Виды контроля
По времени осуществления:
Предварительный: цель – определение готовности к осуществлению деятельности
Текущий: цель – обнаружить отклонения
Заключительный: цель – информация о факте и степени выполнения задачи
По масштабам:
Полный
Выборочный
По форме:
Внешний
Внутренний
Для осуществления функции контроля необходимо иметь объективную основу – информацию, которая формируется в процессе отчетности исполнителей различного уровня. Такую информацию менеджер может почерпнуть из планов и отчетов, используя организованный учет. На основе данных учета оценивается готовность к процессу достижения целей, состояние хода процесса, и выявляются отклонения от желаемого состояния.
Примеры планово-отчетной информации:
Ресурсные планы
Фактический расход ресурсов
Планы производства
Фактические показатели по производству: объемы, качество
Календарные планы
Фактические сроки выполнения мероприятий
Оценка состояния осуществляется на основе сопоставления плановых и фактических показателей. На основе оценки выявляются отклонения. Далее выполняется анализ, в процессе которого выявляются причины отклонений и принимается решение о регулировании – корректирующих воздействиях на процесс.
Вопрос №33. Процесс контроля и регулирования ; и его связь с другими функциями управления.
Функция регулирования представляет собой действие по выработке корректирующих мер по устранению выявленных в процессе контроля отклонений. В задачу регулирования входит также актуализация (обновление) плановых заданий, нормативов, стандартов, технических условий и регламентов.
Виды регулирования
Регулирование может быть:
Реактивным: направлено на сглаживание отклонений
Упреждающим: направлено на разработку и осуществление мер по предотвращению отклонений
Технология регулирования
Чаще всего отклонения от запланированного хода процесса достижения целей имеются и могут быть определены причины этих отклонений. Это значит, что менеджер может действовать в двух направлениях:
Устранить отклонения. Для этого менеджер разрабатывает корректирующие воздействия, которые заключаются в изменении внутренних переменных: совершенствование технологии, кадровые перестановки, изменение структуры управления и т.п. Могут иметь значение и внешние воздействия, например, низкое качество поставляемого сырья или комплектующих изделий, несвоевременность и некомплектность поставки и т.п. Действие этих факторов менеджер может устранить, например, сменив поставщика.
Пересмотр стандартов. Стандарты не должны быть слишком высокими или слишком низкими. В первом случае, когда достижение стандартов требует полного истощения сил, возникают коллизии в отношениях между менеджерами и подчиненными. Заниженные стандарты сначала воспитывают у сотрудников «чувство победителя» (какие мы молодцы, выполнили план), а потом становится ясно, что план занижен, и выполнить, или даже перевыполнить его может каждый, особо не утруждаясь. Такое положение также демотивирует сотрудников.
Обратная связь
Функции контроля и регулирования формируют в процессе управления обратную связь.
Обратная связь характеризует законченность процесса управления. Процесс неуправляем, если отсутствует обратная связь.
Вопрос №34. Понятие управленческих решений и их роль в системе менеджмента.
Решение в менеджменте – вывод об осуществлении конкретных действий, закрепленный в сознании субъекта, объекта управления, в управленческих документах
Функция разработки управленческого решения – действие, направленное на формирование вывода об осуществлении конкретных действий.
Функция разработки управленческого решения является универсальной для всех общих функций менеджмента. Управленческие решения сопутствуют формированию целей, планированию, организации, контролю и регулированию.
Вопрос №35. Требования, предъявляемые к управленческим решениям, и типология последних.
Требования к управленческому решению:
Целевая направленность
Обоснованность
Иерархическая субординация
Адресность
Директивность
Своевременность
Решения могут классифицироваться по различным признакам. Наиболее существенными с точки зрения практического менеджмента являются следующие признаки:
Степень определенности ситуации:
Решения в условиях определенности
Решения в условиях риска
Решения в условиях неопределенности
Степень структурированности задачи:
Слабо структурированные (нестандартные, непрограммируемые)
Хорошо структурированные (программируемые, алгоритмические)
Способ обоснования:
Интуитивные
Основанные на суждении (привлечение своего и чужого опыта)
Рациональные (выполнение расчетов, построение моделей)
Вопрос №36. Содержание процесса принятия управленческого решения.
Описание проблемы
Определение причин возникновения проблемы
Методы:
Выявление изменений в объекте
Выявление анало-гичных объектов, где подобная проблема не возникала и установление различий в объектах
Построение
Разработка и оценка вариантов решения
(на основе критериев)
Методы:
- Качественная оценка вариантов решения
- На основе дерева решений
- По шкалам
- Ранговый метод
4. Принятие и осущест-вление решения
Формы принятия решений:
Единоличное
Коллегиальное
Коллективное
Вопрос № 37. Основные способы определения причин возникновения проблемы при принятии управленческого решения.
Определение причин возникновения проблемы
Методы:
Выявление изменений в объекте
Выявление аналогичных объектов, где подобная проблема не возникала и установление различий в объектах
Построение причинно-следственной диаграммы (диаграмма Исикавы, «рыбий скелет»)
Построение карты мнений
Вопрос №38. Методы формирования вариантов управленческих решений.
Разработка и оценка вариантов решения
(на основе критериев)
Методы:
Качественная оценка вариантов решения
На основе дерева решений
По шкалам
Ранговый метод
Вопрос № 39. Критерии и способы оценки вариантов управленческих решений.
Вопрос №40. Виды нормативных документов, используемых для реализации управленческих решений.
Управленческие решения для часто встречающихся типовых задач описываются в нормативных документах, устанавливающих порядок осуществления управленческой деятельности.
Примеры нормативных документов:
Устав организации
Положение о структурном подразделении
Должностная инструкция
План-график
Инструкция по отдельным управленческим действиям
План действий в конкретных ситуациях
Формы документов
Управленческие решения закрепляются приказами и распоряжениями администрации. Приказы и распоряжения обеспечивают директивность, своевременность и адресность управленческого решения.
Вопрос №41. Задачи и основные виды моделирования в менеджменте.
Вопрос №42. Инструменты менеджмента.
Инструменты менеджмента – совокупность приемов осуществления управленческой деятельности.
Существуют:
Приемы выполнения общих функций менеджмента (методы формирования целей, методы планирования, методы контроля и т.п.),
Приемы подготовки, обоснования, выбора и реализации управленческих решений,
Приемы коммуникаций,
Приемы мотивирования
Приемы делегирования полномочий.
Приемы подготовки и обоснования решений:
Стандартные правила, инструкции
Матрица БКГ
SWOT – анализ (анализ ССВУ)
Математические моделирование
Системный анализ (дерево целей, дерево решений)
Методы активизации интуиции (мозговая атака, эвристические приемы)
Приемы выбора решений:
Скоринговые системы оценки (построение шкал, лепестковых диаграмм и т.п.)
Экспертиза
Экономические расчеты
Интуитивные подходы
Приемы реализации решений:
Приказы, распоряжения
Нормы и нормативы
Наказания
Системы материального стимулирования
Бюджетирование подразделений
Системы и приемы нематериального стимулирования
Формирование позитивной корпоративной культуры
Приемы коммуникации
Выстраивание формальных систем коммуникации
Выстраивание неформальных систем коммуникации
Автоматизация коммуникаций на базе IT-технологий
Приемы мотивирования
Разработка систем материального стимулирования: оценки личного вклада, оценки коллективных результатов
Использование нематериального стимулирования: похвала, публичное обозначение профессионального статуса, наделение ответственностью, демонстрация доверия
Предоставление права экономической самостоятельности, бюджетирование
Приемы делегирования полномочий
принцип единоначалия
Анализ нормы управляемости
Обеспечение принципа соответствия
Разработка должностных инструкций
Вопрос №43. Задачи и каналы коммуникаций в менеджменте.
Функция установления коммуникаций представляет собой действие по установлению устойчивой информационной связи между участниками процесса управления.
Целями установления коммуникаций являются:
Организация информационного обмена
Установление взаимосвязи между людьми в организации
Формулирование общих взглядов на внутреннюю среду организации
Организация совместной работы
Формы коммуникации:
Письменная
Устная
Визуальная (условные обозначения, «не курить», «цветы не рвать», «вход воспрещен»)
Электронная (интранет, интернет)
Результаты коммуникационного процесса:
Изменения в знаниях и установках получателя
Изменения в поведении получателя
Коммуникационные барьеры:
Макробарьеры: перегрузка информационных сетей, усложнение информации, интернационализация (языковой барьер)
Микробарьеры: отношение получателя к отправителю и наоборот, непонимание информации или многозначность ее толкования (бестолковость отправителя и получателя), отсутствие обратной связи.
Вопрос № 44. Виды и особенности коммуникационных связей в организации.