документний ресурс може бути наданий лише тим, хто має на це право. Наприклад, користуватись документним фондом певної бібліотеки можна лише за наявності читаць-кого квитка цієї бібліотеки. У документознавстві розроблені різні засоби попередження несанкціонованого доступу до документів, а вибірковість забезпечується захищеністю документних ресурсів, однак, якщо обме­женість у використанні документів відсутня, він належить до категорії загальнодоступних.

Документний ресурс — це єдність потоку й масиву документів, що відображають процеси й результати всіх сфер цілеспрямованої діяльності людини. Він виступає інформаційним по суті, але документним за фізичним утіленням.

Існують різні способи структурування документних ресурсів — залеж-но від головної основи, або ознаки ділення, яка виступає визначальною.

Так, за ступенем організованості документний ресурс може бути впорядкованим жорстко чи слабко. У першому випадку ми маємо високоорганізовані документні ресурси, які мають статус документного фонду (бібліотеки, архіви, музеї, служби науково-технічної інформації), а у другому — ресурси залишаються на стадії документного масиву (канцелярські служби, бухгалтерії, відділи кадрів).

За місцем створення й функціонування розрізняють такі документні ресурси: генеративні, транзитні та термінальні.

Генеративні документні ресурси — виникають на стадії створення документів. Адже будь-який документ колись і кимось створювався. Це, власне, весь існуючий масив документів, які функціонують у суспільстві та беруть участь у соціальних комунікаціях. Ці ресурси створюють установи, автори, організації, книговидавці та засоби масової інформації.

Транзитні документні ресурси — це ресурси, що пересилаються, транспортуються, ретранслюються з одного пункту до іншого, насамперед, із пунктів їх виникнення до пунктів доставки; це ресурси, що рухаються, тому вони утворюють документний потік. Каналами передачі таких ресурсів є пошта, кур'єрська доставка, книжкова торгівля.

Термінальні документні ресурси — це закінчені ресурси, що збираються у пунктах обробки, переробки, збереження. Вони становлять документний масив, документний фонд. Їх доцільно поділити на кілька груп. Перша — це бібліотеки, архіви, музеї, служби науково-технічної інформації. Вони обслуговують юридичних і фізичних осіб, чия діяльність проходить поза межами цих установ і не пов'язана з формуванням та збереженням цих ресурсів.

Друга група розглядає документний масив як основний об'єкт своєї виробничої діяльності, однак їх ресурси виступають лише засобом використання, а не засобом створення інформації. Наприклад, основними документами для шкіл є підручники, але вони використовуються з метою освіти. Третю групу становлять документні ресурси, які в обов'язковому порядку існують у будь-якій соціальній установі; вони супроводжують, забезпечують і обслуговують її основну діяльність та управління