2.3. Связи в организации и координация

В организации, состоящей из многих частей, должна осущест­вляться определенным образом координация их деятельности. Дан­ная координация выступает основой структуры организации, кото­рую обычно определяют как совокупность устойчивых связей в орга­низации.

В организации, как она рассматривается в данной лекции, связь — это форма содержание отношений, а не какое-то действие. Связи различаются не тем, что делается в их рамках, а тем, как реализуются отношения координации, что в свою очередь определяется тем, какие отношения лежат в основе связи. Посредством связей в организации осуществляется координация ролей и деятельностей. Эффективная координация является функцией двух переменных: прав и инфор­мации.

В организации выделяются различные типы связей. Все зависит от того, какой критерий положен в основу их классификации. Наи­более часто анализу подвергаются следующие пары связей в органи­зации:

 вертикальные и горизонтальные;

 линейные и функциональ­ные;

 формальные и неформальные;

 прямые и косвенные.

1. Вертикальные связи соединяют иерархические уровни в организа­ции и ее частях. Они формализуются в процессе проектирования организации, действуют постоянно и изображаются на всех возмож­ных ее схемах, отражая распределение полномочий или указывая на то, «кто есть кто» в организационной иерархии. Данные связи служат каналами передачи распорядительной и отчетной информации, со­здавая тем самым стабильность в организации. В рамках вертикаль­ных связей решаются проблемы власти и влияния, т.е. реализуется «вертикальная загрузка» работы. Вертикальные связи являются един­ственным типом связей в рамках линейной департаментизации. Они играют важную роль в осуществлении функциональной и продукто­вой департаментизации, но при этом дополняются горизонтальными связями.

Горизонтальные связи — это связи между двумя или более рав­ными по положению в иерархии или статусу частями или членами организации. Их главное предназначение — способствовать наибо­лее эффективному взаимодействию частей организации при реше­нии возникающих между ними проблем. Они помогают укреплять вертикальные связи и делают организацию в целом более устойчи­вой при различных внешних и внутренних изменениях.

Методами установления горизонтальных связей являются:

1. Метод установления прямых контактов между теми, кто имеет отношение к проблеме. Он применяется обычно, когда горизонтальные связи устанавливаются на неформальной основе вышестоящим руководителем, и обыч­но имеют привязку ко времени, к событию или к людям.

Так, на­пример, в ходе заседания директор может предложить начальникам цехов на месте решить вопросы установки нового оборудования. Или руководитель организации может разрешить начальнику от­дела труда и заработной платы и начальнику отдела кадров само­стоятельно решать вопросы установления окладов для работников, поскольку он доверяет им.

2. Метод назначения спе­циальных лиц для осуществления двусторонних контактов между подразделениями организации. Это могут быть заместители, кури­рующие группу подразделений одного уровня, или же координато­ры — руководители проектов программ, нацеленных на получение одного определенного результата иди продукта. В данном случае и тем и другим даются права, превышающие уровень прав, которыми наделены подразделения, вступившие в горизонтальное взаимодей­ствие. Но при этом они не наделяются административной властью линейных руководителей.

3. Метод создания целевых групп и команд, состоящих из предста­вителей разных частей организации и предназначенных для решения задач на стыке подразделений или проблем. Целевые группы чаще создаются на временной, а команды — на постоянной основе. Наиболее полное развитие горизонтальные отношения получают в рамках матричной департаментизации, когда создается формальная система двойного подчинения.

2. Еще одной парой связей, устанавливаемых в организации, являются линейные и функциональные связи. Распространено представление, что линейные связи — это те, которые связаны с производст­вом, а функциональные — со вспомогательными по отношению к производству функциями. Однако это совсем не так.

Линейные вязи — это отношения, в которых начальник реализует свои власть и права и осуществляет прямое руководство подчиненными, т.е. связи идут в организационной иерархии сверху вниз и выступают, как правило, в форме приказа, распоряжения, команды, указания и т.п.

Функциональных связей (или их еще часто называют штабными) — носят совещательный характер. Посредством этих связей реализуется информационное обеспечение координации. Функциональные связи имеют в организационной иерархии направленность снизу вверх и выступают в форме совета, рекомендации, альтернативного решения и т.п.

Функциональные связи следует отличать от функциональных прав. Последние — это власть, которую индивид или отдел могут иметь, как результат специфики своей работы.

3. При проектировании организации особое значение приобретает анализ еще одной пары связей — формальные и неформальные. Термины «формальный» и «неформальный» появились в управлен­ческой литературе после описания известного Хоуторнского экспе­римента.

Формальные связи — это связи координации, регулируемые ус­тановленными или принятыми в организации целями, политикой и процедурами. Считается, что регулирующие правила установлены и приняты, если на их основе:

• члены организации могут осуществлять взаимодействие друг с другом;

• члены организации желают делать то, что они делают;

• цель объединяет людей.

На практике формальные связи служат основой утвержденных в организации должностных инструкций, особенно в части описания характера отношений между различными должностями. Эти связи носят заданный характер. Поэтому спроектированная органи­зация представляет собой «набор» формальных связей или связей между «неодушевленными» ячейками организации.

Неформальные связи появляются тогда, когда формальные связи не выполняют своей роли: либо не служат интересам работни­ка, либо — интересам организации. В основе неформальных отноше­ний лежат отношения не между установленными должностями, а между конкретными индивидами, т.е. это не отношения между любым директором и любым начальником цеха, а отношения между конкретным человеком, занимающим пост директора, и конкретным человеком, являющимся начальником цеха. Неформальные связи существуют всегда, так как практически невозможно втиснуть в должностную инструкцию все нюансы реальной жизни, во всем их богатстве и со всеми их противоречиями.

4. Прямые и косвенные связи имеют отношение к вопросам «где» или «кто» и «как» и «когда».

Прямые связи устанавливаются тогда, когда речь идет об отношениях, касающихся выполнения основной задачи организации, подразделения или работника. Они имеют отношение, главным образом к вопросам кто, где и когда действует.

Косвенные связи обычно ограничены ответом на вопрос «как», иногда — на вопрос «когда» и реже — на вопросы «где» или «кто». Такой подход сдерживает опасную тенденцию, которая возникает при расширении круга вопросов, подпадающих под функциональ­ное право. Это замечание может быть отнесено, например, к деятельности главного бухгалтера, начальника ОТК, военпреда, нередко пы­тающихся «заменить» руководителя организации.

Однако косвенные связи играют значительную роль, когда линейный руководитель с целью выработки более качественного решения хочет получить дополнительную информацию в виде совета, рекомендации и т.п. Так, обычным являет­ся пример, когда в цехе машиностроительного завода работает нор­мировщик или учетчик, формально входящий в состав отдела труда и заработной платы, но реализующий по месту работы (цех) делеги­рованное ему отделом функциональное право — вести различные виды оперативного учета. Между начальником этого цеха и учетчи­ком в отличие от производственных рабочих возникают не прямые, а косвенные связи. Последние не ограничивают действия линейного руководителя, а повышают их качество, компенсируя его незнание деталей в функциональных областях.

Повышение эффективности косвенных связей зависит от пони­мания характера отношений, возникающих при реализации функци­ональных прав. К успеху в данном случае приводит широкий взаи­мообмен информацией между «линией» и «функцией», а также со­вмещение целей той и другой стороны.